El lanzamiento de un nuevo proyecto es un momento emocionante para cualquier empresa y equipo. Sin embargo, garantizar que todo el mundo esté alineado, informado y motivado desde el principio es esencial para el éxito. Aquí es donde la reunión de lanzamiento del proyecto desempeña un papel vital.

La reunión de lanzamiento es el momento en que las partes interesadas pueden reunirse para establecer una visión compartida, aclarar objetivos y sentar las bases de la colaboración. La clave del éxito de una reunión de lanzamiento de un proyecto es contar con un orden del día claro y conciso que ayude a orientar los debates y garantice que se traten todos los puntos relevantes.

En esta guía, exploraremos los pasos esenciales para crear el orden del día perfecto para la reunión de lanzamiento de un proyecto. Desde el establecimiento de un plan de acción hasta la estructuración de los debates y la gestión del tiempo, trataremos todo lo que necesita saber para dirigir una reunión eficaz que ponga en marcha un proyecto con éxito.

¿Por qué celebrar una reunión de lanzamiento de un proyecto?

Una reunión de lanzamiento es una parte esencial de cualquier proyecto. Ayuda a sentar las bases de un proyecto de éxito aclarando objetivos, alineando a las partes interesadas, estableciendo recursos y fomentando la colaboración en equipo. También ofrece a las personas la oportunidad de identificar posibles riesgos y retos y establecer posibles soluciones y planes de contingencia.

El objetivo último de una reunión de lanzamiento de un proyecto es garantizar que todos los miembros del equipo que vayan a participar sepan lo que se espera de ellos. También permite a cada individuo conocer al resto del equipo y establecer quién será responsable de qué. Abre las líneas de comunicación que pueden continuar a lo largo de todo el proyecto.

Cómo preparar una reunión de lanzamiento del proyecto

Para que la reunión de lanzamiento del proyecto tenga éxito, es necesario planificarla cuidadosamente. En primer lugar, deberá determinar quién participará en el proyecto y quién deberá asistir a la reunión inicial. Puede que decida que no todos los miembros del equipo que contribuirán al proyecto necesitan asistir a la reunión. Por ejemplo, puede ser más eficaz invitar sólo a los jefes de departamento que a los equipos de departamento al completo. A continuación, los jefes de departamento pueden comunicar lo que se necesita a su equipo.

A continuación, tendrá que programar una fecha y hora en la que puedan asistir todas las partes interesadas. Deberá decidir si la reunión tendrá que celebrarse en persona o por videollamada. Las reuniones en persona suelen ser más beneficiosas para el trabajo colaborativo, pero puede que tengas que acomodar a los trabajadores remotos. A veces, la mejor solución será celebrar una reunión presencial para los que puedan asistir y pedir a los trabajadores remotos que se conecten por teléfono o vídeo.

Una vez finalizada la lista de asistentes y fijada la fecha, puede crear el orden del día de la reunión inicial. Una vez finalizado el orden del día, puede enviarlo a los asistentes junto con la invitación a la reunión, así como cualquier documento de apoyo que pueda resultarles útil antes de la reunión.

Componentes y consideraciones clave para el orden del día de la reunión de lanzamiento

El orden del día de una reunión de lanzamiento de un proyecto debe ser específico y conciso. No cabe duda de que habrá mucho de qué hablar en una reunión inicial, sobre todo si se trata de un proyecto de gran envergadura. Mantener el orden del día centrado únicamente en los temas más importantes evitará que la reunión se desvíe o se atasque en información que podría no ser relevante en este momento.

Debes asegurarte de que dispones de tiempo suficiente para tratar todos los puntos del orden del día, así como de asignar tiempo extra para preguntas. Si tienes limitaciones de tiempo, por ejemplo, si sólo puedes dedicar una hora a la reunión, pero crees que habrá mucho que tratar, puede que tengas que programar una reunión de seguimiento para discutir las cosas con más detalle. Esto puede ser beneficioso, ya que los miembros del equipo dispondrán de más tiempo para repasar el resumen inicial del proyecto en su tiempo libre y podrán plantear preguntas y dudas en una reunión específica más adelante.

El orden del día debe incluir todos los departamentos que vayan a participar y darles la oportunidad de contribuir. Debes estar preparado para ajustar y modificar el orden del día en función de las necesidades del equipo: puede ocurrir que finalices el orden del día inicial y lo envíes al equipo, y alguien se dé cuenta de que falta algo importante. Si esto ocurre, puede distribuir una versión 2 del orden del día antes de la reunión.

Ejemplo de orden del día de la reunión inicial

Cada orden del día de la reunión inicial variará ligeramente en función de los detalles de su proyecto específico. Sin embargo, como mínimo, una reunión inicial debe incluir las preguntas básicas de quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Así, un ejemplo de orden del día de una reunión inicial podría ser el siguiente:

• Presentaciones del equipo
  • Cada parte interesada se presenta y explica brevemente su función
• Cuáles son los antecedentes de del proyecto
  • Proporcionar contexto al proyecto
• Por qué es necesario el proyecto
  • Explicar qué carencias u objetivos empresariales que abordará el proyecto
• Cuál es el plan de acción inicial
  • Discuta el esquema inicial de cómo será el proyecto y cómo se llevará a cabo y cómo se llevará a cabo
• Cuándo debe completarse el proyecto
  • Establezca el calendario deseado para el proyecto, incluido el plazo global, así como los plazos para partes específicas del proyecto
• Quién será responsable de qué
  • Se asignarán responsabilidades a cada parte interesada para que asuma el control durante el transcurso del proyecto responsabilidades de las que se hará cargo a lo largo del proyecto
• Cómo colaborará y se comunicará el equipo
  • Explique cómo trabajará conjuntamente el equipo, como, por ejemplo, utilizando herramientas y software específicos, así como si se requerirán reuniones periódicas
• Cómo se gestionarán los riesgos potenciales
  • Identifique los riesgos potenciales y discuta cómo podrían mitigarse, así como la forma de comunicar los problemas a lo largo del proyecto
• Cómo será el éxito y cómo se medirá
  • Discutir los resultados deseados y cómo se recopilarán los datos para determinar si el proyecto ha tenido éxito o no

Consejos para una reunión de inicio con éxitode lanzamiento

Puede contribuir al éxito de su proyecto con una reunión de lanzamiento eficaz que utilice herramientas prácticas.

Utilice herramientas de presentación

Una presentación es un gran complemento para la reunión de lanzamiento de su proyecto. Puede crear una presentación que se ajuste al orden del día de su reunión inicial, con diapositivas que ofrezcan información de apoyo útil para cada punto. Por ejemplo, será útil que los asistentes vean claramente las fechas y los plazos del proyecto, para que puedan discutir cómo podrán contribuir.

Nobo dispone de una variedad de pantallas de proyección para apoyar su reunión de lanzamiento. Nuestras pantallas de proyector ofrecen una imagen nítida y clara y están disponibles en distintos tamaños para adaptarse a todas las salas de reuniones y necesidades de proyectos.

Después de la reunión, puede enviar la presentación a los asistentes para que puedan consultar la información esencial.

Permita el trabajo en colaboración

Durante la reunión, es importante que todos los departamentos estén representados y tengan la oportunidad de participar. Cada parte interesada puede tener ideas y preocupaciones diferentes sobre su parte del proyecto, por lo que es vital que en esta reunión inicial se aborden todos los factores relevantes.

Además de pedir a alguien que levante acta, puede asignar a alguien para que anote las ideas en una pizarra o rotafolio durante toda la reunión. De este modo, las ideas clave se mantienen en primer plano y se puede volver a ellas a medida que avanza la reunión. Si utiliza un rotafolio, puede eliminar páginas y fijarlas en pizarra magnética para que estén siempre visibles. Nobo dispone de una gama de pizarras blancas, rotafolios y accesorios para pizarras blancas incluidos bolígrafos e imanes para ayudarle a colaborar en sus reuniones.

Proporcione herramientas de planificación

Cuando se trabaja con un calendario, es imprescindible que la gente se mantenga centrada y en el buen camino. Ahí es donde tableros de planificación puede entrar en juego. Puede utilizar un tablón de planificación en su reunión inicial, para fijar fechas y plazos del proyecto con la contribución de todo el equipo. En esta fase, es fácil que haya que cambiar las fechas, por lo que resulta muy útil utilizar un planificador en una pizarra blanca.

También puede ayudar a los miembros del equipo proporcionándoles sus propios tableros de planificación, como un planificador de pizarra blanca de sobremesa. Las fechas del proyecto pueden sufrir retrasos o adelantarse en cualquier fase del mismo. Cuando las personas pueden ver las fechas en un formato claro y desplazar los plazos rápidamente y sin problemas cuando es necesario, pueden mantenerse organizadas y centradas con facilidad.

¿Listo para la reunión de lanzamiento de su proyecto?

Si invierte tiempo y esfuerzo en una reunión de lanzamiento bien planificada, su empresa podrá alcanzar los objetivos del proyecto y ofrecer valor a las partes interesadas.

Nobo está a su disposición para ayudarle en todas sus reuniones, con una gama de soluciones para el lugar de trabajo diseñadas para favorecer las sesiones de colaboración, la comunicación eficaz y el trabajo productivo. Eche un vistazo a nuestra gama de productos hoy mismo para ver lo que podemos hacer por usted.