En el acelerado entorno empresarial actual, las reuniones son una parte esencial de la vida laboral. Sea cual sea el sector, las reuniones son una oportunidad para que los miembros del equipo conecten, compartan ideas y tomen decisiones. Sin embargo, sin un orden del día claro, las reuniones pueden volverse fácilmente desorganizadas e improductivas.

En este post del blog, Nobo analizará por qué es importante tener un orden del día para las reuniones y cómo puede ayudar a mejorar la eficacia de las reuniones en entornos empresariales. También te proporcionaremos un plantilla del orden del día para ayudarte a empezar.

Ayudas para organizar la reunión

La primera razón más obvia por la que es importante tener un orden del día, es que ayuda a mantener el ritmo de la reunión. Un orden del día bien elaborado garantiza que todos estáis de acuerdo y sabéis qué temas se van a tratar. Esto ayuda a que la reunión fluya y evita que se salga del tema. Esto puede ser especialmente importante en reuniones largas con muchos participantes, en las que puede resultar difícil gestionar las aportaciones de todos y mantener a todos en la misma sintonía.

Por ejemplo, en una reunión de revisión de un proyecto, el orden del día puede incluir puntos como la actualización de los avances del proyecto, la discusión de cualquier problema u obstáculo y la planificación de la siguiente fase del proyecto. Este tipo de orden del día proporciona una estructura clara para la reunión, lo que permite a todos concentrarse y hacer las tareas.

Aumenta la productividad

Cuando los asistentes a la reunión tienen una idea clara de lo que se va a debatir, pueden venir preparados con la información pertinente y estar dispuestos a participar activamente. Esto puede dar lugar a reuniones más productivas y eficaces. Sin un orden del día, los participantes pueden llegar sin preparación, lo que puede provocar confusión y falta de progreso.

Imagina una sesión de lluvia de ideas de marketing: todos apiñados en torno a una pizarra móvil Move & Meet repleta de ideas. El orden del día puede incluir temas como la identificación de nuevas oportunidades de marketing, el debate de las campañas actuales y la revisión de resultados de anteriores acciones de marketing. Con un orden del día establecido, los participantes pueden venir preparados con ideas, datos y puntos de vista estructurados, lo que permite que la reunión sea más productiva y eficaz.

Ahorra tiempo

Con un orden del día claro, los participantes pueden llegar preparados y listos para contribuir. Los órdenes del día deberían enviarse por correo electrónico a los asistentes con antelación para permitir su preparación. Esto puede acortar las reuniones, reducir el tiempo dedicado a ellas y liberar más tiempo para otras tareas. Es especialmente importante en entornos de trabajo ajetreados, donde el tiempo es un bien preciado.

Por ejemplo, en una reunión del equipo comercial, el orden del día puede incluir puntos como la revisión de la cartera de ventas, la discusión de los acuerdos actuales y la identificación de nuevas oportunidades de venta. Con este orden del día, los participantes pueden centrarse en los temas más importantes, lo que permite que la reunión sea más breve y eficaz.

Mejora la comunicación

Contar con un sistema de trabajo común puede hacer que la comunicación sea más clara y eficaz. Un orden del día también ayuda a garantizar que todo el mundo tenga la oportunidad de hablar y que se traten todos los puntos importantes. Esto puede ser especialmente importante en reuniones con muchos participantes, en las que puede resultar difícil gestionar las aportaciones y también animar a los que suelen ser más callados.

Un orden del día es particularmente eficaz en las reuniones multidepartamentales. Los puntos clave del orden del día pueden incluir el debate sobre el progreso de un proyecto conjunto, la identificación de cualquier reto o complejidad, la presentación de cualquier éxito y la planificación de la siguiente fase del proyecto. Con este orden del día, los participantes de distintos departamentos pueden comunicarse eficazmente, asegurándose de que se traten todos los puntos importantes y de que todos tengan acciones que llevar a cabo.

Mejora la toma de decisiones

Un orden del día para reuniones bien estructurado puede ayudar a facilitar la toma de decisiones al exponer claramente los temas que se van a tratar, identificar las cuestiones clave y permitir a los asistentes centrar su atención en los puntos más críticos. Esto puede ser especialmente importante en las reuniones en las que hay que tomar decisiones relevantes.

Las reuniones del Consejo de Administración suelen requerir el debate de temas clave como las finanzas, las inversiones y la dirección de la empresa. Con un orden del día riguroso, los participantes pueden centrarse en las cuestiones más importantes y tomar decisiones más eficaces.

¿Estás pensando en tener un orden del día para tu próxima reunión?

Tener un orden del día para las reuniones tiene varias ventajas. Piensa en el orden del día como una herramienta, del mismo modo que utilizarías una presentación o una pizarra de conferencia. Tu orden del día te ayudará a mantener tus futuras reuniones organizadas, productivas, eficientes y eficaces.

Con una estructura clara se evitan pérdidas de tiempo, los asistentes pueden llegar preparados y los puntos importantes pueden tacharse cuando se debatan. Además, un orden del día bien elaborado puede ahorrar tiempo, mejorar la comunicación y facilitar una toma de decisiones eficaz. Utilizando un orden del día, te aseguras de que tus reuniones de negocios valoran el tiempo de todos y contribuyen a alcanzar los objetivos de la empresa.

Plantilla del orden del día

A continuación, encontrarás una plantilla para reuniones que puedes personalizar para adaptarla a tu reunión. A muchas personas les gusta planificarlo en un cuaderno o en una pizarra antes de hacerlo oficial a través de una invitación a una reunión o un comunicado. Puedes añadir elementos adicionales y ajustar el texto para adaptarla al tono de la empresa.

Orden del día

Fecha:

Hora:

Ubicación:

Asistentes:

• Nombre
• Nombre
• Nombre

Puntos del orden del día:

• Bienvenida e introducción
• Presentar a los nuevos asistentes
• Revisar el orden del día
• Revisar las notas de las reuniones anteriores
• Debatir las acciones pendientes
• Revisar las decisiones adoptadas

Puntos principales del orden del día

• Tema 1
• Tema 2
• Tema 3

Otros asuntos

• Cualquier otro asunto que deba tratarse

Acciones

• Determinar las medidas de seguimiento
• Asignar acciones a participantes concretos
• Fijar plazos de ejecución

Fecha y hora de la próxima reunión

• Fijar fecha y hora para la próxima reunión

Clausura de la reunión

• Agradece a los asistentes su participación
• Fin de la reunión