Las reuniones individuales periódicas con tus empleados pueden reportar muchos beneficios al individuo, al equipo y a la empresa en general. Sin embargo, es fundamental formular las preguntas adecuadas durante una reunión individual para garantizar un uso eficaz del tiempo.

A continuación, te explicamos por qué son importantes las reuniones individuales, cómo estructurar una reunión individual eficaz y qué tipo de preguntas puedes formular.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones individuales?

Las reuniones individuales tienen varias funciones. Pueden ser eficaces para mejorar la comunicación entre tú y tu empleado y ayudar a construir y mantener una buena relación.

También pueden ser útiles para hacer un seguimiento de los objetivos y metas de los empleados. Estos objetivos pueden fijarse en una revisión anual, pero una reunión individual periódica puede ayudar a supervisar los progresos del empleado entre medias.

Una función importante de una reunión individual es dar a tu empleado una plataforma para hablar de las cosas que le afectan. Es una forma sencilla de detectar cualquier problema y prestar apoyo allí donde se necesite, ya sea en la dinámica de equipo, en los procesos de trabajo o con el propio empleado. Las reuniones individuales también ayudan a que el empleado se sienta como un miembro valioso del equipo y evitan que se sienta aislado.

Cómo estructurar una reunión individual

Lo mejor es empezar una reunión individual con una breve charla informal para romper el hielo. Empezar inmediatamente la reunión con preguntas formales puede resultar desagradable y hacer que el empleado se sienta incómodo. En lugar de eso, salúdalos y habla de temas generales como cómo están, cómo le va a su familia, etc.

Una vez que hayas iniciado la conversación, puedes pasar a las preguntas más formales de la reunión individual. Deben estar relacionadas con su trabajo y cómo les va, los retos a los que se han enfrentado y cualquier apoyo que puedan necesitar en el futuro. A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de preguntas para tu reunión individual.

Una vez que hayas repasado tus preguntas, puedes dar al empleado la oportunidad de plantear cualquier tema del que quiera hablar que no hayas tratado. Es importante dejarles tiempo suficiente para discutir cualquier asunto, de modo que puedan resolver cualquier problema. Si no das a tu empleado la oportunidad de hablar de lo que quiere, podría tener problemas o simplemente no sentirse escuchado o apreciado.

Una vez que todos hayan hablado de lo que necesitan, puedes cerrar la reunión. Esto debe hacerse siempre en un tono lo más cordial y amistoso posible, independientemente de lo que se haya hablado en la reunión. Esto puede ayudar a mantener la moral alta mientras tu empleado sigue adelante con el resto de su jornada laboral.

10 preguntas para las reuniones individuales que debes plantear a tu empleado

A continuación, encontrarás algunos ejemplos de preguntas para plantear en tus reuniones individuales. Puede ser útil personalizar las preguntas cuando proceda, de modo que puedas hablar de un proyecto específico o de algo en lo que sepas que tu empleado ha estado trabajando. 

• ¿Cómo ha ido la última semana/mes?

Esta pregunta puede ser un buen comienzo, ya que da a tu empleado la oportunidad de hablar de cómo han ido las cosas desde su última reunión de forma general. Puedes ayudarle a identificar si las cosas han ido bien o no, y si tu empleado se siente positiva o negativamente respecto al trabajo.

• ¿Cuáles son tus prioridades laborales en este momento?

Esta pregunta puedes ayudarle a centrar la reunión. Puedes averiguar en qué ha estado trabajando tu empleado y qué consideras que es lo más importante para él en este momento. Si sus prioridades no coinciden con las tuyas o las del equipo, puedes ayudar a realinearlas.

• ¿Cuáles son tus planes para las próximas semanas?

Esto te ayuda a identificar en qué se centrará tu empleado y sus próximos planes de trabajo. Puedes asegurarte de que esto se corresponda con tus planes para el equipo. También da al empleado la oportunidad de hablar de su carga de trabajo y de si siente que tiene demasiado o demasiado poco que hacer.

• ¿Cuál ha sido para ti un hito reciente en tu trabajo?

Hablar de los hitos y logros en una entrevista individual es muy importante. Debes celebrar los logros de tu empleado con él y asegurarte de que sabes que su trabajo se valora.

• ¿Cuál ha sido un reto para ti recientemente?

Hablar de los retos y luchas a los que se ha enfrentado tu empleado es tan importante como hablar de los logros positivos. Aquí, puedes identificar los puntos débiles de tu empleado y/o de la forma de trabajar de tu equipo y de tu empresa. Así podrás ofrecer más apoyo cuando sea necesario, ya sea cambiando los procesos o proporcionando más formación o mejores equipos.

• ¿Cómo van las cosas con tu equipo/compañeros de trabajo?

La forma en que tu empleado se lleva con el resto del equipo puede tener un gran impacto en su forma de trabajar. Dejar que tu empleado hable de cómo se siente con respecto a sus compañeros puede ayudarte a identificar dónde puede haber tensiones en las relaciones y dónde podrías tener que intervenir para dar apoyo adicional.

• ¿Hay algún apoyo que pueda darte para hacer tu día a día más fácil?

Esta es una pregunta importante para determinar cómo puedes ayudar a tu empleado. Puede ser algo tan sencillo como que necesiten algún equipamiento adicional como pizarras para mejorar su planificación y flujo de trabajo. Puede que tengas que intervenir para ayudar a un compañero con el que te cuesta trabajar.

• ¿Hay alguna parte de la empresa o algo que esté ocurriendo con el equipo con lo que te sientas desinformado?

A veces es difícil mantener una comunicación fluida entre el equipo, y la gente puede quedarse en el camino. Esta pregunta te ayuda a identificar los aspectos en los que podrías necesitar mejorar la comunicación, al tiempo que informas a tu empleado sobre cualquier aspecto del que necesite más detalles.

• ¿Hay algún proyecto próximo en el que te gustaría trabajar?

Esta pregunta da a tu empleado la oportunidad de comentar si hay algo próximo a lo que cree que podría aportar valor. Puede estar relacionado con su función actual, o podría ampliarla. Aquí puede ser útil informarles de los próximos proyectos, si aún no están al tanto.

• ¿Hay algún tipo de formación que podamos ofrecerte para ayudarte a desarrollarte en tu puesto?

La última pregunta puede referirse al desarrollo posterior de tu empleado. Es posible que tengan lagunas en sus competencias actuales y que una formación adicional les ayude a realizar un trabajo de mayor calidad o a ser más eficientes. Tal vez deseen ampliar su papel y una formación adicional puede ayudarles a alcanzar este objetivo. Deberías poder ofrecer cursos de formación tanto internos como externos, como por ejemplo seguir de cerca a un compañero de trabajo o realizar un curso en línea.

Mejores prácticas para las reuniones one to one

La periodicidad de las reuniones one to one dependerá de lo estrechamente que trabajes con tus empleados, de la frecuencia con la que necesites hacer comprobaciones y también del tamaño de tu equipo. Como mínimo, debes celebrar reuniones individuales mensuales, pero puede resultarte útil celebrar reuniones semanales. Puedes ajustar tus preguntas a la frecuencia que más te convenga; por ejemplo, puede que no sea necesario preguntar si tu empleado necesita formación adicional cada semana.

Debes variar el tema de tus preguntas y correlacionarlas con lo que esté ocurriendo en tu equipo y en tu empresa en ese momento. Por lo tanto, si está en marcha un gran proyecto en el que participa tu empleado, puede ser conveniente centrarse en él en la reunión.

Durante la reunión, debes asegurarte de que tu empleado dispone de tiempo suficiente para hablar. Debes escuchar activamente lo que dicen y tomar notas si procede. Querrás asegurarte de que tu empleado se siente escuchado y valorado como parte del equipo.

La reunión debe centrarse en el empleado y en cómo le va. No deberías dedicar demasiado tiempo a los informes de situación o a los progresos de un trabajo concreto, a menos que sea relevante para la reunión.

Deberías mantener una actitud abierta durante toda la reunión y ser sincero. Puede ser útil enviar un breve seguimiento después de la reunión, detallando las acciones o pasos siguientes que se hayan discutido. También puedes anotar los temas de los que hablasteis y que tendréis que volver a tratar en la próxima reunión, para que no se olviden.