Las reuniones son una herramienta inestimable en el mundo laboral, ya que ayudan a las personas a colaborar, tomar decisiones y hacer un seguimiento de los progresos. Sin embargo, la afluencia de reuniones ha provocado un coste imprevisto: la fatiga de las reuniones. Desgraciadamente, se trata de un problema común que afecta a profesionales de todos los sectores y que provoca una disminución de la productividad y un aumento de los niveles de estrés.

Como expertos en reuniones productivas, en este blog analizamos qué es exactamente la fatiga en las reuniones, el impacto que tiene en las personas y en la productividad, y cómo identificarla. Investigaremos cómo puede evitarse, ofreciendo estrategias prácticas y orientación para garantizar reuniones eficaces y atractivas en todo momento.

¿Qué es la fatiga de las reuniones?

La fatiga de las reuniones engloba los sentimientos de agotamiento, estrés y frustración que se producen cuando las personas asisten a demasiadas reuniones.

La fatiga de las reuniones puede surgir cuando alguien se siente abrumado por la cantidad de reuniones a las que tiene que asistir cada semana o incluso cada día. La fatiga de las reuniones también puede aparecer cuando éstas se prolongan demasiado, con estructuras y objetivos poco claros.

El impacto de la fatiga de las reuniones

La fatiga de las reuniones puede tener una serie de efectos adversos. Puede afectar negativamente al individuo causándole estrés y ansiedad indebidos. Cuando alguien tiene que asistir a muchas reuniones, es probable que no pueda centrarse en su trabajo habitual. Esto puede hacer que se acumule más trabajo y que la persona se sienta extremadamente abrumada. Esto puede ocurrir cuando alguien tiene que asistir a muchas reuniones en un día, pero también cuando estas reuniones están repartidas a lo largo del día. Si alguien no dispone de tiempo suficiente entre reunión y reunión para centrarse adecuadamente en su trabajo, podría acabar retrasándose.

Otro efecto negativo de la fatiga en las reuniones es la productividad de las mismas. Los asistentes pueden estar desconectados, no prestar atención a lo que se dice y perderse información vital, ya sea por agotamiento o tal vez porque están pensando en otro trabajo que hay que hacer. También pueden mostrarse desinteresados y evitar aportar ideas y detalles que serían necesarios para una reunión fructífera y productiva.

¿Cuáles son los signos de advertencia de la fatiga en las reuniones?

Como ya se ha mencionado, un impacto y síntoma de la fatiga en las reuniones son las personas estresadas, ansiosas y sobrecargadas de trabajo. Esto puede manifestarse en las reuniones cuando personas que normalmente podrían estar comprometidas parecen desinteresadas y no contribuyen.

Otra señal de advertencia de que los empleados están experimentando fatiga por las reuniones es que las evitan. Es posible que cancelen en el último momento, o que soliciten con frecuencia aplazar las reuniones a una fecha futura. Esto puede ser especialmente habitual en las reuniones periódicas que se celebran cada semana.

La fatiga de las reuniones también puede demostrarse con el incumplimiento de los plazos de los proyectos. Si las personas tienen que pasar la mayor parte del tiempo en reuniones, no podrán seguir adelante con su trabajo. Esto significará, sin duda, que se incumplirán los plazos al no poder realizar el trabajo. Esto puede contribuir aún más a la fatiga de las reuniones, ya que las reuniones de proyecto tendrán menos actualizaciones, lo que se traducirá en una reunión desaprovechada.

Cómo evitar la fatiga de las reuniones

Hay una serie de medidas que pueden adoptarse para ayudar a evitar la fatiga de las reuniones y crear una cultura de reuniones saludable y productiva en una empresa.

Celebrar una reunión sólo cuando sea absolutamente necesario

Las reuniones pueden ser una herramienta útil y práctica, que ayuda a mejorar la comunicación y ofrece a las personas una plataforma para plantear sus preocupaciones y resolver problemas de forma colaborativa. Sin embargo, no siempre será la mejor opción para celebrar una reunión. Por ejemplo, si un jefe de equipo quiere información actualizada sobre un proyecto, quizá sea mejor pedir un informe del proyecto a quienes trabajan en él. Este informe siempre se puede distribuir a otros miembros del equipo para garantizar que todos tengan las actualizaciones necesarias, pero puede significar que la gente no pierda el tiempo asistiendo a una reunión en la que no necesitan estar.

También podría revisar sus reuniones periódicas. Puede ser útil para la comunicación en equipo celebrar reuniones periódicas para que todos los miembros del equipo informen a los demás de en qué están trabajando y dónde pueden necesitar apoyo. Sin embargo, podría ser beneficioso analizar con qué frecuencia se celebra esta reunión. Si actualmente tiene una reunión de equipo diaria, ¿puede reducirla a semanal? Si actualmente tiene una reunión de equipo semanal de una hora, ¿puede reducirla a 30 minutos? Tome nota de lo que se dice actualmente en su reunión habitual y busque formas de condensarlo o reducirlo.

Planifique una reunión sucinta

Cuando haya decidido que es necesario celebrar una reunión, puede planificar un orden del día sucinto. Asegúrese de que el orden del día contiene los puntos clave que cumplirán el objetivo de la reunión. Puedes enviárselo a los asistentes cuando los invites a la reunión.

Un orden del día permite a los asistentes saber qué pueden esperar de la reunión y les garantiza que no perderán el tiempo asistiendo. También ayudará a mantener el rumbo de la reunión y evitará que la gente se vaya por la tangente, lo que podría no ser relevante para la reunión o para los demás asistentes.

Invita sólo a las personas imprescindibles

Una vez que conozcas el objetivo principal de la reunión y tengas el orden del día, podrás decidir quién tendrá que asistir. El objetivo debe ser invitar sólo a aquellos que se beneficiarán de su presencia en la reunión y evitar invitar a personas que simplemente "podrían" ser necesarias. Si durante la reunión necesitas hacer una pregunta a un colega que no está presente, siempre puedes llamarle o enviarle un mensaje. De este modo, pueden transmitir información sin tener que asistir a toda una reunión que podría no ser relevante para ellos.

A menudo puede ser mejor invitar sólo a una o dos personas de un equipo o departamento concreto, en lugar de a todo el equipo. Los asistentes siempre pueden transmitir la información al resto de su equipo, o puedes enviar las actas para que la gente siga al tanto de lo que se dijo. 

Si no estás seguro de quién tiene que asistir, puedes preguntarles individualmente, o invitarles de forma "opcional", para que decidan por sí mismos. También puede colocar el orden del día de la reunión en un lugar céntrico, como un tablón de anuncios en una zona común, y dar a los asistentes la opción de asistir si creen que les resultará beneficioso.

Intente mantener la reunión centrada

Utilice el orden del día de la reunión para asegurarse de que todo el mundo se mantiene centrado. A menudo, las reuniones pueden desviarse, bien porque alguien plantea una preocupación que no es del todo pertinente, bien porque se plantea un punto que inicia un debate aparte. A menudo, estas conversaciones merecen la pena, pero puede que la reunión no sea el lugar más adecuado para mantenerlas.

Intente mantener al mínimo las discusiones tangenciales. Si surge una discusión valiosa que no es relevante para la reunión, anótala para continuarla después de la reunión. Las personas implicadas podrían permanecer en la reunión durante algún tiempo más u organizarse una reunión o una llamada telefónica aparte.

Utilizar herramientas de compromiso útiles

Una forma de ayudar a mantener a las personas implicadas en una reunión es utilizar herramientas de comunicación visual. Por ejemplo, puede utilizar una pizarra para tomar notas durante una reunión y anotar las ideas que han aportado los asistentes. De este modo, los asistentes tendrán algo a lo que referirse y sobre lo que basarse, lo que contribuirá a mejorar la colaboración.

También puede utilizar pantallas de proyección si utiliza una presentación. Esto puede ayudar a mantener la atención de la gente, dándoles algo para mirar y tomar sus propias notas. A continuación, puedes enviar la presentación a los asistentes después de la reunión para que puedan consultarla.

Asigna a alguien la responsabilidad de tomar actas o notas

Alguien que asista a la reunión debe tener la responsabilidad de tomar actas o notas. Debe incluir las tareas asignadas y a quién se han asignado, así como los riesgos detectados y el seguimiento que se les dará. Debe incluir los plazos de las tareas y proyectos y los pasos siguientes.

Estas notas deben distribuirse a continuación a todos los asistentes a la reunión. También puede ser útil enviarlos a personas relevantes que no asistieron a la reunión, pero que ahora podrían tener una responsabilidad relacionada con el proyecto o necesitar asistir a la próxima reunión.

Fomente la retroalimentación

Por último, para evitar la fatiga de las reuniones en su organización, debe fomentar y recoger regularmente la retroalimentación de los empleados. Las personas deben sentirse cómodas dando su opinión sincera y constructiva sobre las reuniones, por ejemplo, si creen que las reuniones podrían ser más estructuradas o si creen que se necesitan menos reuniones.

La opinión puede recogerse a través de encuestas anónimas si quieres asegurarte de que las personas se sienten capaces de dar opiniones sinceras. Otra posibilidad es preguntar a los asistentes por correo electrónico qué les ha parecido la reunión y si creen que podría mejorarse en algún aspecto. A continuación, debe tratar de actuar en función de los comentarios pertinentes y ayudar a perfeccionar su cultura de reuniones.

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