Una Reunión General Anual (RGA) es una reunión anual obligatoria que celebran empresas y organizaciones para tratar diversos asuntos importantes y entablar relaciones con sus accionistas o miembros. Se trata de una reunión formal en la que los asistentes tienen la oportunidad de participar, hacer preguntas y votar sobre cuestiones específicas relacionadas con la dirección y el rendimiento de la empresa.

¿Qué ocurre en una reunión general anual?

Durante una Reunión General de Anual, tienen lugar varias actividades clave. Para empezar, un alto funcionario informará sobre los resultados financieros de los últimos 12 meses. Esto incluirá:

• Estados financieros
• Logros operativos
• Principales victorias
• Actualización de las estrategias

Los aspectos positivos siempre se aplauden en las RGA y a menudo se exponen en los tableros de anuncios para que los asistentes puedan consultarlos con más detalle antes y después. Sin embargo, conviene recordar que estas reuniones también sirven de plataforma para que las partes interesadas y los trabajadores planteen sus preocupaciones, formulen preguntas y dialoguen con el personal directivo y los directores. Esto fomenta la transparencia, la responsabilidad y la comunicación bidireccional entre la empresa, sus grupos de interés y sus empleados.

Además, las decisiones importantes suelen debatirse y compartirse durante una reunión general anual. Se pueden realizar votaciones y encuestas sobre temas como:

• Elección de los miembros del Consejo
• Nombramiento de auditores
• Autorización de acciones
• Modificación de las políticas de la empresa
• Aprobación de dividendos

El último gran aspecto clave de una Reunión General de Accionistas es la oportunidad de debatir sobre el futuro. Suele incluir perspectivas financieras, objetivos para el año siguiente, tecnología, contratación, sostenibilidad y gestión de riesgos.

Organiza tu primera Reunión General Anual

¿Te han invitado a celebrar tu primera Reunión General Anual? Como hacer cualquier cosa por primera vez, puede ser una experiencia difícil pero gratificante. He aquí algunos pasos que te ayudarán a preparar y celebrar con éxito una reunión general anual:

Planifica y prepara

Fija con suficiente antelación la fecha, la hora y el lugar de la Reunión General Anual. Asegúrate de que el lugar puede acoger al número previsto de asistentes. Prepara un orden del día que incluya todos los puntos necesarios, como informes financieros, resoluciones y elecciones. Comparte el orden del día con todos los asistentes antes de la reunión.

Notifica a las partes interesadas y a los miembros

Envía invitaciones formales a todas las partes interesadas o miembros (si procede), informándoles sobre la RGA y facilitándoles los detalles pertinentes. Incluye el orden del día, la fecha, la hora, el lugar y cualquier documento que necesiten revisar de antemano.

Reúne y prepara los documentos necesarios

Recopila y organiza todos los documentos necesarios, incluidos los estados financieros, informes, resoluciones y cualquier propuesta presentada. Asegúrate de que estos documentos están disponibles para su distribución durante la Reunión General Anual.

Presenta informes y finanzas

Comienza la RGA presentando informes sobre los resultados financieros de la organización, los aspectos operativos más destacados y los logros. La mejor forma de hacerlo es digitalmente, normalmente a través de una pantalla de proyección para que todos puedan verlo. Comparte los principales estados financieros, como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de caja. Estate preparado para responder a preguntas o aclarar dudas.

Aborda propuestas y resoluciones

Asigna tiempo durante la RGA para debatir y votar las propuestas y resoluciones de los accionistas o miembros. Explica claramente cada propuesta, permite el debate y lleva a cabo un proceso de votación transparente. Asegúrate de que todos los procedimientos de votación sean justos y conformes a las normas de tu organización.

Fomenta la participación

Ofrece a las partes interesadas o a los miembros la oportunidad de formular preguntas y compartir sus puntos de vista. Crea un entorno abierto e integrador que fomente la participación activa. Atiende todas las preguntas e inquietudes con transparencia y respeto.

Mantén actas

Asigna a alguien la tarea de redactar un acta detallada de la Reunión General Anual. Registra los principales debates, decisiones, resultados de las votaciones y cualquier otra información importante. Estas actas servirán de registro oficial de la reunión y podrán consultarse posteriormente.

Acciones de seguimiento

Tras la RGA, distribuye el acta aprobada a todos los asistentes y partes interesadas. Garantiza que todas las acciones o resoluciones aprobadas durante la reunión se apliquen con prontitud. Cumple con cualquier requisito de información o archivo ante las autoridades pertinentes.

Recuerda que cada empresa tiene diferentes requisitos y procedimientos para sus RGA. Si bien es posible que hayas gestionado muchas en un puesto anterior, merece la pena comprobar si tu empresa u organización tiene algún requisito o procedimiento específico para sus Reuniones Generales Anuales.

Plantilla de orden del día de la reunión general anual

Con tanta información que absorber sobre las Reuniones Generales Anuales, a continuación encontrarás un orden del día gratuito para que puedas ver cómo podría ser una. Incluso puedes utilizarlo si participas en la planificación de una.

Es importante tener en cuenta que los puntos concretos del orden del día y tu orden pueden tener que modificarse en función de la empresa para la que trabajes. Se trata de una plantilla que puede adaptarse a tus necesidades.

Apertura y bienvenida

• Apertura de la reunión
• Presenta al presidente y a otras personas clave
• Confirma el cuórum y los procedimientos de votación
• Aprueba el acta de la reunión general anual anterior:

Presenta el acta de la Reunión General Anual anterior para su aprobación

• Permite correcciones o modificaciones
• Busca una moción y vota para su aprobación

Informe del Presidente

• Presenta un informe sobre los resultados de la organización desde la última Reunión General Anual
• Destaca los principales logros, retos e hitos
• Aborda cualquier acontecimiento significativo o plan de futuro

Informe financiero

• Presenta los estados financieros de la empresa, incluidos el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de tesorería
• Analiza los resultados financieros, los ingresos, los gastos y la rentabilidad
• Proporciona una visión general de cualquier transacción o acontecimiento financiero significativo

Informe del auditor

• Presenta el informe del auditor externo, si procede
• Revisa la opinión del auditor sobre los estados financieros y cualquier conclusión o recomendación significativa

Nombramiento o renovación de auditores

• Debate y solicita la aprobación del nombramiento o la renovación del nombramiento de los auditores para el año próximo
• Considera cualquier recomendación del consejo o del comité de auditoría

Resoluciones y votaciones

• Presenta y debate las resoluciones que se someterán a votación de los accionistas o socios
• Permite preguntas, debate y discusión sobre cada resolución
• Realiza votaciones y registra los resultados

Elección de directores u otro personal

• Si procede, lleva a cabo la elección de directores o funcionarios
• Presenta candidaturas, permite discursos o presentaciones de los candidatos
• Realiza la votación y anuncia los resultados

Otros asuntos

• Ofrece a los accionistas o socios la oportunidad de plantear cualquier otro asunto o tema de debate
• Aborda cualquier punto adicional que no se haya incluido en el orden del día

Aplazamiento

• Concluye la reunión de la RGA
• Formula observaciones finales o anuncios
• Fija la fecha y hora de la próxima Reunión General Anual, si procede