La agenda es la piedra angular de cualquier reunión

Proporciona a los asistentes la información crucial que hemos tratado más arriba. La agenda debe describir de forma concisa por qué se celebra la reunión y qué se espera conseguir. También debería incluir un orden del día que asigne un tiempo determinado a cada tema, así tanto la persona que dirige como los asistentes sabrán en qué punto se encuentran y no se dispersarán. 

La lista de comprobación es el primer paso para lograr que la reunión discurra de forma fluida y según lo previsto. Las cuestiones básicas son:

Objetivo/finalidad de la reunión

¿De qué trata la reunión? Conviene detallar los objetivos con precisión y analizar si las decisiones podrían adoptarse de otra manera.

¿Quién debe asistir?

Es esencial convocar a las personas apropiadas, sin que asista nadie que no debería estar presente. Como hemos visto, las reuniones suponen una inversión, tanto de tiempo como de dinero. Puede ser útil plantearse la reunión desde el punto de vista del cometido de cada persona. 

¿Con qué periodicidad hay que reunirse?

¿Va a ser una reunión para tratar un problema concreto o se celebra periódicamente? En este último caso, ¿habría que mantener la frecuencia como hasta ahora? ¿Encaja con el calendario de trabajo?

Refrigerio

Si va a haber almuerzo conviene comentarlo antes con los participantes por si hay alguna persona vegetariana o vegana, intolerante al gluten, alérgica a los frutos secos o con cualquier otra necesidad especial. En caso necesario puede que haya que consultar alguna guía de alimentos. ¡Estos pequeños detalles nunca pasan desapercibidos! 

Equipamiento

Una pizarra blanca de calidad debería ser el centro de cualquier reunión. Las pizarras con caballete también son una buena opción para anotar ideas. El material, de buena calidad, no puede faltar: rotuladores, borradores, lápices y blocs suficientes. Así las reuniones serán más divertidas y visualmente atractivas. 

Lugar

Tiene que ser un espacio accesible a todos los participantes y del tamaño apropiado. Si es demasiado grande puede intimidar, pero si falta espacio puede resultar incómodo y agobiante. También debe contar con las conexiones o equipos tecnológicos necesarios. 

Para saber más puedes descargar nuestro libro blanco.