Osallistavan työpaikan luomisessa ei ole kyse vain fyysisistä tiloista, vaan sen varmistamisesta, että kaikki voivat osallistua täysimääräisesti kaikkiin työelämän osa-alueisiin. Kokoukset ovat monille tiimeille keskeinen osa yhteistyötä ja päätöksentekoa, mutta ne voivat aiheuttaa haasteita vammaisille henkilöille, jos niitä ei järjestetä esteettömästi.

Näkö- tai kuulovammaisista neurologisesti tai liikuntakyvyltään heikentyneisiin henkilöihin ja liikuntakyvyttömiin henkilöihin - eri henkilöillä on erilaisia tarpeita kommunikoinnin ja kokouksiin osallistumisen mahdollistamiseksi. Tässä oppaassa tarkastelemme joitakin käytännön strategioita ja lähestymistapoja, joiden avulla voit varmistaa, että kokouksistasi tulee esteettömämpiä, jotta kaikki voivat osallistua mielekkäästi.

Esteettömän kokouksen suunnittelu

Esteetöntä kokousta suunniteltaessa tärkeintä on keskustella niiden henkilöiden kanssa, joilla saattaa olla esteettömyyshaasteita. He osaavat neuvoa, miten kokous voidaan mukauttaa siten, että he voivat osallistua siihen täysimääräisesti.

Nämä tiedot kannattaa pyrkiä keräämään ennen kokousta. Voit kysyä kutsutuilta osallistujilta, onko jollakulla pääsyvaatimuksia, mitä ne ovat ja miten ne voidaan ottaa huomioon. Tämä voi olla myös tilaisuus selvittää, kuinka paljon tukea ihmiset haluavat tai eivät halua - jotkut henkilöt saattavat arvostaa tiheää yhteydenpitoa, kun taas toiset haluavat selvitä vähemmillä tarkistuskäynneillä.

Yleisesti ottaen esteetöntä kokousta suunniteltaessa voi ottaa huomioon kokouksen ajankohdan, kokouksen pituuden ja paikan, jossa kokous järjestetään. Saattaa olla parasta pitää kokous aamupäivällä tai aikaisin iltapäivällä, jotta ihmiset, jotka saattavat tarvita lisäaikaa, voivat matkustaa töihin tai kotiin. Jos kokous kestää yli tunnin, voi olla hyödyllistä pitää tauko, sillä joidenkin henkilöiden on ehkä keskityttävä seuraamaan puhetta, ja joidenkin henkilöiden voi olla vaikea istua samassa paikassa pitkiä aikoja.

Kokousta johtavan henkilön olisi pyrittävä tekemään yhteenveto keskusteluista koko kokouksen ajan. Näin esteettömyysongelmista kärsivien henkilöiden on helpompi olla tietoisia siitä, mitä on sanottu ja missä vaiheessa ihmiset ovat.

Kokouksen järjestäminen esteettömäksi näkövammaisille henkilöille

Näkövammaiset henkilöt voivat joutua kamppailemaan kokousten kirjallisen materiaalin kanssa ja havaitsemaan sanattomia vihjeitä, kuten kehonkieltä.

Yksi tapa tukea näkövammaisia osallistujia on varmistaa, että kaikki kirjallinen materiaali on saatavilla suurikokoisina - kokoa 14 suositellaan yleensä näkövammaisille, mutta jotkut saattavat pyytää suurempaa kokoa. Käytä aina selkeää, serifitöntä fonttia, kuten Arial, ja vältä kursivointia.

Taustan ja tekstin välillä on aina oltava hyvä kontrasti, joten pyrkikää käyttämään mustaa tekstiä valkoisella pohjalla. Jotkut ihmiset saattavat lukea mieluummin vaaleampaa tekstiä tummemmalta taustalta, joten varaudu mukauttamaan tuotostasi jonkun erityistarpeiden mukaan.

Joskus ei ehkä ole mahdollista laatia kirjallista materiaalia, esimerkiksi jos käytät taulua ideoiden kirjaamiseen aivoriihessä. Tällöin kokouksen vetäjän olisi pyrittävä tiivistämään taululle kirjoitetut ajatukset selkeästi ja tiiviisti sekä kirjoittamaan aina riittävän selkeästi ja isosti. Saattaa olla tarpeen monistaa aivoriihiideat esteettömään muotoon kokouksen jälkeen ja jakaa se henkilöille, jotka saattavat tarvita sitä.

Lopuksi on syytä olla tietoinen siitä, että puhutaan vain kehonkielellä eli osoitetaan ihmisiä, jotka haluavat puhua. Sano sen sijaan sen henkilön nimi, joka puhuu seuraavaksi, esimerkiksi. "Richard, mitä sinulla on sanottavaa". Näin näkövammaisille on selvää, kuka puhuu seuraavaksi.

Kokouksen esteettömäksi tekeminen kuulovammaisille

Kokouksista voi tehdä helpommin lähestyttäviä kuulovammaisille eri tavoin. Jos kokous on virtuaalinen, voit käyttää Zoomin ja Microsoft Teamsin kaltaisten työkalujen live-tekstejä, jotka tuottavat reaaliaikaiset kuvatekstit puhutulle. Voit myös käyttää reaaliaikaisia transkriptiotyökaluja, jotka merkitsevät muistiin kokouksen puhutun sisällön, jota voidaan käyttää fyysisessä konferenssissa.

Toinen vaihtoehto on tarjota viittomakielen tulkki, joka voidaan tarjota virtuaalisesti videopuhelun avulla tai henkilökohtaisesti. Sinun tulisi aina kommunikoida suoraan sen henkilön kanssa, jolle puhut, eikä kenenkään sellaisen henkilön kanssa, joka on paikalla tukemassa viestintää.

Voit myös käyttää kuulokojeiden kanssa työskentelevien henkilöiden silmukkajärjestelmiä, jotka voidaan asentaa pysyvästi kokoushuoneeseen, tai sinulla voi olla kannettava järjestelmä. Huomaa, että kaikkia kuulolaitteita ei ole säädetty toimimaan silmukkajärjestelmien kanssa, joten muista keskustella kuulovammaisten kanssa ja tarkistaa, millaista ratkaisua he tarvitsevat.

Tarvitsemastasi käännösratkaisusta riippumatta sinun on kannustettava kaikkia kokouksen osallistujia puhumaan selkeästi ja maltilliseen tahtiin. Sinun tulisi estää ihmisiä puhumasta toistensa päälle, koska se voi vaikeuttaa tulkintaa - jos keskustelu tuntuu kiireiseltä tai jos useat ihmiset puhuvat yhtä aikaa, sinun tulisi tehdä yhteenveto siitä, mitä sanottiin.

Kokouksen aikana sinun tulisi käyttää visuaalisia apuvälineitä, kuten kaavioita, taulukoita ja esitysdioja, joita näytetään valkokankaalla. Näiden kaikkien tulisi olla selkeitä ja ytimekkäitä, jotta ne on helppo ymmärtää täysin ilman sanallisia vihjeitä.

Kokouksen järjestäminen liikuntarajoitteisille

Liikuntarajoitteisia on monenlaisia, ja ne vaativat erilaisia lähestymistapoja, jotta ihmisten tarpeet voidaan ottaa huomioon kokouksessa. Yksi tärkeimmistä keinoista on varmistaa, että kokoushuoneeseen on esteetön pääsy, mukaan lukien luiska, hissi ja/tai portaat, joissa on käsijohde, vaikka yleensä suositaan portaatonta pääsyä.

Tilassa on oltava esteetön wc, jossa on käsijohde ja riittävästi tilaa pyörätuolin liikkumiselle. Sisäänkäyntien, käytävien ja itse kokoustilan on oltava riittävän leveät, jotta sinne pääsee pyörätuolilla. Kokoushuoneen pohjaratkaisua laadittaessa on varmistettava, että kalusteiden välissä on riittävästi tilaa pyörätuolilla liikkumiseen ja että esteettömät istuimet ovat keskeisellä ja osallistavalla paikalla, eikä niitä saa jättää huoneen takaosaan.

Saatat joutua tarjoamaan kokoukseen osallistuville henkilöille mahdollisuuden osallistua kokoukseen virtuaalisesti, jos matkustaminen ei ole mahdollista. Käytä verkossa olevia virtuaalisia kokousvälineitä, kuten Microsoft Teams tai Zoom, ja varmista, että kokoushuoneessa on tarvittava tekniikka, jotta virtuaaliset osallistujat näkevät ja kuulevat, mitä tapahtuu.

Joillakin ihmisillä voi olla vaikeuksia puhua, joten sinun on ehkä suunniteltava kokous tämän huomioon ottaen. Varmista, että kaikki saavat mahdollisuuden jakaa puheenvuoronsa, ja ole huomaavainen, jos suunnittelet kokouksen jäänmurtajia tai muita energisoivia aktiviteetteja istuntoa varten.

Kokouksen järjestäminen helposti lähestyttäväksi neurodiversiteettihäiriöisille ihmisille

Neurodiversiteetti käsittää useita erilaisia sairauksia, kuten ADHD, autismi ja lukihäiriö. Nämä vaativat erilaisia mukautuksia, jotta ihmiset voivat osallistua kokouksiin täysipainoisesti, joten on aina parasta puhua ihmisten kanssa yksilöllisesti siitä, mitä he erityisesti tarvitsevat.

Yleisesti ottaen voit varmistaa, että kokoukset ovat esteettömiä, laatimalla ja jakamalla yksityiskohtaisen, jäsennellyn esityslistan ennen kokousta, jotta ihmiset voivat sulattaa tiedot ja ymmärtää, mitä tulee tapahtumaan. Voit myös jakaa muuta luettavaa materiaalia, kuten esityksiä, jotta osallistujat voivat tutustua niihin etukäteen ja omaan tahtiinsa.

Osallistujille annettavien ohjeiden tulisi olla selkeitä, suoria ja ytimekkäitä. Tähän sisältyvät ennen kokousta tarvittavat toimet, kuten kokouksen alkamisaika ja paikka, sekä kokouksen aikana tarvittavat toimet, kuten se, miten ja milloin ihmisten tulisi osallistua kokoukseen.

Pyrkikää luomaan rauhallinen kokousympäristö, jossa on mahdollisimman vähän aistiärsykkeitä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kokoushuonetta, jossa on runsaasti luonnonvaloa sen sijaan, että turvauduttaisiin kirkkaaseen keinovalaistukseen, jossa on mahdollisimman vähän taustamelua ja jossa ei ole voimakkaita tuoksuja.

Valitse Nobo tukemaan kokouksiasi

Nobolla on valikoima työkaluja ja työpaikkaratkaisuja, joiden avulla voit järjestää tehokkaita ja osallistavia kokouksia.  valkotauluista ja valkotaulutarvikkeista fläppitauluihin ja valkokankaisiin, meillä on kaikkea, mitä tarvitset pitämään tiimisi sitoutuneena ja tuettuna koko istunnon ajan.