Tämän jälkeen on sovittava päivämäärä ja aika, jolloin kaikki sidosryhmät voivat osallistua. Sinun on päätettävä, onko kokous pidettävä henkilökohtaisesti vai videopuhelun välityksellä. Henkilökohtaiset kokoukset ovat usein hyödyllisempiä yhteistoiminnalliselle työskentelylle, mutta etätyöntekijät on ehkä otettava huomioon. Joskus paras ratkaisu on järjestää fyysinen kokous niille, jotka pystyvät osallistumaan, ja pyytää etätyöntekijöitä osallistumaan kokoukseen puhelimitse tai videon välityksellä.

Kun osallistujaluettelo on laadittu ja päivämäärä sovittu, voit laatia aloituskokouksen esityslistan. Kun esityslista on valmis, voit lähettää sen osallistujille kokouskutsun mukana, samoin kuin kaikki liiteasiakirjat, jotka voivat olla hyödyllisiä osallistujille ennen kokousta.

Aloituskokouksen esityslistan keskeiset osat ja näkökohdat

Projektin aloituskokouksen esityslistan tulisi olla keskitetty ja tiivis. Aloituskokouksessa on epäilemättä paljon keskusteltavaa, varsinkin jos kyseessä on suuri projekti. Esityslistan pitäminen keskittyneenä vain tärkeimpiin aiheisiin estää kokousta harhautumasta sivuraiteille tai jumiutumasta tietoihin, jotka eivät ehkä ole tässä vaiheessa olennaisia.

Sinun on varmistettava, että sinulla on riittävästi aikaa käydä läpi kaikki esityslistan kohdat, ja varattava lisäaikaa kysymyksille. Jos aikaa on rajoitetusti, esimerkiksi jos kokoukseen on varattu vain tunti, mutta uskot, että käsiteltävää on paljon, saatat joutua sopimaan seurantakokouksesta, jossa asioista keskustellaan yksityiskohtaisemmin. Tämä voi olla hyödyllistä, koska tiimin jäsenillä on enemmän aikaa käydä läpi alkuperäistä hankekuvausta omassa rauhassaan ja he voivat esittää kysymyksiä ja huolenaiheita erityisessä kokouksessa myöhemmin.

Esityslistan olisi katettava jokainen osasto, joka osallistuu hankkeeseen, ja annettava niille mahdollisuus osallistua siihen. Sinun on oltava valmis mukauttamaan ja muuttamaan esityslistaa ryhmän tarpeiden mukaan - saattaa olla, että viimeistelet alkuperäisen esityslistan ja lähetät sen ryhmälle, ja joku huomaa, että jotain tärkeää puuttuu. Jos näin käy, voit yksinkertaisesti jakaa esityslistan version 2 ennen kokousta.

Esimerkki aloituskokouksen esityslistasta

Kukin aloituskokouksen esityslista vaihtelee jonkin verran, riippuen yksittäisen hankkeen yksityiskohdista. Aloituskokouksessa olisi kuitenkin vähintäänkin käsiteltävä peruskysymykset: kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten. Esimerkki aloituskokouksen esityslistasta voisi siis olla seuraavanlainen:

• Ryhmän esittelyt
  • Kukin sidosryhmä esittäytyy ja kertoo lyhyesti roolistaan
• Mikä on taustana? hankkeen tausta on
  • Esitetään hankkeen konteksti
• Miksi hanketta tarvitaan
  • Selitetään, mitä liiketoiminnan puutteita tai tavoitteita hankkeessa puututaan
• Mikä on alustava toimintasuunnitelma
  • Keskustelkaa alustavasta pääpiirteestä, miltä hanke näyttää miltä hanke näyttää ja miten se toteutetaan
• Milloin hanke on saatava päätökseen
  • Määrittele hankkeen toivottu aikataulu, mukaan lukien yleinen määräaika sekä hankkeen tiettyjen osien määräajat
• Kuka vastaa mistäkin
  • Kullekin sidosryhmälle osoitetaan oma määräaika vastuualueet, jotka on otettava haltuun projektin aikana
• Miten tiimi tekee yhteistyötä ja kommunikoi
  • Selitä, miten tiimi työskentelee yhdessä, esimerkiksi käyttämällä erityisiä työkaluja ja ohjelmistoja sekä ilmoittamalla, tarvitaanko säännöllisiä kokouksia
• Miten mahdollisia riskejä hallitaan
  • Tunnistetaan mahdolliset riskit ja keskustellaan siitä, miten niitä voitaisiin lieventää, sekä siitä, miten yksilöt voivat tiedottaa ongelmista koko projektin ajan
• Miltä onnistuminen näyttää ja miten sitä mitataan
  • Keskustelkaa toivotuista tuloksista ja siitä, miten tietoja kerätään sen määrittämiseksi, onko projekti onnistunut vai ei

Vinkkejä onnistuneeseen kick-off-kokoukseen

Voit auttaa projektia menestymään tehokkaalla aloituskokouksella, jossa hyödynnetään käytännön työkaluja.

Käytä esitystyökaluja

Esitys on loistava lisä hankkeen aloituskokoukseen. Voit luoda esityksen, joka vastaa aloituskokouksen esityslistaa ja jossa on dioja, jotka tarjoavat hyödyllistä tukitietoa jokaiseen kohtaan. Osallistujien on esimerkiksi hyödyllistä nähdä selkeästi projektin päivämäärät ja aikataulut, jotta he voivat keskustella siitä, miten he voivat osallistua.

Nobolla on erilaisia projektionäyttöjä aloituskokouksen tueksi. Projektorinäyttömme tarjoavat terävän ja selkeän kuvan, ja niitä on saatavana eri kokoisina, jotta ne sopivat kaikkiin kokoustiloihin ja projektitarpeisiin.

Kokouksen jälkeen voit lähettää esityksen osallistujille, jotta he voivat palata siihen olennaisten tietojen saamiseksi.

Mahdollistaa yhteistoiminnallisen työskentelyn

Kokouksen aikana on tärkeää, että jokainen osasto on edustettuna ja että heillä on mahdollisuus osallistua. Jokaisella sidosryhmällä voi olla erilaisia ajatuksia ja huolenaiheita omasta osuudestaan hankkeessa, ja on tärkeää, että kaikki asiaankuuluvat tekijät käsitellään tässä ensimmäisessä kokouksessa.

Sen lisäksi, että joku pitää pöytäkirjaa, voit antaa jonkun tehtäväksi kirjata ideat ylös valkotaululle tai fläppitaululle koko kokouksen ajan. Näin voidaan varmistaa, että keskeiset ajatukset pysyvät esillä ja että niihin voidaan palata kokouksen edetessä. Jos käytät fläppitaulua, voit poistaa sivuja ja kiinnittää ne magneettitaululle, jotta ne ovat aina näkyvissä. Nobolla on valikoima valkotauluja, fläppitauluja ja valkotaulutarvikkeita, kuten kyniä ja magneetteja, jotka tukevat yhteistoiminnallista työskentelyä kokouksissa.

Tarjoa suunnittelutyökaluja

Kun työskentelet aikataulun parissa, on välttämätöntä, että ihmiset pysyvät keskittyneinä ja kärryillä. Tässä kohtaa suunnittelutaulut voivat tulla peliin. Voit käyttää suunnittelutaulua aloituspalaverissa, jotta voit määrittää päivämäärät ja projektin määräajat koko tiimin osallistuessa. Tässä vaiheessa päivämääriä voidaan helposti joutua siirtämään, joten taululla olevan suunnittelijan käyttäminen on erittäin hyödyllistä.

Voit myös tukea yksittäisiä tiimin jäseniä antamalla heille omat suunnittelutaulunsa, kuten työpöydällä olevan valkotaulun suunnittelijan. Hankkeen päivämäärät voivat viivästyä tai tulla eteen missä tahansa hankkeen vaiheessa. Kun ihmiset näkevät päivämäärät selkeässä muodossa ja voivat tarvittaessa siirtää määräaikoja nopeasti ja saumattomasti, he pysyvät helposti organisoituneina ja keskittyneinä.

Valmiina projektin aloituskokoukseen?

Panostamalla aikaa ja vaivaa hyvin suunniteltuun aloituskokoukseen yrityksesi voi saavuttaa projektin tavoitteet ja tuottaa arvoa sidosryhmille.

Nobo on valmiina tukemaan kaikkia kokouksiasi, ja sen valikoima työpaikkaratkaisuja on suunniteltu tukemaan yhteistoiminnallisia istuntoja, tehokasta viestintää ja tuottavaa työskentelyä. Tutustu tuotevalikoimaamme jo tänään nähdäksesi, mitä voimme tehdä puolestasi.