Hyvin suunniteltu kokous on aina ihanteellinen, mutta se ei aina ole mahdollista. Usein tarvitaan spontaania yhteistyötä ja nopeaa päätöksentekoa, jotta voidaan selviytyä kiireellisestä tilanteesta. Tässä tapauksessa sinun on järjestettävä tilapäinen kokous.

Tilapäiset kokoukset eroavat säännöllisistä kokouksista, ja ne edellyttävät hieman erilaista lähestymistapaa. Tässä blogissa tarkastelemme ad hoc -kokousten ja säännöllisten kokousten eroja, miten tietää, milloin ad hoc -kokousta tarvitaan, ja miten pitää tehokas viime hetken kokous.

Mitä eroa on ad hoc -kokouksella ja säännönmukaisella kokouksella?

Ad hoc -kokous eroaa säännöllisestä kokouksesta, koska se on kokous, jota ei ole suunniteltu. Se pidetään aiemmin odottamattomassa tilanteessa, joka vaatii välitöntä huomiota.

Yksi ad hoc -kokouksen ja varsinaisen kokouksen eroista on siis se, että sen esityslista voi olla epävirallisempi. Osallistujilla ja järjestäjällä ei ole ollut niin paljon aikaa valmistautua kokoukseen kuin tavallisesti, joten heidän on ehkä ajateltava nopeasti. Yleensä ad hoc -kokouksessa päätökset on tehtävä ja toimet toteutettava nopeasti, kun taas tavallisessa kokouksessa voi olla hieman enemmän aikaa toimenpiteiden toteuttamiseen.

Milloin kutsua koolle viime hetken ad hoc -kokous

Viime hetken ad hoc -kokous tulisi kutsua koolle vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä. Jos ihmiset kutsutaan kokoukseen ilman ennakkovaroitusta, heidän päivänsä keskeytyy, ja voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin he pääsevät takaisin virtaan kokouksen jälkeen, vaikka se olisi kuinka lyhyt tahansa.

Aina kun mahdollista, sinun on pyrittävä ilmoittamaan ihmisille hyvissä ajoin, että he voivat osallistua kokoukseen. On kuitenkin tilanteita, joissa tämä ei ole mahdollista, ja silloin tarvitaan ad hoc -kokousta. Tämä voi olla hätätilanne tai se voi johtua tilaisuudesta, joka on ilmaantunut ja jonka määräaika on lyhyt ja joka edellyttää välitöntä toimintaa. Voi olla, että tiimin jäseniltä tarvitaan palautetta heti tai että projektia koskevia päivityksiä tarvitaan kiireellisesti. Voi olla, että tiimiltä vaadittavista asioista vallitsee epäselvyyttä, ja kokous on tarpeen selventämään asiaa, jotta ihmiset voivat jatkaa työtään selvien tavoitteiden pohjalta.

Näissäkin tilanteissa on silti harkittava, onko kokous paras ratkaisu. Saattaa olla, että sähköpostiviesti tai puhelinsoitto vain yhden tai kahden osallistujan kanssa riittää. Joskus asia voi olla liian monimutkainen käsiteltäväksi sähköpostitse tai siihen saattaa liittyä liian monta ihmistä - tällöin kokous voi olla oikea ratkaisu.

Sinun on myös pohdittava viime hetken kokouksen pitämisen vaikutuksia ja kustannusten ja hyötyjen suhdetta. Jonkun päivän häiritseminen ei ole koskaan ihanteellista, mutta voi olla parempi tehdä näin kuin olla pitämättä kokousta ollenkaan.

Tehokkaan ad hoc -kokouksen pitäminen

Ad hoc -kokouksissa käsitellään yleensä erittäin tärkeitä tarpeita, joten on tärkeää, että ne pidetään tehokkaasti.

Aseta selkeät kokoustavoitteet ja esityslista

Vaikka ad hoc -kokoukseen on vain vähän valmisteluaikaa, on silti tärkeää asettaa selkeät kokoustavoitteet. Tavoitteet voivat olla lyhyitä ja ytimekkäitä, mutta niiden asettaminen auttaa pitämään kaikki keskittyneinä, mikä johtaa tuottavampiin tuloksiin.

Kun sinulla on tavoitteet, voit laatia esityslistan. Tämä voi olla tavallista kokousesityslistaa epävirallisempi, mutta sen pitäisi silti kattaa tärkeimmät asiat. Jos mahdollista, tämä olisi jaettava osallistujille ennen kokousta - jopa lähettämällä se noin 10 minuuttia ennen kokousta ihmiset voivat valmistautua hieman ja alkaa miettiä, mitä vaaditaan. Tämä voi auttaa säästämään arvokasta aikaa itse kokouksessa.

Kutsu vain tärkeimmät sidosryhmät

Viime hetken ad hoc -kokous häiritsee todennäköisesti osallistujien päivää. Sinun on siis pyrittävä minimoimaan tämä häiriö kutsumalla paikalle vain tärkeimmät sidosryhmät. Mukana tulisi olla vain ne henkilöt, jotka ovat suoraan osallisina tilanteessa ja/tai joilla on tarvittava tieto ja asiantuntemus asiassa.

Joskus voi olla parasta ottaa mukaan myös ne henkilöt, joihin kokouksessa tehdyt päätökset vaikuttavat, mutta tämä ei aina ole mahdollista. Saattaa olla käytännöllisempää kutsua vain tiiminvetäjät ja antaa heidän jakaa ja delegoida tietoa ja toimia tiimilleen, kun päätökset on tehty.

Pidä kokous aikataulussa

Aikaa on todennäköisesti vähän kokouksen aikana. Siksi on tärkeää, että keskustelut ovat keskitettyjä ja että ne pysyvät oikeilla raiteilla. Kokouksen esityslistan avulla voit varmistaa, että kaikki käsiteltävät asiat on käsitelty mahdollisimman tehokkaasti. Jos keskustelut harhautuvat sivuraiteille, sinun on ohjattava ihmiset takaisin asialistalle.

Joskus saattaa syntyä keskustelu, joka voisi olla arvokas, mutta joka ei ole täysin olennainen tämänhetkisen asian kannalta. Kirjoita tällöin muistiin, mitä sanottiin, ja järjestä toinen kokous tai epävirallinen puhelu keskustelun jatkamiseksi myöhemmin.

Kannusta osallistumaan

Vaikka viime hetken ad hoc -kokouksen pitäisi olla lyhyt, sinun pitäisi silti kannustaa osallistujia osallistumaan. Jos kokouksessa ei tarvitse tehdä yhteistyötä, kokousta ei ehkä ole syytä pitää, ja informatiivinen sähköposti voi olla parempi.

. Yhteistyön edistämiseksi kannattaa varmistaa, että kokoushuoneessa on tarvittavat viestintävälineet. Tämä voi sisältää fläppitaulut, valkotaulut, ja jopa valkokangas, jos haluat kaikkien näkevän jotakin, kuten verkkosivuston tai analyysityökalun. Kannattaa tehdä muistiinpanoja niin, että kaikki näkevät ne ja voivat viitata niihin kokouksen aikana, jotta he voivat hyödyntää muiden ideoita.

Pidä kiinni sovitusta ajasta

Useimmissa kokouksissa on tärkeää pitää kiinni sovitusta ajasta, mutta ad hoc -kokouksissa tämä on vielä tärkeämpää. Viime hetken kokous olisi aloitettava ja lopetettava ajoissa, jotta osallistujien päivä ei häiriintyisi mahdollisimman vähän.

Määräajassa pysyminen auttaa myös pitämään kokouksen keskittyneenä. Kun noudatat tiukkaa aikataulua, tiedostat paremmin, että sinun on pysyttävä esityslistassa ja tehtävä nopeita päätöksiä. Sinun tulisi joko antaa itsellesi tai jollekin toiselle osallistujalle vastuu seurata aikaa ja varovasti muistuttaa, jos asiat näyttävät vievän suunniteltua kauemmin.

Merkitse ylös toimet ja seuraavat vaiheet

Jotta ad hoc -kokouksen tulokset olisivat tuottavia, jonkun osallistujan tulisi tehdä muistiinpanoja kokouksen ajan. Tähän olisi sisällyttävä toimet, vastuuhenkilöt ja kunkin toimen määräajat. Kun pidetään kirjaa siitä, mitä sanottiin ja päätettiin, osallistujilla on jotain, mihin he voivat viitata kokouksen päätyttyä, jotta he tietävät tarkalleen, mitä heiltä vaaditaan.

Muistiinpanot kannattaa lähettää kokouksen päätyttyä ja varmistaa, että ne toimitetaan kaikille läsnäolijoille. Jos muilla tiimin jäsenillä, jotka eivät olleet paikalla, on nyt vastuu, sinun on myös varmistettava, että heidät otetaan mukaan viestintään.

Voisit myös määritellä, mitkä ovat seuraavat vaiheet kokouksessa tehtyjen päätösten ja sovittujen toimien seurannassa. Saattaa olla, että tulevaisuudessa tarvitaan toinen, suunniteltu kokous, tai ehkäpä hankeraportit ovat sopivampia.

Valmiina ad hoc -kokoukseen?

Tieto siitä, miten ad hoc -kokouksen suunnittelu ja järjestäminen on arvokasta tietoa. Nyt tiedät, miten toimia silloin, kun syntyy improvisoitu tilanne, joka vaatii kiireellistä huomiota, ja pystyt toimimaan nopeasti ja tehokkaasti.

Nobolla on valikoima käytännöllisiä välineitä ja ratkaisuja, jotka tukevat tehokkaita kokouksia ja viestintää työpaikoilla, mukaan lukien valkotaulut, opasteet, ilmoitustaulut ja projektointilaitteet. Tutustu tuotteisiimme jo tänään ja katso, miten voimme auttaa yritystäsi.