Perinteinen käsitys jäykästä, kabineteilla täytetystä toimistotilasta on nopeasti muuttumassa. Nykypäivän dynaamisessa liiketoimintaympäristössä joustavuus ja sopeutumiskyky ovat avain menestykseen. Tämä on synnyttänyt käsitteen joustava toimistotila, jossa fyysistä ympäristöä voidaan helposti mukauttaa yrityksen ja sen työntekijöiden tarpeiden mukaan.

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme joustavan toimistotilan perustamisen etuja ja annamme kattavan oppaan joustavan toimistotilan perustamiseen. Olitpa sitten yrityksen omistaja, toimitilajohtaja tai työntekijä, joka haluaa parantaa työtilojaan, tämä opas auttaa sinua suunnittelemaan joustavan toimistotilan, joka edistää luovuutta, tuottavuutta ja yhteistyötä.

Miksi ihmiset tarvitsevat joustavaa toimistotilaa?

Perinteisellä toimistomallilla on rajoituksensa. Staattiset työpisteet, hierarkkiset erilliset toimistot ja suljetut tilat ovat jäämässä menneisyyteen. Nykyään työntekijät kaipaavat joustavuutta, jotta toimistolla on miellyttävä olla ja toimisto pystyy vastamaan muuttuviin tarpeisiin. 

Mitä etuja joustavilla toimistotiloilla on?

Joustavat pohjaratkaisut kannustavat spontaaniin vuorovaikutukseen ja tiimityöhön. Vapaus olla vuorovaikutuksessa ja liikkua ympäriinsä parantaa työntekijöiden välistä yhteistyötä ja luovuutta. Lisäksi tämä mahdollistaa läheisemmän yhteistyön kollegoiden välillä, kun tiimin jäsenet luovat suhteita kaikkien kanssa, eivätkä ainoastaan henkilöiden kanssa,joiden työpiste on lähellä.

Pandemian jälkeen joustavista työtiloista tuli hitaasti normi, kun ihmiset palasivat takaisin toimistolle. Joustavat tilat voidaan mukauttaa nopeasti uusiin terveys- ja turvallisuusvaatimuksiin. Samoin jos yrityksesi kasvaa tai supistuu, joustava toimisto voi helposti mukautua henkilöstön koon ja tarpeiden muutoksiin.

Joustavuus on houkutteleva piirre kaikissa yrityksissä. Joustavan työtilan tarjoaminen on arvokas etu, joka auttaa sinua houkuttelemaan ja säilyttämään ammattilaisia.

Nykyisten toimistotilojen arviointi

Ennen suunnitteluprosessiin ryhtymistä on tärkeää arvioida nykyiset toimistotilasi ja tunnistaa niiden vahvuudet ja heikkoudet. Ota huomioon seuraavat tekijät:

• Tutki nykyinen toimitila ja arvioi, voidaanko sitä helposti mukauttaa. Onko olemassa fyysisiä rajoitteita, jotka on otettava huomioon?
• Arvioi luonnolliset valonlähteet ja ilmanvaihtomahdollisuudet. Joustavassa tilassa tulisi olla mahdollisuus molempiin.
• Harkitse toimiston sijaintia ja saavutettavuutta työntekijöiden ja asiakkaiden kannalta. Onko sinne hyvät yhteydet ja onko se kätevässä paikassa?
• Analysoi, miten työntekijäsi käyttävät tilaa tällä hetkellä. Mitkä tilat ovat usein käytössä ja mitkä vähemmällä käytöllä?
• Varmista, että toimistossasi on tarvittavat työkalut tietokonetyöskentelyyn, kuten hyvä Wi-Fi ja useita pistorasioita.

Joustavan toimiston suunnittelu

Kun olet arvioinut tilasi, on aika suunnitella joustavuutta tukeva layout. Seuraavassa on muutamia suunnitteluperiaatteita, joita kannattaa ottaa huomioon:

• Avoimet alueet

Luo avoin pohjaratkaisu, jossa on määritelty vyöhykkeet eri toiminnoille. Näihin vyöhykkeisiin voi kuulua yksittäisiä työpisteitä, joissa on seisomapöydät, yhteistoiminta- tai hot desking -alueita, kokoushuoneita ja rentoutumistiloja.

• Modulaariset huonekalut

Investoi modulaarisiin, kevyisiin huonekaluihin, joita voidaan helposti liikutella muuttuvien tarpeiden mukaan. Tähän kuuluvat joustavat pöydät, siirrettävät väliseinät ja pinottavat tuolit.

• Joustavat seinät

Harkitse siirrettävien tai modulaaristen seinien käyttämistä, joita voidaan sijoittaa uudelleen eri tilojen luomiseksi tarpeen mukaan. Nämä seinät voivat auttaa jakamaan suuremmat alueet pienemmiksi, intiimeimmiksi tiloiksi kokouksia tai aivoriihiä varten.

• Erilaisia työtiloja

Tarjoa erilaisia työtiloja, kuten seisomatyöpöytiä, oleskelualueita ja hiljaisia vyöhykkeitä, jotta erilaiset työskentelytyylit ja -mieltymykset voidaan ottaa huomioon.

• Sujuva liikennevirta

Suunnittele pohjaratkaisu niin, että liikkuminen toimistossa on helppoa. Vältä tilanahtautta tai pullonkauloja.

Kalusteiden ja laitteiden valitseminen uuteen joustavaan toimistoon

Joustavaan toimistotilaan valitsemasi kalusteet ja laitteet ovat ratkaisevassa asemassa sen onnistumisen kannalta.

• Ergonomiset kalusteet

Aseta etusijalle ergonomiset tuolit ja työpöydät työntekijöidesi mukavuuden ja terveyden varmistamiseksi.

• Liikuteltavat kalusteet ja laitteet

Valitse pyörillä varustettuja tai kevyitä kalusteita, joita on helppo siirtää ja järjestää uudelleen. Haluat myös, että työvälineet voidaan helposti kuljettaa mukanasi. Nobon Move & Meet Mobile yhteistyöjärjestelmä ja Move & Meet lehtiötauluteline tarjoavat äärimmäistä joustavuutta ja ovat loistava lisä joustaviin toimistoihin, joita käytetään päivittäin.

• Monikäyttöiset kalusteet

Etsi kalusteita, joilla on useita käyttötarkoituksia, kuten säilytysratkaisuja, jotka toimivat myös istuimina, tai seisomapöytiä, joiden korkeutta voi säätää.

• Laatu ja kestävyys

Investoi laadukkaisiin kalusteisiin ja varusteisiin, jotka kestävät jatkuvan uudelleenjärjestelyn aiheuttamaa kulutusta. Vaikka se voi tuntua kalliilta nyt, se on edullisempi pitkällä aikavälillä, koska niitä ei tarvitse vaihtaa.

Dynaaminen tulevaisuus

Joustavan toimistotilan perustaminen on strateginen toimenpide, joka voi parantaa yrityksesi tuottavuutta, yhteistyötä ja sopeutumiskykyä. Ymmärtämällä työntekijöidesi tarpeet voit luoda työtilan, joka ei ainoastaan vastaa nykyaikaisen työntekijän vaatimuksiin, vaan myös edistää myönteistä työympäristöä ja yrityksesi yleistä menestystä.

Työelämän kehittyessä joustavista toimistotiloista tulee todennäköisesti uusi normi. Hyväksy tämä dynaaminen tulevaisuus, niin yritykselläsi on hyvät edellytykset menestyä alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä.