Kokoushuoneesi sisustuksella voi olla suuri vaikutus siihen, miten paljon osallistujat osallistuvat kokoukseen. Oikea ulkoasu riippuu kuitenkin kokouksen tarkoituksesta. Seuraavassa tarkastelemme, miksi kokoushuoneen sisustus voi helpottaa sitoutumista, mitä erilaisia kokoushuoneen sisustusvaihtoehtoja on käytettävissäsi ja miten voit valita parhaan vaihtoehdon kokoukseesi.

Miksi kokoushuoneen sisustus on tärkeä

Kokoushuoneen sisustus on tärkeä monista syistä. Oikeanlainen sisustus auttaa tiimiä tuntemaan itsensä sitoutuneemmaksi ja osallistumaan kokoukseen. Se voi helpottaa ideoiden ja keskustelujen syntymistä, mikä johtaa lopulta tuottavampaan kokoukseen.

Kokoustilan sisustus voi poiketa odotetusta, ja se voi olla hyvä keino piristää asioita. Se voi auttaa ihmisiä irrottautumaan tavanomaisista tavoistaan ja olemaan avoimia uusille ideoille ja kokemuksille.

Mitä kokoushuoneen sisustuksessa kannattaa ottaa huomioon

Kun päätät kokoushuoneesi ulkoasuvaihtoehdoista, sinun on otettava huomioon muutamia tekijöitä. Näitä ovat:

• Osallistujien määrä

Kuinka monta henkilöä osallistuu kokoukseenne? Tällä on suuri vaikutus siihen, minkälaisen kokoushuoneen sisustuksen voit valita. Jotkin vaihtoehdot eivät sovellu suurille ryhmille, ja toiset eivät toimi pienemmille ryhmille.

• Esteettömyys

Kokoushuoneesi ulkoasussa on noudatettava terveys- ja turvallisuussääntöjä. Sinun on varmistettava, että hätäuloskäynneille on selkeät kulkureitit ja että tarvittaessa sinne pääsee pyörätuolilla.

• Kokoustilan koko

Kokoustilan koko voi rajoittaa kokoustilan somistusvaihtoehtoja. Jos huone on liian pieni, sinulla voi olla vain vähän vaihtoehtoja huonekalujen sijoitteluun. Sinulle on kuitenkin edelleen tarjolla mukaansatempaavia vaihtoehtoja, joita käsittelemme tarkemmin alla.

• Visuaaliset työkalut

Minkälaisia visuaalisia työkaluja aiot käyttää kokouksessasi? Tarvitsetko valkokangasprojektion? Aiotteko suunnitella yhdessä ja tarvitsette valkotauluja brainstorm hetkiin? Käyttämäsi välineet ratkaisevat, mikä on paras kokoustilan pohjaratkaisu vaatimuksiisi.

• Osallistujien työvälineet

Mitä laitteita osallistujat käyttävät? Jos heillä on kannettavat tietokoneet, kokoushuoneesi pohjapiirustuksessa on oltava latauspisteet, jotta ihmiset voivat jatkaa työskentelyä keskeytyksettä mutta jotta johdoista ei synny kompastumisvaaraa.

• Lisätarvikkeet

Kun päätät kokoushuoneesi pohjapiirustuksesta, sinun on otettava huomioon myös kaikki ylimääräiset asiat, joita kokouksessa saatetaan tarvita. Jos esimerkiksi ruokailette kokoushuoneessa, teidän on varattava tilaa ruokailulle. Jos teetä ja kahvia on tarjolla, tarvitset niille tilaa tai ne on sijoitettava pöytien ääreen, joissa ihmiset työskentelevät.

• Tavoitteet

Lopuksi, mutta ehkäpä tärkeimpänä, sinun on mietittävä, mitä haluat saavuttaa kokouksessasi. Tällä on suurin vaikutus siihen, miten kokoushuone voidaan parhaiten järjestää, jotta osallistuminen olisi mahdollisimman suurta. Onko kokouksenne tarkoitus välittää tietoa? Onko kyse yhteistyöstä ja ideoinnista? Onko se opettamista ja kouluttamista? Kullakin kokoushuoneen sisustustyylillä on hyvät ja huonot puolensa, joten kokouksen tavoitteiden tulisi olla selvillä.

Pöytien ja tuolien asetteluvaihtoehdot

U-muotoinen

U-muotoinen kokoushuoneen asetteluvaihtoehto on kenties yksi yleisimmistä asetteluista, varsinkin kun on keskeinen keskipiste, kuten esitys tai puhuja. U-muotoisessa asettelussa pöydät asetetaan hevosenkengän muotoon. Avoimessa päädyssä voi olla valkotaulu, valkokangas tai kaiutin (tai kaikki edellä mainitut, jos kokous sitä vaatii).

Voit myös järjestää U-muotoisen tilan ilman pöytiä, jos niitä ei tarvita kokouksessa. Tässä tapauksessa voit yksinkertaisesti järjestää tuolit U:n muotoon, jotta kaikki näkevät keskipisteen.

U:n muoto mahdollistaa paremman kommunikoinnin osallistujien välillä, koska kaikki näkevät toisensa. Samalla kaikki osallistujat näkevät helposti puhujan ja/tai esityksen, joten heidän on helppo pysyä mukana. Kun käytetään pöytiä, osallistujat voivat helposti tehdä muistiinpanoja kannettavaan tietokoneeseensa tai paperille.

U-muotoisen sijoittelun haittapuolena on se, että suurin osa osallistujista katsoo keskipistettä sivulta. Tästä voi tulla epämiellyttävää, jos kokous kestää pitkään.

U-muoto ei myöskään ole paras mahdollinen, jos ryhmäsi on suuri. Jos U-muoto on liian suuri, ihmiset eivät pysty kommunikoimaan keskenään ja heidän voi olla vaikea nähdä keskipistettä. On myös otettava huomioon, että U-muoto ei käytä tilaa kaikkein tehokkaimmin, joten pienempiin kokoushuoneisiin ei välttämättä mahdu tätä asettelua.

Johtokunnan kokoushuone

Johtokunnnan kokoushuone asettelu on toinen suosittu pöytien järjestys. Tässä tyylissä on yleensä yksi suuri suorakulmainen pöytä, jonka ympärillä on tuoleja. Tämä pohjaratkaisu sopii parhaiten kokouksiin, joissa keskitytään esityslistaan eikä niinkään esittäjään, ja joissa jaetaan tietoa ja mahdollisia ideoita.

Tämän kokoushuoneen pohjaratkaisun etuina on, että kaikki osallistujat voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä, koska kaikki näkevät toisensa edestä päin. Pöydässä on runsaasti tilaa kannettaville tietokoneille ja paperitöille sekä juomille ja jopa ruoalle.

Yksi tämän asettelun haittapuolista on se, että se ei ole paras mahdollinen kaikille, jos esitystä on seurattava tarkasti. Tyypillisesti jotkut ihmiset joutuvat kääntymään istuimillaan, jos tarvitaan yksi keskipiste.

Toinen haittapuoli on se, että osallistujien huomio saattaa häiriintyä, jos heillä on kannettava tietokone edessään. Tällöin on tärkeää ilmoittaa, että sähköposteja ja muita töitä jatketaan kokouksen jälkeen.

Toinen neuvotteluhuoneen kokousjärjestyksen mahdollinen haittapuoli on se, että pöytien kauimmaisissa päissä istuvat henkilöt voivat tuntea itsensä eristetyiksi. Joskus yhden tai kahden henkilön läsnäolo päädyissä voi toimia erinomaisesti, jos kokouksen puheenjohtajan tai johtajan pitäisi olla kokouksen keskipisteenä. Jos järjestät kokouksen, jossa kaikkien pitäisi olla tasavertaisessa asemassa, pyöreän tai neliön muotoisen pöydän käyttäminen voi auttaa tasapainottamaan tilannetta.

Teatteri

Teatteri-kokoustilan pohjaratkaisutyyli sopii hyvin suurille ryhmille, joiden kokouksen tavoitteena on tiedon välittäminen tai kouluttaminen. Täällä tuolit asetetaan riveihin, kuten teatterissa, ja kaikki tuolit on suunnattu yhtä keskipistettä kohti. Usein keskipisteenä on valkokangas, jossa on esitys, jota ihmiset voivat helposti seurata.

Yksi tämän asetteluvaihtoehdon eduista on se, että siihen mahtuu helposti suuria ihmisryhmiä. Ilman pöytiä voit sijoittaa enemmän tuoleja, mutta kuitenkin niin, että niihin pääsee helposti käsiksi. Osallistujat voivat keskittyä täysin puhujaan ja/tai esitykseen, koska he kaikki voivat helposti nähdä sen, eikä heidän edessään ole kannettavia tietokoneita tai mitään muuta, mikä voisi häiritä heitä.

Tämä kokoushuoneen pohjaratkaisu ei ole paras mahdollinen, jos kokouksesi edellyttää osallistujien välistä yhteistyötä. Tarvittaessa vierekkäin istuvien välillä voi olla jonkin verran tilaa keskusteluun, mutta yleisesti ottaen painopisteen pitäisi olla puhujassa ja tiedon vastaanottamisessa.

Osallistujien voi olla vaikea tehdä muistiinpanoja tässä pohjaratkaisussa. Voit käyttää yliopistotyylisiä istuimia, joissa on pieni, kiinnitetty pöytä muistiinpanoja varten. Tai voit varmistaa, että esitys lähetetään osallistujille kokouksen jälkeen, jotta he voivat virkistää itseään siitä, mitä sanottiin.

Luokkahuone

Luokkahuoneen kokoushuoneen pohjapiirustus on samanlainen kuin teatterityylin, mutta tässä on pöydät. Huone on siis kuin luokkahuone, jossa pöydät ja tuolit ovat rivissä huoneen etuosaa vasten. Tämä ulkoasu sopii hyvin, jos sinulla on esitys ja/tai puhuja, mutta osallistujien on myös käytettävä kannettavia tietokoneita tai muita laitteita. Pöydät tarjoavat lisätilaa työskentelylle ja myös juomille ja ruoalle, jos sitä tarvitaan kokouksen aikana.

Kuten teatterityyli, tämäkin järjestelyvaihtoehto ei mahdollista helppoa yhteistyötä osallistujien välillä, joten sitä tulisi käyttää vain silloin, kun se ei ole kokouksen tavoite.

Joskus luokkahuoneen järjestely voi merkitä sitä, että rivien kauimmaisissa päissä olevilla on vaikeuksia nähdä keskipistettä. Tätä ongelmaa voidaan lieventää rivien sijoittelulla niin, että ne ovat vähän vinossa esittäjään nähden.

Kabaree

Kabaree-kokoushuone sopii erinomaisesti silloin, kun osallistujien on nähtävä esitys/esittäjä, mutta heidän on myös tehtävä yhteistyötä pienemmissä ryhmissä. Se koostuu useista pienemmistä pyöreistä pöydistä. Istuimet järjestetään puolikuun muotoisesti pöydän toisen puoliskon ympärille, ja toisen puoliskon ympärillä on avoin tila keskustaan päin.

Kabaree-kokoustilojen asettelut mahdollistavat maksimaalisen sitoutumisen, koska osallistujilla on selkeä näkyvyys puhujaan ja/tai esitykseen. Samalla he voivat keskustella ja kommunikoida toistensa kanssa pienryhmissä kussakin pöydässä. Tämä vaihtoehto sopii erinomaisesti esityksiin, jotka edellyttävät lyhyttä ryhmätyöskentelyä koko ajan.

Kabaree-tyylisen istumajärjestyksen mahdollinen haittapuoli on se, että se voi rohkaista osallistujia keskustelemaan keskenään silloin, kun se ei ole ajankohtaista tai kun se ei ole oikeaan aikaan. Mukaansatempaava esitys auttaa välttämään tämän.

Banguet

Banguet-kokoustilan pohjaratkaisuvaihtoehto muistuttaa kabareeta siinä mielessä, että se koostuu useista pienemmistä, pyöreistä pöydistä. Banguet-tyylisessä istumajärjestyksessä tuolit on kuitenkin sijoitettu koko pöydän ympärille, eikä vapaata tilaa ole.

Banguet-muotoinen istumajärjestys sopii täydellisesti, kun kokouksen päätavoitteena on ryhmäyhteistyö tai verkostoituminen. Se mahdollistaa helpon viestinnän osallistujien välillä, ja pöydässä on runsaasti tilaa kannettavien tietokoneiden käytölle, muistiinpanojen tekemiselle ja virvokkeiden nauttimiselle.

Banguet-tyyppisen istumajärjestyksen haittapuolena on se, että se voi olla hankalaa verkostoitumiselle muiden ryhmien välillä. Voit sisällyttää kokoukseen sekoittumisen, eli pyytää osallistujia liikkumaan pöytien ympärillä ja viettämään aikaa jokaisen pöydän ääressä.

Banguet-kokoustilan pohjaratkaisu ei myöskään mahdollista keskeisen keskipisteen helppoa tarkastelua. Jos sinulla on puhuja, voi olla parasta, että hän liikkuu huoneessa, jotta ihmisten ei tarvitse ponnistella liikaa nähdäkseen hänet ja ollakseen yhteydessä häneen. Jos sinulla on esitys, voi olla parempi käyttää vaihtoehtoista kokoushuoneen asettelua, kuten kabareeta, jotta ihmisten ei tarvitse kääntyä tuoleillaan katsomaan esitystä.

Mikä on paras ratkaisu kokoukseen?

Paras kokoushuoneen asettelutyyli riippuu kokouksen tavoitteista. Kullakin tyylillä on omat etunsa, joiden avulla voit maksimoida osallistujien sitoutumisen.

Jos ryhmäsi on pieni ja kokouksen tarkoituksena on vaihtaa tietoja, kokoushuonetyyli saattaa toimia parhaiten.

Jos ryhmäsi on pieni tai keskikokoinen ja osallistujien on katsottava esitystä tai keskeistä keskipistettä, mutta samalla he voivat kommunikoida toistensa kanssa, U-tyyli saattaa olla oikea ratkaisu.

Jos ryhmäsi on keskisuuri tai suuri ja tarvitset osallistujia katsomaan esitystä tai puhujaa ja tekemään vain vähän tai ei lainkaan yhteistyötä, teatteri- tai luokkahuonetyyliset layout-vaihtoehdot voivat olla parhaita vaihtoehtoja.

Jos ryhmäsi on keskisuuri tai suuri ja tarvitset osallistujia, joiden on tehtävä yhteistyötä keskenään, Banguet- tai kabaree-ratkaisut toimivat parhaiten.