Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset työntekijöidesi kanssa voivat tuoda monia etuja yksilölle, tiimille ja koko yritykselle. On kuitenkin tärkeää kysyä oikeat kysymykset kahdenkeskisen tapaamisen aikana, jotta aika käytetään tehokkaasti.

Blogissa kerrotaan, miksi kahdenkeskiset tapaamiset ovat tärkeitä, miten voit järjestää tehokkaan kahdenkeskisen tapaamisen ja millaisia kysymyksiä kannattaa esittää.

Mitä hyötyä kahdenkeskisistä tapaamisista on?

Kahdenkeskiset tapaamiset on todettu olevan hyödyllisiä, sillä ne parantavat tehokkaasti viestintää sinun ja työntekijäsi välillä sekä auttaa rakentamaan ja ylläpitämään hyvää suhdetta.

Ne voivat olla hyödyllisiä myös työntekijän tavoitteiden ja päämäärien seurannassa. Tavoitteet saatetaan asettaa vuosittaisessa arviointikeskustelussa, mutta säännöllinen kahdenkeskinen tapaaminen voi auttaa seuraamaan työntekijän edistymistä vuoden aikana.

Kahdenkeskisen tapaamisen oleellinen tehtävä on antaa työntekijälle tilaisuus keskustella häntä koskevista asioista. Se on helppo tapa tunnistaa mahdolliset ongelmat ja tarjota tarvittavaa tukea, olipa kyse sitten tiimin dynamiikasta, työprosesseista tai työntekijästä itsestään. Kahdenkeskiset tapaamiset auttavat myös saamaan työntekijän tuntemaan itsensä arvostetuksi tiimin jäseneksi ja välttämään eristäytyneisyyden tunnetta.

Miten kahdenkeskinen tapaaminen rakennetaan

Kahdenkeskinen tapaaminen kannattaa aloittaa lyhyellä epävirallisella keskustelulla jään murtamiseksi. Kokouksen aloittaminen heti virallisilla kysymyksillä voi olla vastenmielistä, ja se voi saada työntekijäsi tuntemaan olonsa epämukavaksi. Sen sijaan tervehdi heitä ja keskustele yleisistä aiheista, kuten siitä, miten he voivat, miten heidän perheellään menee jne.

Kun olet saanut keskustelun käyntiin, voit siirtyä virallisempiin kahdenkeskisiin kysymyksiin. Näiden olisi liityttävä heidän työhönsä ja siihen, miten he pärjäävät, millaisia haasteita he ovat kohdanneet ja mitä tukea he saattavat tarvita jatkossa. Alla on muutamia esimerkkikysymyksiä kahdenkeskistä tapaamista varten.

Kun olet käynyt kysymykset läpi, voit antaa työntekijälle mahdollisuuden ottaa esiin kaikki ne asiat, joista hän haluaa puhua ja joita et ole käsitellyt. On tärkeää jättää heille riittävästi aikaa keskustella kaikista asioista, jotta kaikki ongelmat voidaan selvittää. Jos työntekijälle ei anneta tilaisuutta puhua siitä, mitä hän haluaa, se voi johtaa siihen, että hän joutuu kamppailemaan jonkin ongelman kanssa tai ei tunne itseään kuulluksi tai arvostetuksi.

Kun kaikki ovat tuoneet esille haluamansa asiat voit päättää kokouksen. Tämä olisi aina tehtävä mahdollisimman lämpimään ja ystävälliseen sävyyn riippumatta siitä, mistä kokouksessa puhuttiin. Tämä voi auttaa pitämään työmoraalin korkealla, kun työntekijäsi jatkaa työpäiväänsä.

10 kysymystä, joita voit kysyä työntekijältäsi kahdenkeskisissä palavereissa

Alla on muutamia esimerkkikysymyksiä, joita voit kysyä kahdenkeskisissä palavereissa. Voi olla hyödyllistä yksilöidä kysymykset tarvittaessa, jotta voit puhua tietystä projektista tai jostain, jonka parissa työntekijäsi on työskennellyt. 

• Miten kulunut viikko/kuukausi on sujunut?

Tämä kysymys voi olla hyvä aloituskysymys, sillä se antaa työntekijällesi tilaisuuden keskustella siitä, miten asiat ovat sujuneet edellisen tapaamisenne jälkeen yleisellä tasolla. Se voi auttaa sinua tunnistamaan, ovatko asiat sujuneet hyvin vai huonosti ja suhtautuuko työntekijäsi työhön myönteisesti vai kielteisesti.

• Mitkä ovat työsi prioriteetit juuri nyt?

Tämä kysymys voi auttaa sinua keskittymään kokoukseen. Saat selville, mitä työntekijäsi on työstänyt ja mitä hän pitää tällä hetkellä tärkeimpänä työnä. Jos heidän prioriteettinsa eivät ole linjassa sinun tai tiimin prioriteettien kanssa, voit auttaa suuntaamaan ne uudelleen.

• Mitkä ovat suunnitelmasi tuleville viikoille?

Tämä auttaa sinua tunnistamaan, mihin työntekijäsi keskittyy ja mihin hänen tulevat työsuunnitelmansa. Voit varmistaa, että tämä vastaa tiimiä koskevia suunnitelmiasi. Se antaa työntekijälle myös tilaisuuden keskustella työmäärästään ja siitä, tuntuuko hänestä, että hänellä on liikaa tai liian vähän tekemistä.

• Mikä on viimeaikainen työsi kohokohta?

Kohokohdista ja saavutuksista keskusteleminen kahdenkeskisessä keskustelussa on erittäin tärkeää. Sinun tulisi juhlia työntekijäsi saavutuksia yhdessä hänen kanssaan ja varmistaa, että hän tietää työnsä olevan arvostettua.

• Mikä on ollut sinulle viime aikoina haasteellista?

Haasteista ja kamppailuista, joita työntekijäsi on kohdannut, puhuminen on yhtä tärkeää kuin positiivisista saavutuksista puhuminen. Tässä voit tunnistaa työntekijäsi ja/tai tiimisi ja yrityksesi työskentelytavan heikkoudet. Sen jälkeen voit tarjota enemmän tukea siellä, missä sitä tarvitaan, muuttamalla prosesseja tai tarjoamalla lisää koulutusta tai parempia laitteita.

• Miten asiat sujuvat tiimisi ja kollegoiden kanssa?

Sillä, miten työntekijäsi tulee toimeen muun tiimin kanssa, voi olla suuri vaikutus siihen, miten hän työskentelee. Kun annat työntekijäsi keskustella siitä, miten hän suhtautuu työtovereihinsa, voit auttaa sinua tunnistamaan, missä suhteissa voi olla jännitteitä ja missä sinun on ehkä puututtava asiaan antamalla lisätukea.

• Voinko antaa sinulle tukea, joka helpottaisi arkeasi?

Tämä on tärkeä kysymys, jonka avulla voit selvittää, miten voit auttaa työntekijääsi. Kyse voi olla niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin siitä, että he tarvitsevat lisävarusteita, kuten valkotauluja suunnittelun ja työnkulun parantamiseksi. Saattaa olla, että sinun on tultava apuun ja autettava työkaveria, jonka kanssa hänellä on vaikeuksia työskennellä.

• Onko tiimissä jokin liiketoiminnan osa-alue tai jokin tapahtuma, jonka suhteen sinusta tuntuu, ettet ole ajan tasalla?

Joskus on hankalaa pitää yllä perusteellista viestintää tiimin kesken, ja ihmiset voivat jäädä sivuun. Tämä kysymys auttaa sinua tunnistamaan, missä asioissa sinun on ehkä parannettava viestintääsi, ja samalla ilmoitat työntekijällesi kaikista asioista, joista hän kaipaa lisätietoja.

• Onko tulossa projekteja, joiden parissa haluaisit työskennellä?

Tämä kysymys antaa työntekijällesi tilaisuuden keskustella siitä, onko tulossa jotain sellaista, johon hän kokee voivansa tuoda lisäarvoa. Se voi liittyä heidän nykyiseen tehtäväänsä tai laajentaa sitä. Tässä yhteydessä voi olla hyödyllistä kertoa heille, mitä hankkeita on tulossa, jos he eivät ole jo tietoisia.

• Voimmeko tarjota lisäkoulutusta, joka auttaa sinua kehittymään tehtävässäsi?

Viimeinen kysymys voi koskea työntekijän jatkokehitystä. Heidän nykyisessä osaamisessaan voi olla puutteita, joiden korjaamiseksi lisäkoulutus voisi auttaa heitä tuottamaan laadukkaampaa työtä tai olemaan tehokkaampia. Ehkä he haluavat laajentaa rooliaan, ja lisäkoulutus voi auttaa heitä saavuttamaan tämän tavoitteen. Sinun pitäisi pystyä tarjoamaan sekä sisäisiä että ulkoisia koulutuskursseja, kuten työkaverin varjostamista tai verkkokurssin suorittamista.

Parhaat käytännöt kahdenkeskisissä tapaamisissa

Se, kuinka säännöllisesti pidät kahdenkeskisiä tapaamisia, riippuu siitä, kuinka läheistä yhteistyötä teet työntekijöidesi kanssa, kuinka usein sinun on tarkistettava tilanne ja myös tiimisi koosta. Vähintään kuukausittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia olisi pidettävä, mutta viikoittaiset tapaamiset voivat olla jossain tapauksissa hyödyllisiä. Voit mukauttaa kysymyksesi sinulle sopivaan taajuuteen - esimerkiksi ei ehkä tarvitse kysyä joka viikko, tarvitseeko työntekijäsi lisäkoulutusta.

Kysymysten aiheita kannattaa vaihdella ja suhteuttaa ne siihen, mitä tiimissäsi ja yrityksissäsi tapahtuu juuri nyt. Jos sinulla on siis meneillään suuri projekti, johon työntekijäsi osallistuu, voi olla tarkoituksenmukaista keskittyä kokouksessa kyseiseen projektiin.

Kokouksen aikana sinun on varmistettava, että työntekijälläsi on riittävästi puheaikaa. Sinun tulisi kuunnella aktiivisesti, mitä he sanovat, ja tehdä muistiinpanoja, jos se on tarkoituksenmukaista. Haluat varmistaa, että työntekijäsi tuntee tulevansa kuulluksi ja että häntä arvostetaan osana tiimiä.

Kokouksessa olisi keskityttävä työntekijään ja hänen edistymiseensä. Sinun ei pitäisi puhua liian pitkään tilannekatsauksista tai heidän edistymisestään tietyissä töissä, ellei se ole kokouksen kannalta olennaista.

Sinun pitäisi olla avoin koko kokouksen ajan ja antaa rehellistä palautetta. Kokouksen jälkeen voi olla hyödyllistä lähettää lyhyt yhteenveto, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti kaikista käsitellyistä toimista tai seuraavista vaiheista. Voit myös merkitä muistiin kaikki puhutut aiheet, joihin teidän on palattava seuraavassa kokouksessa, jotta ne eivät unohdu.