Kyky viestiä selkeästi kokouksissa voi olla ratkaisevaa tuottavan kokouksen ja hukkaan heitetyn tilaisuuden välillä. Yksi monipuolisimmista kokouksia tukevista välineistä on valkotaulu - valkotaulu ei ole pelkkä tyhjä tila, vaan se voi luoda vuorovaikutteisen, dynaamisen tilan, jossa voidaan tehdä yhteistyötä, mikä tehostaa kokouksia.

On kuitenkin tärkeää, että maksimoit tämän näennäisen yksinkertaisen välineen mahdollisuudet. Tässä oppaassa tarkastelemme joitakin hyödyllisiä strategioita, joiden avulla voit käyttää valkotaulua parhaalla mahdollisella tavalla. Oikeiden lisävarusteiden käytöstä tiimisi sitouttamiseen varmistamme, että valkotaulusi edistää tehokasta viestintää ja onnistuneita kokoustuloksia.

Miksi valkotaulun käyttö kokouksissa on hyödyllistä?

Valkotaulut ovat olennainen kokousväline. Ne tarjoavat visuaalisen tilan, jossa ideat ja ehdotukset voidaan tallentaa, esittää ja keskustella. Ne voivat auttaa kokouksen osallistujia ymmärtämään paremmin kokouksessa välitettävää tietoa, mikä mahdollistaa yhteistyön ja ongelmanratkaisun.

Valkotaulut voivat auttaa pitämään tiedot järjestyksessä kokouksen aikana, mikä voi auttaa keskustelua pysymään aiheessa ja asiallisina. Kun ideat kirjoitetaan valkotaululle, se voi auttaa osallistujia pysymään sitoutuneina ja keskittyneinä myös pitkien kokousten aikana.

Näin käytät valkotaulua tehokkaasti kokouksissa

Valkotaulun käyttämiseen kokouksessa on useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon, jotta tästä välineestä saadaan paras mahdollinen hyöty.

Käytä oikeita valkotaulun lisävarusteita

Saadaksesi valkotaulustasi kaiken irti, tarvitset muutakin kuin kynän tai kaksi. Kuten seuraavassa luvussa käsitellään, jotta voit kommunikoida tehokkaasti valkotaulun avulla, tarvitset erilaisia lisävarusteita, kuten:

• Lajitelma värillisiä kyniä
• Magneetit
• Puhdistussuihke ja puhdistusliina

Yhteistyön ja visuaalisen kommunikaation lisäämiseksi voit käyttää myös rasterinauhaa, värillisiä magneettiruutuja ja minitauluja, joita kokouksen osallistujat voivat käyttää.

Kaikki nämä sisältyvät Nobon Whiteboard Accessories Kit Bag, joka on täydellinen lisä kaikkiin kokouksiisi. Pakkauslaukkumme on suunniteltu niin, että valkotaulun tarvikkeiden säilyttäminen ja saatavuus on helppoa, ja siinä on magneettikansi magneettien säilyttämistä varten ja joustavat silmukat kunkin kynän pitämistä varten. Laukku on helposti siirrettävissä, joten se sopii erinomaisesti tarvikkeiden säilyttämiseen ja järjestämiseen sekä niiden kuljettamiseen mihin tahansa kokoushuoneeseen, mikä takaa tuottavan tiimityön myös matkalla.

Käytä tehokkaita viestintätekniikoita

Kun kirjoitat valkotaulullesi, on tärkeää, että sisältö on selkeää ja tiivistä. Aivoriihessä tämä voi tarkoittaa sitä, että annat ryhmän ensin keskustella ideoistaan, ennen kuin kirjoitat keskeiset kohdat ylös. Tästä on se lisäetu, että tiimi voi kokoontua yhteen ymmärtämään ja tiivistämään jokaisen kohdan.

Kun käytät visuaalisia viestintävälineitä, kuten valkotaulua, sinun on aina otettava huomioon visuaalinen elementti. Tämä tarkoittaa värikoodausta ja alueiden jakamista osiin, jotta ideat pysyvät järjestyksessä. Voit esimerkiksi kirjoittaa haasteet punaisella ja ratkaisut vihreällä, tai voit käyttää eri värejä ilmaisemaan erilaisia suhteita käyttämällä erivärisiä nuolia kahden pisteen välillä.

Voit myös kiinnittää taululle magneettien avulla mahdollisia visuaalisia apuvälineitä ja kaavioita, jotta voit siirtää niitä tarvittaessa. Tästä voi olla apua, jos sinulla on analysoitava juliste tai esite - tulosta yksinkertaisesti suuri versio, kiinnitä se taululle ja aloita kommentointi.

Vuorovaikutuksen ja osallistumisen edistäminen

Valkotaulu sopii erinomaisesti osallistumisen edistämiseen kokouksissa. Voit ottaa ihmiset aktiivisesti mukaan pyytämällä heitä itse kirjoittamaan ajatuksiaan taululle tai lisäämään kommenttejaan. Tämä tekee kokouksesta mielenkiintoisemman ja voi myös auttaa varmistamaan, että kaikkien ääni tulee kuulluksi.

Voit tehdä tämän aivoriihen avulla kirjoittamalla keskeisen idean tai ongelman taulun keskelle ja pyytämällä sitten jokaista henkilöä kirjoittamaan ajatuksensa tai ehdotuksensa. Ihmiset alkavat luonnollisesti hyödyntää toistensa ideoita, ja yleensä päädytään luovempiin ratkaisuihin.

Suuremmissa kokouksissa ei ehkä ole tarkoituksenmukaista pyytää kaikkia tulemaan esiin ja osallistumaan taululla olevaan sisältöön. Tässä tapauksessa voit pyytää ihmisiä jakautumaan pienempiin ryhmiin ja tekemään yhteistyötä omilla minitaululla. Heidän ideoistaan ja ajatuksistaan voidaan sitten keskustella laajemman ryhmän kanssa, ja keskeiset kohdat voidaan siirtää päätaululle, jotta kaikki voivat viitata niihin.

Pidä sisältö siistinä ja järjestyksessä

Kaiken, mitä kirjoitat valkotaululle, on oltava siistiä ja järjestyksessä, jotta kaikki kokouksen osallistujat pystyvät seuraamaan, mistä on keskusteltu. Tähän kuuluu myös se, että käsiala pidetään siistinä ja riittävän suurena kaikkien luettavaksi, jotta ihmiset pysyvät sitoutuneina. Sinun on vältettävä taulun ylikuormittamista, joten pidä sisältö tiiviinä ja ytimekkäänä. Saatat joutua päivittämään ja tarkistamaan tietoja kokouksen edetessä, kun uusia ideoita tulee esiin ja aiemmat ehdotukset käyvät tarpeettomiksi tai epäolennaisiksi.

Rastinauha voi olla erinomainen lisä kokoukseen, sillä sen avulla voit luoda siistejä kaavioita ja taulukoita taululle. Kynän käyttö voi jättää sotkuisen näköisen jäljen, mutta rasteriteipillä saat puhtaat ja suorat viivat. Voit sitten täyttää tiedot ja kohdat kynilläsi ja muistaa tarvittaessa värikoodata ne.

Dokumentoi ja jaa valkotaulun sisältö

Kokouksen jälkeen on tärkeää, että kaikki valkotaululle kirjoitetut tiedot ja ideat kirjataan ja säilytetään. Näin varmistetaan, ettei ratkaisuja tai keskeisiä kohtia hukata, ja myös seuraavat vaiheet ovat helpommin toteutettavissa.

Voit dokumentoida valkotaulun sisällön joko ottamalla siitä valokuvan tai kirjoittamalla keskeiset kohdat virallisempaan asiakirjaan. Voit sitten jakaa kuvan tai asiakirjan lähettämällä sen kokouksen jälkeisessä sähköpostiviestissä yhdessä toimien ja määräaikojen kanssa ja/tai lataamalla sen jaettuun asemaan. Sinun tulisi varmistaa, että kaikilla on pääsy sisältöön ja että he voivat seurata annettujen tehtävien suorittamista.

Voit myös pyytää osallistujia antamaan palautetta valkotaulun sisällöstä. Saattaa olla, että kokouksen jälkeen on vielä tehtävä muutoksia tai korjauksia tai lisättävä uusia näkemyksiä. Jos sinulla on lisää lisättävää, lisää se joko asiakirjaan tai liitä valkotaulun kuvan kanssa lisäasiakirja, jossa on yhteenveto lisätiedoista.

Suorita onnistuneita yhteistyökokouksia Nobon avulla

Nobolla on valtava valikoima käytännöllisiä viestintävälineitä, jotka tukevat kokouksiasi ja kannustavat tuottavaan, yhteistoiminnalliseen työskentelyyn. Valkotauluista ja ilmoitustauluista projektointivälineisiin ja opasteisiin, meiltä löytyy varmasti ratkaisu, jota tarvitset tehokkaisiin kokouksiin ja viestintään. Tutustu tuotevalikoimaamme jo tänään ja katso, miten voimme tukea organisaatiotasi.