Kokoukset ovat työelämässä korvaamaton työkalu, joka auttaa yksilöitä tekemään yhteistyötä, tekemään päätöksiä ja seuraamaan edistymistä. Kokousten tulva on kuitenkin aiheuttanut odottamattoman kustannuksen - kokousväsymyksen. Tämä on valitettavasti yleinen ongelma, joka vaikuttaa ammattilaisiin kaikilla toimialoilla ja johtaa tuottavuuden laskuun ja stressitason nousuun.

Tuottavien kokousten asiantuntijoina selvitämme tässä blogissa, mitä kokousväsymys tarkalleen ottaen on, miten se vaikuttaa yksilöihin ja tuottavuuteen ja miten se voidaan tunnistaa. Selvitämme, miten sitä voidaan välttää, ja tarjoamme käytännön strategioita ja ohjeita, joiden avulla voidaan varmistaa, että kokoukset ovat tehokkaita ja osallistavia joka kerta.

Mitä kokousväsymys on?

Kokousväsymys käsittää uupumuksen, stressin ja turhautumisen tunteet, jotka johtuvat siitä, että henkilö osallistuu liian moniin kokouksiin.

Kokousväsymys voi syntyä, kun henkilö tuntee olevansa hukkua siihen, kuinka moniin kokouksiin hänen on osallistuttava viikoittain tai jopa päivittäin. Kokousväsymys voi kehittyä myös silloin, kun kokoukset jatkuvat liian pitkään ja niiden rakenteet ja/tai tavoitteet ovat epäselvät.

Kokousväsymyksen vaikutukset

Kokousväsymyksellä voi olla useita haitallisia vaikutuksia. Se voi vaikuttaa kielteisesti yksilöön aiheuttamalla kohtuutonta stressiä ja ahdistusta. Kun jollakulla on paljon kokouksia, hän ei todennäköisesti pysty keskittymään tavanomaiseen työhönsä. Tämä voi aiheuttaa sen, että työtä kertyy lisää, mikä johtaa siihen, että yksilö tuntee olevansa äärimmäisen kuormittunut. Tämä voi tapahtua, kun jonkun on osallistuttava moniin kokouksiin päivässä, mutta myös silloin, kun kokoukset jakautuvat koko päivän ajalle. Jos jollakulla ei ole riittävästi aikaa kokousten välillä keskittyä kunnolla työhönsä, hän voi jäädä jälkeen.

Toinen kokousväsymyksen kielteinen vaikutus on kokousten tuottavuus. Osallistujat saattavat olla poissa pelistä, eivät kiinnitä huomiota siihen, mitä sanotaan, ja heiltä saattaa jäädä tärkeää tietoa huomaamatta joko uupumuksen vuoksi tai siksi, että he ajattelevat muita töitä, jotka on vielä tehtävä. He saattavat myös olla epäkiinnostuneita ja välttää osallistumasta ideoihin ja yksityiskohtiin, joita tarvittaisiin onnistuneeseen ja tuottavaan kokoukseen.

Mitkä ovat kokousväsymyksen varoitusmerkit?

Kuten mainittiin, kokousväsymyksen vaikutuksena ja oireena ovat stressaantuneet, ahdistuneet ja työnsä kanssa ylikuormittuneet henkilöt. Tämä voi näkyä kokouksissa siten, että ihmiset, jotka tavallisesti saattavat olla sitoutuneita, eivät ole kiinnostuneita eivätkä anna panostaan.

Toinen varoitusmerkki siitä, että työntekijät ovat kokousväsyneitä, on se, että he välttelevät kokouksia. He saattavat perua tapaamisensa viime hetkellä tai pyytää usein, että tapaamisia siirretään myöhempään ajankohtaan. Tämä voi olla erityisen yleistä säännöllisissä kokouksissa, jotka pidetään joka viikko.

Kokousväsymys voi näkyä myös projektin määräaikojen laiminlyönninä. Jos ihmiset joutuvat viettämään suurimman osan ajastaan kokouksissa, he eivät pysty tekemään työtään. Tämä tarkoittaa epäilemättä sitä, että määräaikoja ei noudateta, koska työtä ei voida tehdä. Tämä voi entisestään lisätä kokousväsymystä, sillä projektikokouksissa on vähemmän päivityksiä, jolloin kokous menee hukkaan.

Miten ehkäistä kokousväsymystä

On olemassa useita toimenpiteitä, joilla voidaan välttää kokousväsymystä ja luoda terve ja tuottava kokouskulttuuri yritykseen.

Pidä kokous vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä

Kokoukset voivat olla hyödyllinen ja käytännöllinen väline, joka auttaa parantamaan viestintää ja antaa ihmisille tilaisuuden tuoda esiin huolenaiheita ja ratkaista ongelmia yhteistyössä. Se ei kuitenkaan aina ole paras vaihtoehto kokouksen pitämiseen. Jos esimerkiksi tiiminvetäjä haluaa päivityksiä projektista, voi olla parempi pyytää projektiraporttia projektin parissa työskenteleviltä henkilöiltä. Tämä raportti voidaan aina jakaa muille tiimin jäsenille sen varmistamiseksi, että kaikki saavat tarvittavat päivitykset, mutta se voi myös tarkoittaa, että ihmiset eivät tuhlaa aikaa osallistumalla kokoukseen, jossa heidän ei tarvitse olla.

Voit myös tarkastella säännöllisiä kokouksiasi. Tiimiviestinnän kannalta voi olla hyödyllistä pitää säännöllisiä kokouksia, joissa kaikki tiimin jäsenet voivat kertoa muille, mitä he tekevät parhaillaan ja missä he saattavat tarvita tukea. Voisi kuitenkin olla hyödyllistä tarkastella, kuinka usein tämä kokous pidetään. Jos tiimisi kokoontuu tällä hetkellä päivittäin, voisitko lyhentää sitä viikoittaiseksi? Jos teillä on tällä hetkellä tunnin mittainen viikoittainen tiimikokous, voisitteko lyhentää sitä 30 minuuttiin? Pane merkille, mitä tavallisessa kokouksessasi tällä hetkellä sanotaan, ja etsi keinoja, joilla sitä voidaan tiivistää tai vähentää.

Suunnittele tiivis kokous

Kun olet päättänyt, että kokous on tarpeellinen, voit suunnitella tiiviin esityslistan. Varmista, että esityslista sisältää keskeiset asiat, jotka täyttävät kokouksen tavoitteen. Voit lähettää sen osallistujille, kun kutsut heidät kokoukseen.

Esityslistan avulla osallistujat tietävät, mitä kokoukselta odotetaan, ja varmistavat, että heidän aikansa ei mene hukkaan. Se auttaa myös pitämään kokouksen aikataulussa ja estää ihmisiä menemästä sivuraiteille, jotka eivät ehkä ole kokouksen tai muiden osallistujien kannalta olennaisia.

Kutsu vain olennaiset henkilöt

Kun tiedät kokouksen päätavoitteen ja sinulla on esityslista, voit päättää, kenen on osallistuttava. Sinun tulisi pyrkiä kutsumaan vain ne, jotka hyötyvät kokoukseen osallistumisesta, ja välttää kutsumasta henkilöitä, joita vain "ehkä" tarvitaan. Jos huomaat kokouksen aikana, että sinun on kysyttävä jotain kollegalta, joka ei ole paikalla, voit aina soittaa hänelle tai lähettää hänelle viestin. Näin he voivat välittää tietoa ilman, että heidän tarvitsee istua koko kokouksessa, joka ei ehkä ole heille merkityksellinen.

Usein voi olla parempi kutsua vain yksi tai kaksi henkilöä tietystä tiimistä tai osastosta kuin koko tiimi. Osallistujat voivat aina välittää tietoa eteenpäin omalle tiimilleen, tai voit lähettää pöytäkirjan ympäriinsä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla siitä, mitä sanottiin. 

Jos et ole varma siitä, kenen on osallistuttava kokoukseen, voit kysyä heiltä erikseen tai kutsua heidät "vapaaehtoisesti", jotta he voivat päättää itse. Voit myös laittaa kokouksen esityslistan johonkin keskeiseen paikkaan, esimerkiksi ilmoitustaululle yhteiseen tilaan, ja antaa ihmisille mahdollisuuden osallistua, jos he katsovat, että siitä on heille hyötyä.

Tavoitteena on pitää kokous keskittyneenä

Varmista kokouksen esityslistan avulla, että kaikki pysyvät kärryillä. Usein kokoukset voivat muuttua, joko siksi, että joku ottaa esille huolenaiheen, joka ei ole täysin relevantti, tai siksi, että esitetään asia, joka käynnistää erillisen keskustelun. Usein nämä voivat olla hyödyllisiä keskusteluja, mutta kokous ei ehkä ole sopivin paikka niiden käymiselle.

Pyrkikää pitämään sivuseikkoja koskevat keskustelut mahdollisimman vähäisinä. Jos syntyy arvokas keskustelu, joka ei liity kokoukseen, merkitse muistiin, että sitä jatketaan kokouksen jälkeen. Osallistujat voisivat joko jäädä kokoukseen ylimääräiseksi ajaksi tai voitaisiin järjestää erillinen kokous tai puhelinkeskustelu.

Käytä hyödyllisiä sitouttamisvälineitä

Yksi tapa auttaa pitämään ihmiset sitoutuneina kokoukseen on käyttää visuaalisia viestintävälineitä. Voit esimerkiksi käyttää valkotaulua tehdäksesi muistiinpanoja kokouksen aikana ja kirjoittaaksesi muistiin ihmisten ideoita. Tämä voi antaa ihmisille jotakin, johon viitata ja jonka varaan rakentaa, mikä edistää parempaa yhteistyötä.

Voit myös hyödyntää valkokankaita, jos käytät esitystä. Tämä voi auttaa pitämään ihmisten huomion yllä, sillä se antaa heille jotain katseltavaa, josta he voivat tehdä omia muistiinpanojaan. Voit sitten lähettää esityksen osallistujille kokouksen jälkeen, jotta he voivat viitata siihen.

Määritä joku pitämään pöytäkirjaa tai muistiinpanoja

Jonkun kokoukseen osallistuvan henkilön tulisi olla vastuussa pöytäkirjan tai muistiinpanojen tekemisestä. Tässä olisi käsiteltävä annettuja tehtäviä ja sitä, kenelle ne on annettu, sekä havaittuja riskejä ja jatkotoimia. Siihen olisi sisällytettävä tehtävien ja hankkeiden määräajat ja seuraavat vaiheet.

Nämä muistiinpanot olisi jaettava kaikille kokoukseen osallistuneille. Saattaa myös olla hyödyllistä lähettää ne asiaankuuluville henkilöille, jotka eivät osallistuneet kokoukseen, mutta joilla saattaa nyt olla projektiin liittyvä vastuu tai joiden on osallistuttava seuraavaan kokoukseen.

Kannusta palautteen antamiseen

Lopuksi, jotta vältät kokousväsymyksen organisaatiossasi, sinun tulisi kannustaa ja kerätä säännöllistä palautetta työntekijöiltäsi. Yksilöiden tulisi tuntea olonsa mukavaksi antaa rehellistä ja rakentavaa palautetta kokouksista, esimerkiksi jos he kokevat, että kokoukset voisivat olla jäsennellympiä tai jos heidän mielestään tarvitaan vähemmän kokouksia.

Palautetta voidaan kerätä nimettömillä kyselyillä, jos halutaan varmistaa, että ihmiset tuntevat voivansa antaa rehellisiä mielipiteitä. Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti kysyä sähköpostitse, mitä mieltä ihmiset olivat kokouksesta ja voisiko sitä heidän mielestään parantaa jollain tavalla. Sinun tulisi sitten pyrkiä toimimaan asiaankuuluvan palautteen perusteella ja auttaa hiomaan kokouskulttuuria.

Pidä tuottavia kokouksia Nobon avulla

Nobolla on valtava valikoima käytännöllisiä viestintävälineitä, jotka tukevat kokouksiasi ja auttavat  välttämään kokousväsymystä. Valkotauluista ja ilmoitustauluista projektointivälineisiin ja opasteisiin, meiltä löytyy varmasti ratkaisu, jota tarvitset tehokkaisiin kokouksiin ja viestintään. Tutustu tuotevalikoimaamme jo tänään ja katso, miten voimme tukea organisaatiotasi.