Jos sinulle on annettu tehtäväksi pitää kokouspöytäkirjaa ensimmäistä kertaa, tunnet todennäköisesti olosi hämmentyneeksi. Miten voin mitenkään kirjata muistiin kaiken sanotun?

Oikeiden välineiden avulla kokouksessa käytyjen keskustelujen ja tehtyjen päätösten kirjaaminen voi kuitenkin olla helppoa. Kokouspöytäkirjat ovat tärkeä väline, jonka avulla voit seurata edistymistä, varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla, ja käyttää niitä referenssinä tulevaisuudessa.

Jotta voisit tehdä kokouspöytäkirjat tehokkaasti, olemme koonneet sinulle vinkkejä, joiden avulla voit hioa taitojasi ja laatia selkeän, tiiviin ja tarkan pöytäkirjan. 

Valmistaudu etukäteen

Valmistautuminen on avainasemassa kokouspöytäkirjojen laatimisessa. Tutustu esityslistaan ja osallistujiin ennen kokousta. Tämä auttaa sinua saamaan kaikki tärkeät tiedot talteen ja kohdistamaan ne oikeille henkilöille.

Kokouksen pöytäkirjamallin luominen esityslistan pohjalta voi myös olla hyödyllistä. Se on hyvä tapa pysyä järjestyksessä ja varmistaa, että sinulla on muistiinpanot jokaisesta keskustelukohdasta.

Valitse oikeat välineet

Ihmiset työskentelevät eri tavoin, ja se, miten sinä pidät kokouspöytäkirjaa parhaiten, voi olla täysin erilainen kuin kollegasi. Jotkut haluavat kirjoittaa pöytäkirjat suoraan kannettavalle tietokoneelle, kun taas toiset käyttävät mieluummin kynää ja paperia tai minitaulua,, jotta avainsanat ja -lauseet voidaan rastittaa, kun pöytäkirja on kirjoitettu puhtaaksi.

Kirjoittaminen voi olla hyödyllistä, varsinkin jos olet taitava kirjoittaja. Näppäinten naputtelun ääni voi kuitenkin häiritä kokoukseen osallistuvia. Käsinkirjoitetut muistiinpanot sopivat erinomaisesti, jos sinulla on kokemusta nopeasta käsinkirjoituksesta tai haluat mieluummin laatia pöytäkirjasi kokouksen jälkeen.

Tee selkeät ja tiiviit muistiinpanot

Selkeiden ja tiiviiden muistiinpanojen tekeminen kokouksen aikana on tärkeää. Älä kuitenkaan unohda, että voit palata takaisin ja kirjoittaa tekstin puhtaaksi kokouksen jälkeen.

Varmista, että kuuntelet tarkkaan ja pidät keskeiset asiat mielessäsi. On tärkeää, että pysyt objektiivisena.

Jotkut haluavat kirjoittaa kokousmuistiinpanot koneella, jolloin niitä on helpompi muokata myöhemmin. Jos tämä ei ole mahdollista, älä kirjoita jokaista sanaa ylös, vaan käytä pikakirjoitusta tai avainsanoja ja -lauseita, joita voit käyttää myöhemmin.

Tunnista keskeiset kohdat

Päätöksenteko siitä, mitkä keskeiset kohdat kirjataan ylös kokouspöytäkirjaa laadittaessa, voi olla hämmentävää. Aivan liian usein pöytäkirjanpitäjät yrittävät käsitellä liikaa tietoa, jolloin he eivät pääse seuraavaan esityslistan kohtaan.

Voit tunnistaa keskeiset kohdat kuuntelemalla seuraavia asioita:

• Päätökset, jotka on tehty
• Toimenpiteet, jotka on annettu
• Uutta tietoa, joka on jaettu
• Esitetyt kysymykset

Kirjaa päätökset ja toimenpiteet

Päätökset ja toimenpiteet ovat tärkeimpiä aiheita, jotka kannattaa kirjata kokouspöytäkirjaan. Näillä tiedoilla on vaikutusta jatkossa, ja ne auttavat kaikkia etenemään kohti samaa päämäärää.

Päätöksiä ja toimia kirjattaessa on tärkeää olla selvillä siitä, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä ja mihin mennessä se on saatettava päätökseen. Voit myös halutessasi asettaa jokaiselle tehtävälle määräajan.

Tee yhteenveto

Kokousmuistiinpanojen lopussa on hyödyllistä tehdä yhteenveto keskustelusta. Näin saadaan aikaan johtopäätös ja varmistetaan, että kaikilla on selkeä käsitys siitä, miten edetään.

Yhteenvedon on oltava lyhyt ja ytimekäs. Siihen tulisi sisällyttää keskustelun keskeiset kohdat sekä tehdyt päätökset ja toimenpiteet.

Pöytäkirjan oikolukeminen

Kun olet saanut lopullisen version kokouspöytäkirjastasi kirjoitettua koneella, on tärkeää oikolukea se huolellisesti. Haluat varmistaa, että niissä ei ole virheitä ja että ne välittävät vaaditut viestit tarkasti.

Voi olla hyödyllistä pyytää kollegaa oikolukemaan kokouspöytäkirjat puolestasi. Joskus silmäsi ei huomaa virheitä työssä, johon olet keskittynyt tarkasti.

Pöytäkirjan jakaminen

Kun pöytäkirja on oikoluettu ja virheetön, voit jakaa sen kokouksen osallistujille. Voit lähettää ne sähköpostitse tai laittaa ne jaettuun kansioon.

On tärkeää jakaa pöytäkirja nopeasti kokouksen jälkeen, jotta kaikilla on tarvittavat tiedot toimenpiteiden ja päätösten jatkotoimia varten.Kokousten pöytäkirjojen tehokas pitäminen on tärkeä taito, joka auttaa sinua olemaan tehokkaampi viestijä ja yhteistyökumppani. Näitä vinkkejä noudattamalla voit kirjoittaa selkeän, tiiviin ja tarkan kokouspöytäkirjan. Alla on ilmainen kokouspöytäkirjamalli, jonka avulla voit seuraavan kerran dokumentoida kokouksen.

Kokouspöytäkirjamalli

Kokouspäivämäärä: Ilmoitetaan tyypillisesti muodossa päivä-kuukausi-vuosi, jossa on etunollat.

Kokousaika: ilmoitetaan yleensä vuorokausimerkinnällä.

Kokouspaikka: voi olla virtuaalinen tai tietyssä huoneessa.

Osallistujat: luetellaan kaikki läsnäolijat sekä fyysisesti että virtuaalisesti.

Poissaolijat: luetellaan kaikki kutsutut henkilöt, jotka eivät päässeet kokoukseen.

Esityslista: hahmottele ennen kokousta jaettu esityslista.

Pöytäkirjat: tässä osiossa on hahmotettava kokouksen asioista käytyjä keskusteluja, jotka eivät ole päätöksiä tai toimia.

Päätökset ja toimet: välitä tulokset, mukaan lukien tarvittaessa toimien määräajat.

Seuraavat vaiheet: tämä on ihanteellinen paikka seuraavan kokouksen päivämäärän ja kellonajan sanelemiseen.

Muistiinpanot: korosta kaikki hyödylliset lisätiedot.

Jakelu: kerro yksityiskohtaisesti, miten kokousmuistiinpanot toimitetaan osallistujille.