Miksi kokouksen seuranta on tärkeää?

Yhdessä kokouksessa voidaan käsitellä paljon. Kokouksen seurannalla luodaan muistio, johon osallistujat voivat palata, jotta he ovat selvillä siitä, mitä kokouksessa käsiteltiin ja mitä toimia siitä seurasi.

Ilman kokouksen seurantaa tärkeät yksityiskohdat voivat unohtua ja sovitut tehtävät saattavat jäädä kesken. Tämä voi vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen ja jopa brändin maineeseen.

Kokouksen seuranta voi olla hyödyllistä myös niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen. He saavat selville, mistä keskusteltiin, joten heillä on kaikki tarvittavat tiedot, joita he saattavat tarvita.

Kokouksen jälkeen lähetettävän seurantasähköpostin avulla ihmiset voivat myös seurata toimien edistymistä ja antaa palautetta siitä, milloin tehtävät on saatu päätökseen tai onko tapahtunut viivästyksiä.

Kokouksen parhaat käytännöt tehokkaan seurannan mahdollistamiseksi

Jotta kokouksen seuranta olisi tehokasta, itse kokouksen aikana on syytä ryhtyä joihinkin toimenpiteisiin.

Pöytäkirjan pitäminen

Yhden henkilön valitseminen kokouksessa pöytäkirjan pitäjäksi on hyödyllinen väline kokouksen seurannassa. Jos kokouksia pidetään säännöllisesti, voit joko vaihtaa pöytäkirjanpitäjää tai määrätä yhden henkilön pitämään pöytäkirjaa joka kerta. Voi olla hyödyllistä, jos henkilö on pitänyt pöytäkirjaa aiemmin, jotta hän tietää, miten pöytäkirjaa kannattaa pitää ja mitä siihen on sisällytettävä.

Pöytäkirjassa olisi esitettävä yhteenveto siitä, mistä aiheista on keskusteltu, kuka sanoi mitä ja mitä toimia on määritelty, sekä mahdolliset määräajat, jotka on huomioitu. Jos kokouksessa on esityslista, sitä voidaan käyttää mallina muistiinpanojen tekemisessä, jotta on selvää, mistä ja milloin keskusteltiin.

Pöytäkirja voidaan sisällyttää kokouksen jälkeiseen sähköpostiviestiin, mutta sen ei pitäisi olla ainoa mukana oleva asia. Vaikka niitä voi olla hyödyllistä käyttää viitteenä, ne saattavat sisältää liikaa tietoa jokaiselle kokousosallistujalle, ja keskeiset toimet saattavat jäädä huomaamatta.

Toimien tunnistaminen ja omistajien nimeäminen

Jokaisessa kokouksessa on tärkeää tunnistaa selkeästi toimet ja nimetä kullekin toimelle omistaja, jotta ihmiset tietävät, mistä he ovat vastuussa kokouksen jälkeen.

Kun kokouksessa nousee esiin mahdollisia toimia, keskustelkaa siitä, mitä on tehtävä ja mihin mennessä. Määritä, kuka on paras henkilö ottamaan vastuu kustakin toimesta, ja varmista, että hän ymmärtää, mitä häneltä vaaditaan.

Saattaa olla, että yhden toimen toteuttaminen vaatii useita henkilöitä. Määritä tässäkin tapauksessa vain yksi omistaja. Näin toimien seuranta ja seuranta on helppoa, ja vältytään sekaannuksilta ja työn toistamiselta.

Joskus paras henkilö, joka on vastuussa jostakin toimesta, ei välttämättä ole paikalla kokouksessa. Määritä tällöin yksi henkilö, joka viestii yksilölle, mitä häneltä vaaditaan.

Ota valokuvia yhteistoiminnasta

Usein kokouksissa käytetään valkotauluja tai fläppitaulua muistiinpanojen tekemiseen ja ideointiin. Niistä voi olla hyötyä kokouksessa, sillä ne antavat kaikille mahdollisuuden nähdä selkeästi, mistä keskustellaan.

On kuitenkin tärkeää, että kaikki muistiinpanot voidaan jakaa kokouksen jälkeen jatkokeskustelussa. Muuten olet saattanut tehdä hyödyllisiä ja tärkeitä muistiinpanoja ja ideoita, jotka katoavat ja unohtuvat kokouksen jälkeen.

Voit ottaa valokuvia valkotauluille tekemistäsi muistiinpanoista ja jakaa ne sitten kokouksen jälkeisessä sähköpostiviestissä. Jos muistiinpanot eivät ole tarpeeksi selkeitä, voit ottaa valokuvia ja antaa jonkun siirtää tiedot asiakirjaan. Tämä voi olla hyödyllistä aivoriihessä, sillä voit säilyttää visuaalisen virtauksen ja varmistaa samalla, että jokainen sana on luettavissa.

Yhteenveto kokouksen lopussa

Kokouksen lopussa kannattaa käyttää muutama minuutti aikaa lyhyen yhteenvedon tekemiseen siitä, mistä keskusteltiin ja mitä päätettiin, sekä toimenpiteistä. Kerro ihmisille, miten ja kuka seuraa tapaamista ja milloin he voivat odottaa saavansa jatkotoimet.

Miten seurataan kokousta

Luo toimintasuunnitelma

Yksi kokouksen seurannan tärkeimmistä osista on toimintasuunnitelman luominen. Kokouksen muistiinpanojen pohjalta on laadittava toimintasuunnitelma. Tästä asiakirjasta käy tarkalleen ilmi, mitä toimia on toteutettava, kuka niistä vastaa ja mihin aikatauluun mennessä ne on toteutettava.

Toimintasuunnitelman avulla voit myös luokitella toimet ja yksilöidä, mitkä toimet ovat kiireellisiä ja mitkä vähemmän kiireellisiä. Asiakirjasta voi olla hyödyllistä tehdä yhteistoiminnallinen, jotta ihmiset voivat päivittää sitä koko projektin ajan toimiensa tilasta.

Jaa kokouksen seuranta

Kun sinulla on kokouspöytäkirja ja toimintasuunnitelma, sinun on jaettava seuranta. Yleisin tapa tehdä tämä on lähettää kokoussähköpostia seuraava sähköpostiviesti. Jos kokous liittyy meneillään olevaan projektiin, voi olla hyödyllistä luoda oma viestikanava Slackiin tai Teamsiin ja käyttää sitä kaikkeen viestintään, myös kokouksen seurantaan.

Kokouksen seuranta kannattaa lähettää mahdollisimman pian kokouksen jälkeen - yleensä 24-48 tunnin kuluessa, jotta pöytäkirja ja muut asiakirjat ehditään laatia.

Kokouksen seurantakertomus olisi lähetettävä kaikille kokoukseen osallistuneille sekä kaikille muille asiaankuuluville osapuolille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen tai eivät osallistuneet, mutta saattavat nyt olla mukana jossakin toimessa.

Kokouksen seurantakertomuksen olisi sisällettävä kokouspöytäkirja ja toimintasuunnitelma. Sinun tulisi myös liittää mukaan lyhyt yhteenveto kokouksesta, jotta ihmiset muistaisivat paremmin, mistä keskusteltiin, ja jotta niille, jotka eivät olleet paikalla, annettaisiin tietoa. Jos olet tehnyt muistiinpanoja taululle, liitä mukaan myös valokuvat tai asiakirjaversio niistä. Jos kokoukseen sisältyi esitys, myös diojen liittäminen voi olla hyödyllistä.

Esimerkki kokouksen seurantasähköpostista

Aihe:  Follow up of [kokouksen aihe]

Hyvä tiimi,

Kiitämme, että käytitte aikaa osallistuaksenne kokoukseemme tänään. Arvostan kovaa työtäsi ja ponnistelujasi sen tuottamiseksi.

Kokouksen jatkoksi haluaisin tehdä yhteenvedon tärkeimmistä keskustelunaiheista:

[bullet point -luettelo tärkeimmistä keskustelunaiheista]

Seuraavista toimista päätettiin:

[luettelo toimista ja niiden vastuuhenkilöistä]

Olen liittänyt liitteenä toimintasuunnitelma-asiakirjan, joka auttaa meitä näiden toimien läpikäymisessä. [Tämä asiakirja on yhteistoiminta-asiakirja, joka on tallennettu [kansioon].] Käyttäkää tätä toimintasuunnitelmaa pitääksenne kaikki ajan tasalla toimien edistymisestä. Jos havaitsette ongelmia toimien toteuttamisessa, ilmoittakaa minulle, jotta voimme pitää tiimin ajan tasalla.

Olen myös liittänyt liitteeksi pöytäkirjat ja muut kokousta tukeneet asiakirjat.

Seuraava kokouksemme pidetään [päivämäärä], ja odotan innolla, että näemme silloin kaikki.

Ystävällisin terveisin,

[Nimi]

Miten seurata kokouksen seurantaa

On tärkeää, että et vain lähetä kokouksen seurantaa etkä sitten ilmoittaudu uudelleen vasta seuraavaan kokoukseen, varsinkin jos kokousten välillä on suuri väli. Seuraa toimintasuunnitelmasi edistymistä.

Jos näyttää siltä, että asioita ei saada valmiiksi sovitussa ajassa, ota yhteyttä kollegoihisi ja kysy, onko jokin ongelma. He saattavat olla tekemisissä jonkin esteen kanssa, joka edellyttää muun tiimin panosta, tai he ovat vain unohtaneet päivittää asiakirjan. Olipa ongelma mikä tahansa, auta heitä selvittämään se ja varmista, että laajempi projektiryhmä pidetään ajan tasalla.