Yrityksen menestys riippuu sen kyvystä sopeutua, innovoida ja navigoida strategisesti haasteiden ja mahdollisuuksien yli. Keskeisessä asemassa ovat strategiakokoukset - tärkeät kokoontumiset, joissa tiimit voivat kokoontua yhteen ideoimaan, suunnittelemaan ja hahmottamaan tulevaisuuden suuntaa.

Tehokkaan strategiakokouksen järjestäminen edellyttää oikeita työkaluja ja resursseja, jotka tukevat yhteistyötä, sujuvoittavat viestintää ja edistävät toiminnallisia tuloksia. Tässä blogissa keskustelemme parhaista ja olennaisista työkaluista ja teknologioista, joita tarvitaan onnistuneissa strategiakokouksissa. Tutustumme siihen, miten oikeiden työkalujen hyödyntäminen voi parantaa tuottavuutta, edistää luovuutta ja viime kädessä auttaa organisaatiotasi saavuttamaan tavoitteensa.

Mikä on strategiakokous?

Strategiakokous on tilaisuus, jossa sidosryhmät kokoontuvat yhteen ja keskustelevat siitä, miten tehokkaan strategian laatiminen ja toteuttaminen on parasta yritykselle. Tyypillisesti tämä koskee sitä, miten yritys voi tehokkaasti ja menestyksekkäästi hyödyntää resursseja tavoitteidensa saavuttamiseksi.

Ihannetapauksessa johto on jo laatinut liiketoimintastrategian, joka on valmis toteutettavaksi. Sidosryhmien tehtävänä on sitten päättää, miten strategia voidaan parhaiten toteuttaa.

Strategiakokousten merkitys

Liiketoimintastrategia on yleensä laaja, kaiken kattava tavoite. Siksi on tärkeää jakaa tämä strategia pienempiin, helpommin hallittaviin päämääriin ja tavoitteisiin. Strategiakokouksessa on varattu aikaa juuri tähän.

Strategiakokous tarkoittaa myös sitä, että sidosryhmät eri puolilta liiketoimintaa voivat kokoontua yhteen jakamaan näkemyksiään ja kokemuksiaan, jolloin varmistetaan, että strategia on saavutettavissa koko liiketoiminnan kannalta. Yhteistyön avulla voidaan laatia kattava ja yksityiskohtainen suunnitelma, jota kaikki yrityksen jäsenet voivat noudattaa.

Strategiapalaverissa kaikkien osastojen työntekijät voivat osallistua siihen, miten liiketoimintastrategia voidaan parhaiten toteuttaa. He voivat myös ottaa esille mahdolliset huolenaiheet, joita heillä on mahdollisesti eteen tulevista haasteista, ja heillä on mahdollisuus laatia varasuunnitelmia.

Strategiapalaveri on siis olennaisen tärkeä, jotta yritys voi toteuttaa strategiansa menestyksekkäästi. Se antaa sidosryhmille selkeät ja saavutettavissa olevat tavoitteet ja suunnan, jotta kaikki tietävät, mihin yritys on menossa ja miten sinne päästään yhdessä.

Mitä työkaluja strategiakokouksessa tarvitaan?

Jotta strategiakokous olisi mahdollisimman tehokas, on tärkeää käyttää oikeita työkaluja. Strategiakokouksessa on kolme päävaihetta - kokousta edeltävä vaihe, itse kokous ja kokouksen jälkeinen vaihe - jotka kaikki edellyttävät erilaisia työkaluja.

Tärkeimmät kokousta edeltävät työkalut

Ennen strategiakokousta tavoitteena on koota tarvittavat henkilöt ja luoda tila, jossa voidaan jakaa asiakirjoja ja tietoa. Sinun on siis hyödynnettävä aikataulusovelluksia varmistaaksesi, että kaikki tietävät, milloin ja missä kokous pidetään, ja luodaksesi yhteistyöalustan.

Aikataulutus

Yrityksesi saattaa jo käyttää aikataulutus- ja/tai kalenterisovellusta kokousten järjestämiseen, ja on parasta käyttää sellaista sovellusta, joka on kollegoillesi jo tuttu. Kun suunnittelet kokousta, tee selväksi, missä kokous pidetään. Jos kokous järjestetään virtuaalisesti videopuhelun välityksellä, sisällytä kutsuun selkeät ohjeet siitä, miten siihen voi liittyä.

Jos järjestät kokouksen henkilökohtaisesti, mieti, tarvitseeko kenenkään valita etäyhteys. Näin voi olla, jos sinulla on hybridityöntekijöitä ja/tai ulkomailla työskenteleviä henkilöitä. Varmista, että kokoushuoneessasi on tarvittavat laitteet, kuten puhelin neuvottelupuheluita varten tai kannettava tietokone, johon yksittäiset henkilöt voivat liittyä videon välityksellä.

Viestintä ja yhteistyö

Kokousta edeltävä aika on hyvä hetki rakentaa tilasi yhteistyötä ja tiedostojen jakamista varten. Kun se on valmiina jo ennen kokousta, sinulla on tila, jossa voit jakaa asiakirjoja, jotka haluat ihmisten lukevan ennen strategiakokousta. Se tarkoittaa myös sitä, että ihmiset voivat käyttää sitä heti kokouksen jälkeen, joten kaikki pääsevät todella vauhtiin.

Yrityksesi saattaa jo käyttää tiettyä viestintä-/viestintäsovellusta, kuten Slackia tai Microsoft Teamsia. Jos näin on, voit luoda strategiakokoukselle oman kanavan ja lisätä kaikki siihen, jotta he voivat kommunikoida keskenään projektista.

Jos teette yhteistyötä asiakirjojen parissa, saatat tarvita tarkempaa asiakirjojen jakamisalustaa, kuten Google Workspacea. Sen avulla henkilöt voivat työskennellä yhdessä asiakirjojen parissa, ja se on myös helppo linkittää Google Chatiin ja Google Meetiin, joita voidaan käyttää viestintään ja etäkokouksiin.

Jos hanke vaatii syvällisempää yhteistyötä, voidaan tarvita kattavampi projektinhallinta-alusta, kuten Basecamp tai Monday.com. Niiden avulla voit luoda ja jakaa tikettejä, asettaa määräaikoja ja pitää kaiken yhdessä paikassa ja helposti sidosryhmien saatavilla.

Työkalut strategiakokouksen aikana

Strategiakokouksen aikana on varmistettava, että on olemassa selkeät tavat viestiä osallistujien kanssa ja että on runsaasti mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä ja kirjata sanottu.

Esitykset

Strategiakokouksessa voi olla hyödyllistä sisällyttää kokoukseen esitys, jossa esitetään liiketoiminnan tavoitteet. Kun sitä käytetään johdantona, se antaa osallistujille selkeän käsityksen siitä, mitkä ovat tavoitteet, mitä resursseja on käytettävissä ja mitä aikatauluja on otettava huomioon.

Jos käytät strategiakokouksessa esitystä, sinun on hyödynnettävä esitystyökaluja, kuten projektorinäyttöjä. Kannettavasta valkokankaasta voi olla hyötyä, jos pidätte jatkuvia strategiakokouksia eri kokoushuoneissa, tai voit valita kokoushuoneen, jossa on jo seinälle asennettu valkokangas.

Nobolla on useita erikokoisia valkokankaita, jotka sopivat erinomaisesti kaikenlaisiin kokouksiin. Projisointinäytöillämme saadaan terävä ja yksityiskohtainen kuva, jonka jokainen osallistuja voi helposti nähdä, joten kaikki ovat aina samalla sivulla. Kannettavat valkokankaamme voidaan helposti siivota pois, kun niitä ei käytetä, ja seinälle kiinnitettävät valkokankaamme voidaan sijoittaa valkotaulun päälle ja laittaa pois, kun esitys on valmis ja yhteistoiminnallinen työskentely alkaa.

Yhteistoiminnallinen työskentely

Strategiapalaverin aikana haluat, että voit tehdä aivoriihen ja kirjata ideoita. Yksi parhaista tavoista tehdä tämä on käyttää valkotaulu. Suurella valkotaululla voit merkitä muistiin kokouksen aikana esiin tulleet kysymykset, haasteet ja ratkaisut, jotta kaikki näkevät tarkalleen, mistä on kyse.

Muistiinpanojen värikoodaaminen valkotaululle voi olla kätevää, jotta kaikki pysyy selkeänä ja tiiviinä. Nobo tarjoaa kätevän valkotaulun tarvike- ja puhdistuspakkauksen, joka sisältää värillisiä kuivakirjoituskyniä, magneetteja, puhdistusliinoja ja valkotaulun pyyhekumia, joten sinulla on kaikki, mitä tarvitset tuottavaan strategiakokoukseen.

Jos haluat tehdä muistiinpanoja yhteistyössä ja säilyttää ne, tarvitset fläppitaulun. Fläppitaulun avulla voit käyttää kutakin sivua eri lähestymistapoja tai osastoja varten ja koota ne sitten yhteen esimerkiksi kiinnittämällä ne magneettitauluun. Kokouksen jälkeen voit säilyttää sivut ja ehkä pyytää osallistujaa kirjoittamaan niistä pehmeän kopion tai ottaa valokuvia ja ladata ne yhteistyöalustaan, jotta ihmiset voivat palata niihin.

Muistiinpanojen tekeminen

Lopuksi sinun on varmistettava, että osallistujilla on käytössään kaikki tarvittava muistiinpanojen tekemiseen. Tämä voi tapahtua muistikirjoihin, jolloin sinulla voi olla varakyniä käsillä, jotta kokous ei viivästyisi.

Jotkut saattavat tehdä muistiinpanoja mieluummin omalla kannettavalla tietokoneellaan. Tässä tapauksessa sinun on varmistettava, että kokoushuoneessa on riittävästi latauspisteitä, jotta ihmiset voivat käyttää virtaa koko kokouksen ajan.

Kokouksen jälkeiset työkalut seurantaa ja toteutusta varten

Olemme jo keskustelleet siitä, miten sinun on hyödynnettävä yhteistyövälineitä ja projektinhallintaohjelmistoja, jotta voit toteuttaa tehokkaasti strategiakokousten tulokset. Kokouksen jälkeiseen aikaan on myös varattava tilaisuus analysointiin, mukauttamiseen ja palautteen keräämiseen.

Data-analytiikka

Tietojen analysointi on keskeinen osa sen varmistamista, että strategiakokouksen tavoitteet saavutetaan. Näin ollen sinun on kerättävä tietoja koko kokouksen jälkeisen ajan. Näiden tietojen tulisi olla yhteneviä liiketoimintasi päämäärien ja tavoitteiden kanssa - jos liiketoimintastrategiaasi kuuluu myynnin lisääminen, sinun tulisi kerätä ja seurata myyntitietoja.

On hyödyllistä pitää seurantakokouksia ensimmäisen strategiakokouksen jälkeen, jotta voidaan varmistaa, että kaikki pysyy oikealla tiellä. Näissä kokouksissa sinun tulisi esitellä kerätyt tiedot, jotta tuloksista voidaan keskustella ja suunnitelmaa voidaan mukauttaa, jos lukuja on parannettava.

Palaute- ja kyselytyökalut

Sinun tulisi pyrkiä keräämään jatkuvaa palautetta koko hankkeen ajan. Näin varmistetaan, että kaikilla on mahdollisuus ottaa esille kokouksen jälkeen esiin tulleet huolenaiheet. Usein kaikkea ei ole otettu huomioon, ja ongelmia saattaa ilmetä vasta, kun hanke on jo käynnissä. Voit käyttää SurveyMonkeyn tai Google Formsin kaltaisia kyselytyökaluja kyselyjen laatimiseen ja palautteen keräämiseen.

Keräämällä säännöllisesti palautetta sidosryhmiltä voit varmistaa, ettei mikään ongelma jää huomaamatta. Voit käyttää meneillään olevia strategiakokouksia ongelmien käsittelyyn ja ratkaisujen löytämiseen muiden sidosryhmien kanssa. Tämä tukee liiketoimintastrategian onnistunutta toteuttamista.

Oletko valmis strategiakokoukseen?

Nobolla on valikoima käytännön työkaluja ja työpaikkaratkaisuja, jotka tukevat tehokkaita ja toimivia kokouksia. Valkoisista tauluista projektointivälineisiin, opasteisiin ja suunnittelutauluihin meillä on kaikki, mitä tarvitset järjestäytymiseen ja tuottavuuteen. Tutustu valikoimaamme jo tänään nähdäksesi, mitä meillä on tarjota yrityksellesi.