Riippumatta siitä, osallistutko nopeaan tapaamiseen vai pitkään strategiaistuntoon, tehokkaiden muistiinpanojen tekeminen on tärkeää, jotta pysyt järjestyksessä ja varmistat, etteivät tärkeät yksityiskohdat unohdu. Koska tiedonkeruutapoja on kuitenkin niin monia, voi olla vaikea tietää, mikä menetelmä sopii sinulle parhaiten. Pitäisikö sinun pitäytyä perinteisessä kynä ja paperi -lähestymistavassa vai omaksua digitaalisten työkalujen mukavuus? Entä äänitallennus tai yhteiset muistiinpanot tiimisi kanssa?

Tässä blogissa tarkastelemme viittä eri tapaa tehdä kokousmuistiinpanoja, joista jokaisella on omat etunsa. Autamme sinua päättämään, mikä lähestymistapa sopii parhaiten tyylillesi ja kokoustyypillesi, ja teemme kokouksistasi tuottavampia ja seurannastasi tehokkaampaa.

Perinteinen kynä ja paperi

Digitaaliaikana voi tuntua siltä, että perinteinen kynä ja paperi ovat vanhentuneita menetelmiä kokousmuistiinpanojen tekemiseen. Tämä on kuitenkin klassinen tekniikka, jota monet ihmiset haluavat käyttää, ja hyvästä syystä. Muistiinpanojen tekemisestä vanhanaikaisella tavalla on monia etuja, erityisesti sitoutumisen ja sitouttamisen kannalta.

Käsin kirjoittamisen edut

Tutkimukset osoittavat, että käsin kirjoittaminen parantaa muistin säilymistä ja ymmärtämistä. Kun teet muistiinpanoja kynällä ja paperilla, on todennäköisempää, että käsittelet kirjoittamasi tiedot sen sijaan, että vain kirjoittaisit ne puhtaaksi. Jonkin asian fyysinen kirjoittaminen ylös vaatii enemmän kognitiivista ponnistelua, mikä voi johtaa kokouksessa käsitellyn materiaalin syvällisempään ymmärtämiseen.

Lisäksi monet ihmiset huomaavat, että käsin kirjoittaminen auttaa heitä keskittymään paremmin. Kynä ja paperi tarjoavat yksinkertaisen tavan tehdä muistiinpanoja ilman häiriötekijöitä, kuten sähköposteja tai ilmoituksia.

Milloin tämä menetelmä toimii parhaiten

Muistiinpanojen tekeminen kynällä ja paperilla voi olla erityisen hyödyllistä pienemmissä, intiimeissä kokouksissa. Tämän menetelmän avulla voit pysyä täysin sitoutuneena ilman kannettavan tietokoneen tai puhelimen aiheuttamia häiriötekijöitä.

Toinen kokoustyyppi, jossa muistiinpanojen tekeminen käsin voi olla parasta, on luovissa ideointikokouksissa. Käsin kirjoittaminen antaa sinulle vapauden hahmotella nopeasti kaavioita tai kirjoittaa ideoita muistiin huolehtimatta niiden muotoilusta tai järjestämisestä välittömästi.

Lyhyissä tai epävirallisissa kokouksissa voidaan myös tehdä muistiinpanoja käsin. Tämä menetelmä voi olla nopeampi ja tehokkaampi kuin muut menetelmät, varsinkin jos sinun ei tarvitse huolehtia muistiinpanojen järjestämisestä välittömästi.

Kirjoitetut muistiinpanot

Muistiinpanojen kirjoittaminen kannettavalla tietokoneella tai puhelimella voi nopeuttaa muistiinpanojen tekemistä, tehdä niistä järjestäytyneempiä ja helpottaa niiden käyttöä. Voit käyttää sovelluksia, kuten Evernotea, OneNotea tai yksinkertaista tekstinkäsittelyohjelmaa, ja kaikki tarjoavat erilaisia etuja.

Muistiinpanojen kirjoittamisen edut

Yksi suurimmista eduista, joita muistiinpanojen kirjoittaminen digitaalisesti tuo mukanaan, on organisointi. Voit helposti luoda, muokata ja luokitella muistiinpanojasi eri kansioihin ja varmistaa, että kaikki on siististi järjestyksessä ja helposti löydettävissä, kun tarvitset niitä. Voit myös hyödyntää pilvitallennusta, jonka avulla voit synkronoida muistiinpanosi useisiin eri laitteisiin, joten voit käyttää niitä missä tahansa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos työskentelet hybridityönä tai etätyönä.

Muistiinpanojen kirjoittaminen digitaalisesti lisää myös joustavuutta. Voit lisätä kuvia, linkkejä ja jopa äänitallenteita suoraan muistiinpanoihisi, mikä voi olla hyödyllistä, jos kokoukseen liittyy visuaalisia apuvälineitä tai esityksiä. Jos esimerkiksi joku jakaa kokouksen aikana diapaketin, voit ottaa valokuvan tai lisätä kuvakaappauksen tärkeästä diasta suoraan muistiinpanoihisi.

Toinen hyöty muistiinpanojen kirjoittamisesta digitaalisesti on mahdollisuus tehdä niihin hakuja. Voit etsiä nopeasti tiettyjä yksityiskohtia, avainsanoja tai ideoita, mikä voi säästää paljon aikaa verrattuna käsin tehtyjen muistiinpanosivujen läpikäymiseen.

Milloin tämä menetelmä toimii parhaiten

Muistiinpanojen kirjoittaminen digitaalisessa muodossa voi toimia parhaiten, jos tiimisi on erityisen teknisesti taitava ja käyttää usein digitaalisia työkaluja. Kirjoittaminen voi auttaa virtaviivaistamaan muistiinpanojen tekemisen lisäksi myös niiden jakamista muun tiimin kanssa, etenkin jos tiimisi jäsenet työskentelevät etänä tai hybridityönä.

Muistiinpanojen kirjoittaminen koneella voi myös toimia erinomaisesti kokouksissa, jotka sisältävät monimutkaista sisältöä. Tähän voi liittyä yksityiskohtaisia keskusteluja, tietoja tai mediaa - digitaalisten muistiinpanojen avulla voit helposti tallentaa ja järjestää kaiken, myös tekstin, graafit ja jopa videot.

Digitaalinen muistiinpanojen tekeminen on hyvä myös silloin, kun sinun on jaettava muistiinpanosi muun ryhmän kanssa kokouksen jälkeen. Voit järjestää ja jakaa muistiinpanosi nopeasti joko sähköpostitse tai jakamalla linkin pilvipohjaiseen asiakirjaan. Tästä voi olla hyötyä erityisesti silloin, kun kokous liittyy projektiin, jolla on lyhyt aikataulu tai tuleva määräaika.

Äänen tallennus

Äänitallennuksesta on tulossa suosittu menetelmä kokousmuistiinpanojen tallentamiseen, erityisesti niille, jotka haluavat puhua mieluummin kuin kirjoittaa. Älypuhelinten, tablettien ja äänimuistiinpanosovellusten ansiosta on helpompaa kuin koskaan tallentaa kokouksia, keskusteluja tai jopa omia ajatuksia ilman, että asioita tarvitsee kirjoittaa käsin ylös. Äänitallennus on erityisen hyödyllinen silloin, kun haluat tallentaa suuria määriä tietoa nopeasti tai kun et pysty kirjoittamaan tai kirjoittamaan kokouksen aikana.

Äänen tallentamisen edut

Yksi kokousten äänitallenteiden tärkeimmistä eduista on tehokkuus. Sinun ei tarvitse huolehtia nopeatempoisten keskustelujen seuraamisesta, sillä voit yksinkertaisesti nauhoittaa koko keskustelun tai tärkeitä osia siitä. Näin voit pysyä mukana kokouksessa ilman vaaraa siitä, että menetät keskeisiä yksityiskohtia. Lisäksi voit tallentaa sävyn ja painotuksen kaltaisia vivahteita, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta, jos kirjoitat tai kirjoitat muistiinpanojasi.

Toinen kokouksen ääninauhoittamisen etu on, että se voi olla vähemmän tungettelevaa. Kirjoittaminen kannettavalla tietokoneella voi olla häiritsevää, kun taas nauhoittaminen antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä täysin keskusteluun ilman, että sinun tarvitsee katkaista virtaa kirjoittamalla asioita ylös.

Myös äänitallenteet tarjoavat joustavuutta. Kokouksen jälkeen voit toistaa tallenteen tarvittaessa ja kirjoittaa sen puhtaaksi omaan tahtiisi. Sinulla on myös mahdollisuus saada se automaattisesti puhtaaksikirjoitetuksi puheesta tekstiksi -työkalujen avulla. Tämän joustavuuden ansiosta voit tehdä kokouksesta tarkat ja yksityiskohtaiset pöytäkirjat ilman painetta kirjoittaa kaikki ylös itse kokouksen aikana.

Milloin tämä menetelmä toimii parhaiten

Äänitallenteesta voi olla hyötyä erityisesti kokouksissa, jotka sisältävät teknistä jargonia tai monimutkaisia käsitteitä. Nauhoittamalla varmistat, ettet unohda mitään tärkeitä yksityiskohtia, joita voi olla vaikea kirjoittaa ylös nopeasti, varsinkin jos et tunne termejä.

Toinen tapaaminen, jossa nauhoittamisesta voi olla hyötyä, on pitkät kokoukset tai esitykset. Näissä kokouksissa voi olla vaikeaa tallentaa kaikkea sitä mukaa kuin se tapahtuu. Kun nauhoitat sen, voit palata takaisin ja tarkastella koko istuntoa, jolloin voit poimia tärkeät kohdat ja varmistaa, ettei mitään unohdeta tai jätetä pois.

Äänitallennus voi olla hyödyllinen myös omien pohdintojen tallentamisessa kokouksen jälkeen. Se tarjoaa nopean ja helpon menetelmän, jolla voit tallentaa omat ajatuksesi sitä mukaa kuin niitä on, ilman että sinun tarvitsee käyttää aikaa kaiken kirjoittamiseen.

Mind mapping

Mind mapping on visuaalinen muistiinpanomenetelmä, joka auttaa sinua järjestämään tiedot tavalla, joka kuvastaa sitä, miten aivosi luonnollisesti käsittelevät ajatuksia. Lineaaristen muistiinpanojen sijaan ajatuskartan avulla voit tallentaa ideoita ja käsitteitä verkkomuotoiseen rakenteeseen.

Aloitat keskustelun keskeisestä aiheesta, jonka tulisi olla kokouksen pääaihe. Kirjoita tämä sivun keskelle tai voit käyttää digitaalista työkalua. Tämän jälkeen voit tehdä haaroja pääaiheesta alateemoihin, joiden pitäisi edustaa kokouksessa käsiteltäviä teemoja, ajatuksia tai osioita. Näistä voit lisätä lisää haaroja ja pienempiä alateemoja.

Mind mappingin hyödyt

Yksi mielikartoituksen tärkeimmistä eduista on se, että se kannustaa sinua ajattelemaan luovasti. Pystyt visualisoimaan eri aiheiden välisiä monimutkaisia suhteita ja näkemään, miten ne liittyvät toisiinsa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä aiheissa, joihin liittyy useita teemoja tai jotka edellyttävät jäsenneltyä ongelmanratkaisua.

Mielikartoitus voi olla hyvä keino myös muistin säilyttämiseksi. Koska miellekartta on visuaalisempi, tiedon palauttaminen mieleen voi olla helpompaa, koska voit kuvitella ulkoasun mielessäsi ja hakea tarvitsemasi yksityiskohdat paremmin.

Mielikartat ovat myös joustavia. Voit piirtää ne käsin tai luoda niistä digitaalisen version, jota voit muokata ja laajentaa kokouksessa käytävän keskustelun edetessä. Mielikuvakartan avulla voit valita parhaat tavat tallentaa ja järjestää tiedonkulku sen mukaan, mistä keskustellaan.

Milloin tämä menetelmä toimii parhaiten

Mielikuvakartoitus voi olla erityisen hyödyllinen aivoriihessä. Näissä kokouksissa ideoidaan yleensä paljon, ja mielikuvakartoituksen avulla voit tallentaa ajatukset nopeasti, kun niistä keskustellaan.

Mielikuvakartoituksesta voi olla hyötyä myös monimutkaisessa ongelmanratkaisussa. Mielikartta voi jakaa pääongelman pienempiin osiin, jotka ovat helpommin hallittavissa. Miellekartan avulla voidaan myös helpommin tunnistaa kuvioita ja suhteita sekä haasteita ja mahdollisia ratkaisuja.

Mielikartat sopivat erinomaisesti myös projektisuunnittelu- tai strategiapalavereihin, joissa keskustellaan toisiinsa liittyvistä aiheista. Voit järjestää tehtävät, määräajat, resurssit ja vastuualueet visuaalisesti, jolloin tehtävä on helpommin hallittavissa.

Yhteistoiminnallinen muistiinpanojen tekeminen

Yhteistoiminnallinen muistiinpanojen tekeminen jaettujen asiakirjojen avulla on loistava menetelmä tiimeille, jotka haluavat työskennellä yhdessä kokousten muistiinpanojen tallentamiseksi, tarkentamiseksi ja tallentamiseksi reaaliaikaisesti. Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen silloin, kun tiimit ovat etäällä tai työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Voit käyttää pilvipohjaisia työkaluja, kuten Google Docsia, Microsoft OneNotea tai Notionia, jotta useat ihmiset voivat osallistua samaan muistiinpanosarjaan kokouksen aikana. Näin voidaan varmistaa, että kaikki näkökulmat otetaan huomioon ja että mitään ei jää huomaamatta.

Yhteistoiminnallisen muistiinpanojen tekemisen edut

Yksi suurimmista eduista jaettujen asiakirjojen käyttämisessä muistiinpanojen tekemiseen on reaaliaikainen yhteistyö. Jokainen voi lisätä omia ajatuksiaan kokouksen aikana, lisätä toimintakohteita ja selvennyksiä. Tämä vähentää riskiä, että tärkeitä tietoja jää pois, ja tuloksena on kattavammat muistiinpanot.

Toinen etu on, että jaetut asiakirjat ovat helposti koko tiimin käytettävissä. Muistiinpanot tallennetaan pilvipalveluun, josta jokaisen pitäisi päästä niihin käsiksi milloin tahansa ja millä tahansa laitteella. Tämä voi olla hyvä ratkaisu tiimeille, jotka työskentelevät eri paikoissa ja joiden on palattava nopeasti kokousmuistiinpanoihin. Jaettua asiakirjaa on myös helppo päivittää ja muokata kokouksen jälkeen, joten voit lisätä puuttuvia yksityiskohtia ja seurata toimintakohteita.

Milloin tämä menetelmä toimii parhaiten

Yhteiset muistiinpanot toimivat erityisen hyvin silloin, kun tiimisi työskentelee etänä tai sekamuotoisesti. Kun kaikki ovat maantieteellisesti hajallaan, yhteistoiminnallinen muistiinpanojen tekeminen varmistaa, että kaikki voivat osallistua kokouksen muistiinpanoihin ja käyttää niitä.

Yhteistyömuistiinpanot sopivat erinomaisesti myös tiimikokouksiin tai ideointikokouksiin, joissa useiden henkilöiden on ehkä annettava ideoita, palautetta ja yksityiskohtia. Jaetun asiakirjan avulla kaikki voivat osallistua reaaliaikaisesti ja varmistaa, että kaikkien ehdotukset otetaan talteen ja kirjataan.

Jaetun asiakirjan käyttäminen kokousmuistiinpanoja varten voi olla hyödyllistä myös käynnissä olevia hankkeita koskevissa kokouksissa. Asiakirja voi toimia keskeisenä tietolähteenä, johon kaikki voivat viitata ja jota voidaan päivittää tarpeen mukaan.

Järjestä tehokkaita kokouksia Nobon avulla

Nobolla on valikoima työkaluja ja työpaikkaratkaisuja, jotka auttavat sinua pitämään tehokkaita ja tuottavia kokouksia.  -projisointinäytöistä  -valkotauluihin meillä on kaikki, mitä tarvitset työpaikan viestinnän parantamiseen ja tiimisi sitouttamiseen.