Tehokas viestintä on elintärkeä osa mitä tahansa työpaikkaa. Se mahdollistaa tuottavan ja tehokkaan yhteistyön, mutta myös edistää myönteistä ja osallistavaa työympäristöä.

Jokainen tiimin jäsen voi kuitenkin kommunikoida eri tavalla. Avain tehokkaaseen viestintään on ymmärtää nämä erilaiset viestintätyylit, tunnistaa, miten ne syntyvät, ja laatia käytännön strategioita viestinnän parantamiseksi. Kun ymmärrämme syvällisesti eri viestintätyylejä, voimme tehostaa vuorovaikutusta työpaikalla, rakentaa parempia suhteita työtovereiden välille ja parantaa tuottavuutta.

Neljä tärkeintä kommunikointityyliä

On olemassa neljä tärkeintä viestintätyyliä, joita ihmiset voivat käyttää. Usein ihmiset pyrkivät käyttämään pääasiassa yhtä viestintätyyliä, mutta tilanteesta riippuen ihmiset voivat joskus käyttää niiden kaikkien yhdistelmiä.

Vakuuttava kommunikointi

Vakuuttava kommunikointi tarkoittaa, että puhuja puolustaa haluamaansa. Tämä voi koskea sekä omia tarpeita ja hyvinvointia että muiden tarpeita. He ovat tyypillisesti rauhallisia, kunnioittavia ja kohteliaita, mutta ovat usein suoria ja menevät nopeasti asiaan.

Vakuuttava viestijä ottaa mielellään projekteja vastaan, mutta suojelee omia ja muiden rajoja. Ne ovat kuitenkin harvoin liian aggressiivisia tai puolustuskannalla, kun ne kommunikoivat keskenään. Sen sijaan he pyrkivät kertomaan tarpeistaan ja tunteistaan suorasukaisesti ja varmistamaan, että muut ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi. He pyrkivät tekemään yhteistyötä päästäkseen tarpeitaan vastaavaan lopputulokseen ja tekevät tarvittaessa kompromisseja.

Passiivinen kommunikointi

Passiiviset viestijät ovat usein hiljaisia keskusteluissa ja välttelevät ajatustensa, tunteidensa tai ideoidensa ilmaisemista. He yleensä välttävät ottamasta kantaa suuntaan tai toiseen keskustelussa ja saattavat odottaa, että joku muu ottaa ohjat käsiinsä. He voivat joskus käyttää epäsuoraa kieltä ja puhua aiheen ympärillä sen sijaan, että puhuisivat siitä suoraan, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin.

Passiivista viestintätyyliä käyttävät ihmiset pyrkivät usein välttämään konflikteja. He menevät yleensä mielellään virran mukana ja ovat melko leppoisia, mutta tämä voi myös tarkoittaa, että he eivät puhu, kun on ongelmia. Heillä voi olla vaikeuksia asettaa rajoja, ja heidän voi olla vaikea painostaa ja sanoa "ei" tarvittaessa.

Aggressiivinen kommunikointi

Aggressiivista viestintätyyliä käyttävät ihmiset ovat itsevarmoja ja suoria. He hallitsevat usein keskustelua, keskeyttävät joskus muita ja ottavat keskustelun haltuunsa. Tyypillisesti heidän ensisijaisena tavoitteenaan on saada oma asiansa läpi, viestiä omista tarpeistaan, usein muiden kustannuksella.

Aggressiiviset viestijät voivat olla tylyjä, joskus jopa töykeitä. He eivät usein suostu tekemään kompromisseja muiden kanssa, vaan haluavat saada oman tahtonsa läpi. Tästä seuraa, että he voivat olla vähätteleviä toisten ihmisten rajoja kohtaan ja joskus jopa sortua henkilökohtaisiin hyökkäyksiin toisia kohtaan.

Passiivis-aggressiivinen kommunikointi

Kuten nimestä voi päätellä, passiivis-aggressiivinen viestintätyyli on sekoitus sekä aggressiivista että passiivista viestintätyyppiä. Ne vaikuttavat tyypillisesti passiivisilta pinnalla, mutta niillä on aggressiivisempia tavoitteita. He eivät yleensä ilmaise tarpeitaan selkeästi, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin.

Tämäntyyppiset viestijät ovat usein epäsuoria ja välttelevät asian suoraa käsittelyä. Usein he eivät sano, mitä tarkoittavat, tai käyttävät peiteltyä kieltä, jonka he voivat myöhemmin kiistää. He haluavat välttää suoraa konfliktia, mutta saattavat silti turvautua henkilökohtaisiin hyökkäyksiin sarkasmilla tai puhumalla toisille selän takana.

Miten olla vuorovaikutuksessa eri kommunikointityylien kanssa työssä

Kukin kommunikointityyppi tarvitsee hieman erilaista lähestymistapaa ollakseen tehokkaassa vuorovaikutuksessa.

Miten hallita itsevarmaa viestijää

Itsevarmat viestijät arvostavat suoria keskusteluja. Kun puhut itsevarman viestijän kanssa, pyri puhumaan lyhyesti ja ytimekkäästi. Kun annat palautetta, ole rehellinen ja pyri pitämään kiinni käytännönläheisistä, toteuttamiskelpoisista asioista.

Kannusta ihmisiä, jotka käyttävät itsevarmuutta korostavaa viestintätyyliä, jakamaan ajatuksiaan. Sinun tulisi aina suullisesti tunnustaa ja kunnioittaa heidän näkökulmaansa, vaikka olisitkin eri mieltä, mutta sinun ei tulisi kaihtaa omien ajatustesi ilmaisemista.

Kuinka viestiä tehokkaasti assertiivisena viestijänä

Jos tiedät olevasi assertiivinen viestijä, saatat joutua joskus käyttämään kärsivällisyyttä keskustelussa. Kaikki eivät ehkä puhu niin suoraan kuin haluaisit, mutta sinun on pyrittävä pysymään rauhallisena ja annettava ihmisten esittää haluamansa asia haluamallaan tavalla. Muista, että joissakin tilanteissa tarvitaan erilaisia viestintätyylejä.

Saatat myös joutua tarjoamaan muille rauhoittavia sanoja. Jotkut saattavat sekoittaa suoruutesi suorasukaisuuteesi suorapuheisuuteen, joten ole tietoinen siitä, miten muut saattavat reagoida puheeseesi, ja tarjoa tarvittaessa rauhoittavaa palautetta, jotta ihmiset ymmärtävät, että olet oikeassa.

Passiivisen viestijän johtaminen

Ihmiset, jotka käyttävät usein passiivista viestintätyyliä, saattavat tarvita lisätukea ja rohkaisua osallistuakseen keskusteluihin. Tähän voi kuulua esimerkiksi se, että kysytään suoraan heidän ajatuksiaan tai mielipiteitään ryhmässä ja varmistetaan, että heillä on tilaa puhua mielipiteensä.

Voi myös olla hyödyllistä varmistaa, että olet luonut ympäristön, jossa he tuntevat olonsa mukavaksi puhua. Heidän ei pitäisi tuntea, että heitä painostetaan osallistumaan, vaan heidän pitäisi tuntea olonsa turvalliseksi puhua ilman tuomitsemista. Joskus voi olla hyödyllistä tarjota vaihtoehtoinen viestintäalusta. Jotkut ihmiset eivät ehkä halua ottaa asiaa esille ryhmässä, mutta heille voi olla mukavampaa puhua kahden kesken tai kirjallisen viestinnän, kuten sähköpostin, välityksellä.

Kuinka viestiä tehokkaasti passiivisena viestijänä

Jos käytät usein passiivista viestintätyyliä, saatat kokea, että on hyödyllistä harjoitella itsevarmempaa kieltä. Tämä voi auttaa sinua saamaan asiasi esille keskusteluissa ja varmistaa, että saat tarvitsemasi tuen työpaikalla. Joidenkin mielestä on hyödyllistä harjoitella, mitä he haluavat sanoa ennen kokousta, vaikka usein tulee tilanteita, joissa sinun on oltava spontaani.

Varmista, että tiedät, mitkä ovat tavoitteesi ja päämäärät. Aseta itsellesi rajat ja muistuta itseäsi siitä, että on ok sanoa "ei" suojellaksesi hyvinvointiasi. Ole avoin yhteistyöhön ja keskustelemaan tarpeistasi ja ideoistasi muiden kanssa.

Miten hallita aggressiivista viestijää

Kun olet vuorovaikutuksessa aggressiivista viestintätyyliä käyttävän henkilön kanssa, on tärkeää pysyä rauhallisena. Voi olla helppoa puolustautua, varsinkin jos joku on turvautunut henkilökohtaisiin hyökkäyksiin, mutta se ei johda tehokkaaseen viestintään. Vältä sen sijaan henkilökohtaisia hyökkäyksiä ja varmista, että keskustelu pysyy käsiteltävänä olevassa asiassa. Keskity siihen, mitä he oikeastaan yrittävät sanoa, ja yritä päästä ratkaisuun.

Varmista myös, että asetat rajat aggressiivisille viestijöille. Kerro heille, että haluat, että sinua puhutellaan ammattimaisesti ja kunnioittavasti, ja tämä koskee kaikkia tiimin jäseniä. Jos joku on usein ja vakavasti aggressiivinen, kannattaa kääntyä esimiehen tai henkilöstöhallinnon puoleen saadaksesi lisää tukea.

Miten kommunikoida tehokkaasti aggressiivisena viestijänä

Jos huomaat käyttäväsi aggressiivista viestintätyyliä työssäsi, voi olla hyödyllistä tunnistaa, mikä laukaisee aggressiivisuuden. Usein ihmiset kommunikoivat aggressiiviseen tyyliin turhautumisen tai stressin vuoksi - yritä selvittää, mikä sinua ajaa aggressiivisuuteen, ja yritä keskustella asiasta esimiehesi kanssa, jotta ongelma voidaan ratkaista sen syyn kohdalla.

Voi myös olla hyödyllistä hengähtää ennen vastaamista. Usein aggressiiviset viestijät reagoivat ennen ajattelua, mikä voi johtaa epäasialliseen kielenkäyttöön. Sen sijaan mieti ennen kuin puhut ja yritä ottaa huomioon toisten tarpeet, tunteet ja rajat.

Miten hallita passiivis-aggressiivista viestijää

Kun olet vuorovaikutuksessa passiivis-aggressiivisen viestijän kanssa, sinun on pysyttävä rauhallisena ja ammattimaisena. Sen sijaan, että keskittyisit heidän käytökseensä, keskity tosiasioihin. Jos he eivät kommunikoi selkeästi, pyydä heitä selventämään, mitä he sanovat. Joskus voi olla parempi pyytää heitä selventämään asiaa kirjallisesti, jotta asiasta ei jää epäselvyyksiä.

Sinun pitäisi rohkaista heitä olemaan suoria ja avoimia. Varmista, että olet luonut ympäristön, jossa he voivat vapaasti kertoa todelliset ajatuksensa ja tarpeensa. Jos joku käyttäytyy jatkuvasti passiivis-aggressiivisesti, voi olla hyödyllistä käsitellä asiaa kahdenkeskisessä tapaamisessa. Kysy heiltä, mikä heidän mielestään aiheuttaa käytöksen, ja yritä päästä ratkaisuun.

Miten kommunikoida tehokkaasti passiivis-aggressiivisena viestijänä

Jos sinulla on taipumusta passiivis-aggressiiviseen viestintään, sinun tulisi pyrkiä pohtimaan, mikä aiheuttaa tämän käytöksen. Saattaa olla, että et tunne oloasi mukavaksi olla suora keskusteluissa, tai sinusta voi tuntua, että ihmisiin liittyy asioita, joita ei käsitellä. Kun olet tunnistanut perimmäisen syyn, puhu siitä esimiehesi tai muun asianmukaisen kanavan kanssa. Sinun tulisi pyrkiä ratkaisemaan asia mahdollisimman pian, eikä antaa sen hautua, sillä se voi pahentaa ongelmaa.

Mieti, miten voit viestiä asioistasi rakentavasti. Yritä keskustella turhautumisestasi tavalla, joka tähtää ratkaisuun tai kompromissiin työtovereidesi kanssa.

Vinkkejä viestinnän parantamiseen työssä

Seuraavassa on muutamia käytännön strategioita, joilla voit parantaa viestintää työpaikalla.

Luo ympäristö avoimelle viestinnälle

Yksi tärkeimmistä tavoista parantaa viestintää työssä on varmistaa, että olet luonut ympäristön, joka edistää avointa ja rehellistä viestintää kaikkien tiimin jäsenten välillä. Jokaisen pitäisi tuntea olonsa mukavaksi puhua ja tietää, että häntä kuunnellaan ilman tuomitsemista.

Johdon pitäisi luoda sävy tehokkaalle viestinnälle. Sinun on asetettava standardi käyttämällä vakuuttavaa viestintätyyliä ja osoitettava muille, että on ok puhua suoraan ja samalla olla empaattinen muita kohtaan. Sinun tulisi käyttää rakentavaa kritiikkiä silloin, kun se on tarpeen, ja tunnustaa aina ihmisten näkökulmat, jos ne eroavat omista.

Käytä oikeita foorumeita oikeisiin keskusteluihin

Sinun tulisi aina pyrkiä käyttämään oikeita foorumeita oikeisiin keskusteluihin. Jos esimerkiksi jokin asia vaatii yhteistyötä, kokous voi olla paras ratkaisu. Näin kaikki tiimin jäsenet voivat tuoda esiin ajatuksiaan ja ideoitaan sekä tuoda esiin huolenaiheita ja tunnistaa, missä he saattavat tarvita lisätukea muilta.

Jos kuitenkin haluat vain ilmoittaa jostakin asiasta, joka ei vaadi yhteistyötä, sähköposti saattaa olla paras vaihtoehto. Voit aina aloittaa sähköpostilla, antaa kaikkien lukea tiedot ja yksityiskohdat läpi ja katsoa sitten, tarvitaanko seurantakokousta.

Oikeiden alustojen lisäksi sinun pitäisi käyttää myös oikeita työkaluja. Yhteistyökokouksessa voit käyttää valkotaulua kaikkien ideoiden kirjaamiseen. Näin varmistetaan, että kaikki tietävät tulevansa kuulluiksi ja että heidän ajatuksensa otetaan huomioon. Voit sitten ottaa valokuvan taulusta tai pyytää jotakuta kirjoittamaan sen asiakirjaan ja jakaa sen kokouksen jälkeen, jotta ideat eivät katoa.

Kerää säännöllisesti palautetta

Lopuksi sinun pitäisi kerätä usein palautetta tiimiltä, jotta saat heidän ajatuksiaan työpaikan viestintätyyleistä. Tähän pitäisi sisältyä johdon viestintätyyli sekä ympäristö ja se, miten mukavalta heistä tuntuu puhua asioista. Voit myös kysyä, mitä mieltä he ovat siitä, miten tiimi kommunikoi tällä hetkellä, ja mitä parannuksia heidän mielestään voidaan tehdä. Pyri toimimaan tämän palautteen perusteella ja tee tarvittaessa muutoksia.

Kommunikoi tehokkaasti työssäsi Nobon avulla

Nobolla on valikoima työkaluja ja työpaikkaratkaisuja, joiden avulla saat työpaikastasi kaiken irti ja voit nauttia tehokkaasta ja tuottavasta viestinnästä. siirrettävistä valkotauluista ja fläppitaulu-valikoimista löydät varmasti sen, mitä tarvitset, jotta kokouksissasi saadaan kaikki irti.