Les réunions, qu'elles soient formelles ou informelles, sont un élément essentiel de toute entreprise. Que vous participiez à une réunion de service décontractée ou à une réunion formelle du conseil d'administration, votre comportement doit être le même. Un protocole pour réunions est essentiel pour garantir l'efficacité, la productivité et le respect des participants. Nous avons établi 7 règles pour vous aider à être le meilleur participant à une réunion. 

Que signifie un protocole des réunions ?

Le protocole d'une réunion est un terme qui fait référence à un ensemble de règles et de lignes directrices qui doivent être respectées pendant une réunion afin d'en assurer le bon déroulement. En règle générale, ces règles couvrent

• • Respect du temps

  • Préparation

  • L'écoute active

  • S'exprimer avec respect

  • Rester dans le sujet

  • Suivi

Si les règles du protocole de réunion peuvent varier d'une entreprise à l'autre, elles visent toutes à contribuer à un environnement de réunion positif et professionnel.

7 règles de protocole pour les réunions physiques

Voici les principales règles du protocole à respecter lors des réunions :

1. Être à l'heure

Être à l'heure est la règle du protocole la plus élémentaire lorsqu'il s'agit de réunions. Arriver en retard n'est pas seulement un manque de respect pour les autres participants, mais cela perturbe également le déroulement de la réunion. Prévoyez d'arriver au moins cinq minutes à l'avance pour vous installer et vous préparer.

2. Venez préparer

Avant la réunion, assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin, comme des notes, des rapports ou d'autres documents pertinents. Envisagez d'utiliser un mini bloc-notes de bureau afin de noter des idées et des notes, car c'est un choix écologique sans papier. S'il y a un ordre du jour ou des documents à lire, assurez-vous de les consulter avant la réunion. Le fait d'être préparé montre que vous respectez le temps et les efforts des autres participants.

3. Éteignez votre téléphone

Une sonnerie de téléphone ou un son de notification peut être très distrayant et perturber le déroulement de la réunion. Éteignez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux avant le début de la réunion.

4. Écoutez activement

L'écoute active est essentielle dans toute réunion. Cela signifie qu'il faut prêter attention à ce que disent les autres, poser des questions et fournir un retour d'information. L'écoute active montre que vous accordez de l'importance aux opinions et aux idées des autres.

5. Parlez avec respect

Lorsque vous prenez la parole au cours d'une réunion, parlez de manière claire et concise. Évitez d'utiliser un jargon ou des termes techniques que les autres pourraient ne pas comprendre. Faites également attention au ton de votre voix et à votre langage corporel. Parlez avec respect et évitez d'interrompre les autres ou de parler au-dessus d'eux. Si vous n'êtes pas d'accord avec quelqu'un, exprimez votre opinion poliment et respectueusement.

6. Restez dans le sujet et dans le timing

Le fait de s'écarter du sujet fait perdre du temps et peut être frustrant pour les autres participants à la réunion. Rester sur le sujet permet de respecter le temps imparti à la réunion. Le dépassement du temps imparti peut perturber l'emploi du temps des personnes et créer de la frustration. Si la réunion se prolonge, suggérez de la conclure et de prévoir une autre session de suivi.

7. Suivi après la réunion

Après la réunion, faites un suivi avec les participants pour résumer ce qui a été discuté, les décisions qui ont été prises et les actions à entreprendre. Si des actions vous ont été assignées, veillez à les mener à bien dans les délais impartis. Un suivi après la réunion permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que des progrès sont réalisés.

Mettre en pratique le protocole pour réunions

Le respect des règles du protocole en matière de réunions peut contribuer à faire en sorte que vos réunions soient non seulement productives, mais aussi un espace sûr pour partager des opinions. Que vous dirigiez la réunion ou que vous y participiez simplement, il est important d'arriver à l'heure, de se préparer, d'écouter activement, de s'exprimer respectueusement, de rester dans le sujet et de faire un suivi après la réunion. En faisant preuve de respect pour le temps et les efforts des autres participants, vous pouvez contribuer à créer un environnement de réunion positif et professionnel. Ainsi, la prochaine fois que vous assisterez à une réunion, n'oubliez pas de respecter les bonnes pratiques en matière de protocole, et montrez l'exemple aux autres.