Un suivi efficace d'une réunion est un moyen essentiel de s'assurer que les décisions et les plans sont communiqués et que les actions sont menées à bien. Nous expliquons ci-dessous pourquoi le suivi d'une réunion est si important et comment vous pouvez le faire correctement et avec succès.

Pourquoi est-il important d'assurer le suivi de la réunion ?

Beaucoup de choses peuvent être abordées au cours d'une seule réunion. Le suivi de la réunion permet de créer un dossier auquel les participants peuvent se référer, afin de savoir clairement ce qui a été abordé et quelles actions ont été entreprises à l'issue de la réunion.

Sans suivi de la réunion, des détails importants pourraient être oubliés et des tâches convenues pourraient ne pas être accomplies. Cela pourrait avoir un impact négatif sur la productivité et même sur la réputation de la marque.

Un suivi de la réunion peut également être utile pour les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion. Ils pourront ainsi savoir ce qui a été discuté et disposer de toutes les informations pertinentes dont ils pourraient avoir besoin.

L'utilisation d'un courriel de suivi après la réunion peut également permettre aux participants de suivre l'avancement des actions et d'obtenir un retour d'information sur l'achèvement des tâches ou sur les retards éventuels.

Meilleures pratiques pour la réunion afin de permettre un suivi efficace

Afin d'assurer un suivi efficace de la réunion, vous devez prendre certaines mesures pendant la réunion elle-même.

Rédiger un procès-verbal

Élire une personne de la réunion pour rédiger le procès-verbal est un outil utile à utiliser lors du suivi d'une réunion. Si vous organisez des réunions régulières, vous pouvez soit faire tourner le preneur de notes, soit désigner une personne pour prendre les notes à chaque fois. Il peut être utile que la personne ait déjà rédigé un procès-verbal, afin qu'elle sache comment le faire au mieux et ce qu'il faut y inclure.

Le procès-verbal doit résumer les sujets qui ont été discutés, qui a dit quoi et quelles actions ont été identifiées, avec toutes les échéances qui ont été notées. S'il existe un ordre du jour de la réunion, celui-ci peut être utilisé comme modèle pour prendre des notes, afin de savoir clairement ce qui a été discuté et à quel moment.

Le compte rendu peut être inclus dans un courriel de suivi après la réunion, mais il ne doit pas être le seul élément inclus. Bien qu'ils puissent être utiles en tant que référence, ils peuvent contenir trop d'informations pour tous les participants à la réunion, et des actions clés peuvent être perdues.

Identifier les actions et désigner les responsables

Il est essentiel, lors de chaque réunion, d'identifier clairement les actions et de désigner un responsable pour chacune d'entre elles, afin que les participants sachent de quoi ils sont chargés après la réunion.

Lorsque des actions potentielles apparaissent au cours d'une réunion, discutez de ce qui devra être fait et de la date limite à laquelle cela devra être fait. Identifiez la personne la mieux placée pour assumer la responsabilité de chaque action et assurez-vous qu'elle comprend ce que l'on attend d'elle.

Il se peut qu'une action nécessite l'intervention de plusieurs personnes. Même dans ce cas, n'assignez qu'un seul propriétaire. Cela facilite le suivi de l'action et permet d'éviter toute confusion et toute répétition du travail.

Parfois, la personne la mieux placée pour prendre en charge une action peut ne pas être présente lors de la réunion. Dans ce cas, chargez une personne de communiquer à l'individu ce qui lui sera demandé.

Prenez des photos du travail collaboratif

Souvent, lors des réunions, vous utiliserez des tableaux blancs ou un un chevalet de conférence pour prendre des notes et faire du brainstorming. Ces notes peuvent être utiles pendant la réunion, car elles permettent à chacun de voir clairement ce qui est discuté.

Cependant, il est important que les notes prises puissent être partagées après la réunion dans le cadre d'un suivi. Sinon, vous risquez de prendre des notes et des idées utiles et importantes qui seront perdues et oubliées après la réunion.

Vous pouvez prendre des photos des notes que vous prenez sur les tableaux blancs et les partager ensuite dans un courriel de suivi de la réunion. Ou, si les notes ne sont pas assez claires, vous pouvez prendre des photos et charger quelqu'un de transférer les informations dans un document. Cela peut être utile pour les brainstorms, car vous pouvez conserver le flux visuel tout en vous assurant que chaque mot est lisible.

Résumer à la fin de la réunion

À la fin de la réunion, vous devez prendre quelques minutes pour résumer brièvement ce qui a été discuté et décidé, ainsi que les actions à mettre en œuvre. Dites aux gens comment et qui assurera le suivi de la réunion et quand ils peuvent s'attendre à recevoir le suivi.

Comment assurer le suivi d'une réunion

Créer un plan d'action

L'une des parties les plus importantes du suivi d'une réunion est la création d'un plan d'action. Les notes de la réunion doivent servir de base à l'élaboration de votre plan d'action. Ce document indiquera exactement les actions à entreprendre, les personnes qui en seront responsables et le calendrier dans lequel elles devront être traitées et achevées.

Vous pouvez également utiliser le plan d'action pour classer les actions par catégories, en identifiant celles qui sont urgentes et celles qui le sont moins. Il peut être utile de rendre le document collaboratif, afin que les personnes puissent le mettre à jour tout au long du projet en indiquant l'état de leurs actions.

Partager le suivi de la réunion

Une fois que vous avez le compte-rendu de la réunion et le plan d'action, vous devez partager le suivi. La façon la plus courante de le faire est d'envoyer un suivi à l'e-mail de la réunion. Si la réunion est liée à un projet en cours, il peut être utile de créer un canal de messagerie dédié sur Slack ou Teams et de l'utiliser pour toutes les communications, y compris le suivi de la réunion.

Vous devez envoyer le suivi de la réunion dès que possible après la réunion - généralement dans les 24 à 48 heures, afin de permettre la préparation du procès-verbal et de tout autre document.<> <>/Le suivi d'une réunion doit être envoyé à toutes les personnes qui ont participé à la réunion, ainsi qu'à toutes les autres parties concernées qui n'ont pas pu y assister ou qui n'y ont pas assisté mais qui pourraient être impliquées dans une action.

Le suivi d'une réunion doit inclure le compte rendu de la réunion et le plan d'action. Vous devez également inclure un bref résumé de la réunion, afin de rafraîchir la mémoire des participants et d'informer ceux qui n'étaient pas présents. Si vous avez pris des notes sur un tableau blanc, incluez également les photos ou la version document de celles-ci. Si la réunion a donné lieu à une présentation, il peut être utile de joindre les diapositives.

Exemple d'e-mail de suivi de réunion

Objet :  ; Suivi de [sujet de la réunion]

Chère équipe,

Merci d'avoir pris le temps d'assister à notre réunion d'aujourd'hui. J'apprécie votre travail acharné et les efforts que vous avez déployés pour que cette réunion soit productive.

Pour faire suite à la réunion, j'aimerais résumer les facteurs clés qui ont été discutés :

[liste à puces des principaux points de discussion]

Les actions suivantes ont été décidées :

[liste à puces des actions et des responsables des actions]

J'ai joint un document de plan d'action pour nous aider à travailler sur ces actions. [Ce document est collaboratif et est enregistré dans [dossier] Veuillez utiliser ce plan d'action pour tenir tout le monde informé de l'avancement de vos actions. Si vous rencontrez des problèmes pour mener à bien les actions, veuillez m'en faire part afin que nous puissions tenir l'équipe informée.

J'ai également joint le procès-verbal et d'autres documents qui ont étayé notre réunion, à titre de référence.

Notre prochaine réunion aura lieu le [date] et je me réjouis de vous y retrouver tous.

Meilleurs vœux,

[Nom]

Comment assurer le suivi de la réunion

Il est important de ne pas se contenter d'envoyer le suivi de la réunion et de ne pas prendre de nouvelles jusqu'à la prochaine réunion, surtout s'il y a un long intervalle entre les réunions. Suivez l'évolution de votre plan d'action.

Si vous avez l'impression que les choses ne sont pas terminées dans les délais prévus, contactez vos collègues pour voir s'il y a un problème. Il peut s'agir d'un obstacle qui nécessite l'intervention du reste de l'équipe, ou d'un oubli de mise à jour du document. Quel que soit le problème, aidez-les à le résoudre et veillez à ce que l'ensemble de l'équipe du projet soit tenu informé.