Planification d’une réunion
La tenue et l’animation de réunions nécessitent une bonne préparation.
Une réunion de travail ne se résume pas une simple convocation de personne dans l’espoir que la magie et l’ingéniosité opèrent. À l’instar de toute autre chose, cela nécessite une bonne planification.
Ordre du jour
La mise en place d'un ordre du jour pour toute réunion est d’une importance capitale !
Il fournit à tous les participants la majeure partie des informations essentielles abordées ci-dessus. L’ordre du jour doit exposer de façon concise la raison de la réunion et le résultat escompté. Il doit également comporter un programme fixant une durée pour chaque point, permettant ainsi à l'animateur et aux participants de préparer la réunion et de ne pas s’écarter du sujet.
Ordre du jour pour une réunion
Le fait de disposer d'un ordre du jour constitue la première étape pour s'assurer que la réunion se déroule sans accroc et qu’elle ne s’écarte pas de la voie tracée. Voici les éléments clés à prendre en considération :
Objet / thème principal de la réunion
Quel est le sujet de la réunion ? Soyez très précis sur les objectifs et posez-vous la question de savoir si la décision peut être prise d'une autre manière.
Personnes présentes?
Un animateur et une personne chargée de prendre des notes et de les faire circuler doivent assister à la réunion. Ne perdez pas de vue qu'à l'ère numérique, les participants ne doivent pas nécessairement être présents physiquement.
Fréquence des réunions?
Cette réunion est-elle une simple session ponctuelle ou fait-elle partie d'une série programmée de réunions ? Dans ce dernier cas, les réunions régulières doivent-elles avoir lieu à la même fréquence que par le passé ? S’adaptent-elles au calendrier de travail ?
Repas et rafraîchissements
Si la réunion inclut un déjeuner, il convient de contacter au préalable les participants pour confirmer leurs exigences diététiques particulières (par ex. végétarien / végan, sans gluten, allergie aux noix, etc.). Il peut s’avérer nécessaire de consulter un guide diététique pour certaines exigences. Un rappel en la matière SERA FAIT dans le feed-back !
Équipements et fournitures
Un tableau blanc de bonne qualité doit être la pièce maîtresse de toute réunion digne de ce nom. Un tableau à feuilles mobiles est également un accessoire idéal pour consigner des idées. Veillez également à disposer d’un nombre suffisant de marqueurs, d’effaceurs, de crayons et de blocs papier de rechange pour paperboard. Rendez la réunion visuellement attrayante et élégante !
Lieu de la réunion
Veillez à ce que la salle de réunion ait la taille appropriée et soit accessible à tous. Une salle trop grande peut s’avérer intimidante, alors qu’un espace trop exigu peut être étouffant et démoralisant. Assurez-vous que la salle convienne aux technologies dont vous avez besoin.
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Enfin et surtout…
Les objectifs inscrits à l'ordre du jour ont-ils été atteints ?
L'ordre du jour est un document que vous pouvez consulter rétrospectivement pour déterminer si la réunion fut une réussite.
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Types de réunion
L’éventail des réunions est très large, qu'elle soit formelle ou informelle, structurée ou improvisée.
Planification d’une réunion
Une réunion de travail ne se résume pas à une simple convocation de personnes en un lieu dans l’espoir que la magie et l’ingéniosité opèrent.
Conduite et animation de réunions
Les réunions peuvent être aussi dynamiques que ludiques. Elles peuvent néanmoins rapidement dégénérer en chaos improductif si l’animateur (c.-à-d. vous) perd le contrôle des débats.
Bonne conduite pendant la réunion
Il n'existe pas vraiment de règles strictes en la matière. Les convenances et la bonne conduite peuvent évoluer avec le temps, mais un minimum de règles fondamentales peut s’avérer être une aide précieuse.