Le lancement d'un nouveau projet est un moment passionnant pour toute entreprise et toute équipe. Toutefois, pour réussir, il est essentiel de s'assurer que tout le monde est aligné, informé et motivé dès le départ. C'est là que la réunion de lancement du projet joue un rôle essentiel.

La réunion de lancement est le moment où les parties prenantes peuvent se réunir pour établir une vision commune, clarifier les objectifs et préparer le terrain pour la collaboration. La clé d'une réunion de lancement de projet réussie est d'avoir un ordre du jour clair et concis qui permet de guider les discussions et de s'assurer que tous les points importants sont abordés.

Dans ce guide, nous allons explorer les étapes essentielles pour créer l'ordre du jour parfait d'une réunion de lancement de projet. De l'établissement d'un plan d'action à la structuration des discussions et à la gestion du temps, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour organiser une réunion efficace qui lancera un projet réussi.

Pourquoi organiser une réunion de lancement de projet ?

Une réunion de lancement est un élément essentiel de tout projet. Il permet de jeter les bases d'un projet réussi en clarifiant les objectifs, en alignant les parties prenantes, en établissant les ressources et en renforçant la collaboration au sein de l'équipe. Elle permet également aux individus d'identifier les risques et les défis possibles et d'établir des solutions potentielles et des plans d'urgence.

L'objectif ultime d'une réunion de lancement de projet est de s'assurer que chaque membre de l'équipe qui sera impliqué sait ce que l'on attend de lui. Il permet également à chaque individu de rencontrer le reste de l'équipe et d'établir les responsabilités de chacun. Elle ouvre les lignes de communication qui peuvent ensuite être poursuivies tout au long du projet.

Comment préparer une réunion de lancement de projet

Une réunion de lancement de projet réussie nécessitera une planification minutieuse. Vous devrez d'abord déterminer qui sera impliqué dans le projet et qui devra participer à la réunion de lancement. Vous pouvez décider que tous les membres de l'équipe qui contribueront au projet n'ont pas besoin d'assister à la réunion. Par exemple, il peut être plus efficace d'inviter uniquement les chefs de service plutôt que des équipes entières. Les chefs de service peuvent alors communiquer les besoins à leur équipe.

Vous devrez ensuite fixer une date et une heure auxquelles toutes les parties prenantes concernées pourront assister à la réunion. Vous devez décider si la réunion doit avoir lieu en personne ou par appel vidéo. Les réunions en personne sont souvent plus bénéfiques pour le travail collaboratif, mais il peut être nécessaire d'accommoder les travailleurs à distance. Parfois, la meilleure solution consiste à organiser une réunion physique pour ceux qui peuvent y assister et à demander aux travailleurs à distance de se connecter par téléphone ou par vidéo.

Une fois la liste des participants finalisée et la date fixée, vous pouvez alors créer l'ordre du jour de votre réunion de lancement. Une fois l'ordre du jour terminé, vous pouvez l'envoyer aux participants avec leur invitation à la réunion, ainsi que tout document complémentaire qui pourrait leur être utile avant la réunion.

Composants clés et éléments à prendre en compte pour l'ordre du jour de la réunion de lancement

L'ordre du jour de la réunion de lancement d'un projet doit être ciblé et concis. Il y aura sans aucun doute beaucoup de choses à discuter lors d'une réunion de lancement, surtout s'il s'agit d'un projet de grande envergure. En concentrant l'ordre du jour sur les sujets les plus importants, vous éviterez que la réunion ne s'égare ou ne s'enlise dans des informations qui ne sont peut-être pas pertinentes à ce stade.

Vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour passer en revue tous les points de votre ordre du jour, et prévoir du temps supplémentaire pour les questions. Si vous êtes limité par le temps, par exemple si vous ne pouvez consacrer qu'une heure à la réunion, mais que vous pensez qu'il y aura beaucoup de choses à couvrir, vous devrez peut-être prévoir une réunion de suivi pour discuter plus en détail. Cela peut être bénéfique car les membres de l'équipe disposeront de plus de temps pour étudier l'exposé initial du projet et pourront poser des questions et faire part de leurs préoccupations lors d'une réunion spécifique ultérieure.

Votre ordre du jour doit couvrir tous les services qui seront impliqués et leur donner la possibilité de s'exprimer. Vous devez être prêt à ajuster et à modifier votre ordre du jour en fonction des besoins de l'équipe - il se peut que vous finalisiez l'ordre du jour initial et que vous l'envoyiez à l'équipe, et que quelqu'un remarque qu'il manque quelque chose d'important. Dans ce cas, vous pouvez simplement distribuer une version 2 de l'ordre du jour avant la réunion.

Exemple d'ordre du jour d'une réunion de lancement

L'ordre du jour de chaque réunion de lancement varie légèrement en fonction des détails de votre projet spécifique. Toutefois, une réunion de lancement doit au minimum répondre aux questions fondamentales suivantes : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment. Ainsi, un exemple d'ordre du jour de réunion de lancement pourrait ressembler à ce qui suit :

• Présentation des équipes
  • Chaque partie prenante se présente et explique brièvement son rôle
• Quel est le contexte du projet ? du projet
  • Situer le projet dans son contexte
• Pourquoi le projet est nécessaire
  • Expliquer les lacunes ou les objectifs de l'entreprise auxquels le projet répondra que le projet vise à combler
• Quel est le plan d'action initial
  • Discutez des grandes lignes initiales du projet et de la manière dont il sera mené à bien et comment il sera réalisé
• Quand le projet doit être achevé
  • Définissez le calendrier souhaité pour le projet, y compris le délai global ainsi que les délais pour des parties spécifiques du projet
• Qui sera responsable de quoi
  • Chaque partie prenante se verra assigner des des responsabilités à assumer au cours du projet
• Comment l'équipe collaborera et communiquera
  • Expliquez comment l'équipe travaillera ensemble, expliquez comment l'équipe travaillera ensemble, par exemple en utilisant des outils et des logiciels spécifiques, et si des réunions régulières seront nécessaires
• Comment les risques potentiels seront gérés
  • Identifiez les risques potentiels et discutez de la manière dont ils peuvent être atténués, ainsi que la manière dont les individus peuvent communiquer les problèmes tout au long du projet
• A quoi ressemblera le succès et comment il sera mesuré
  • Discutez des résultats souhaités et de la manière dont les données seront collectées pour déterminer si le projet a réussi ou non

Conseils pour une réunion de lancement réussiede démarrage

Vous pouvez contribuer à la réussite de votre projet en organisant une réunion de démarrage efficace qui utilise des outils pratiques.

Utilisez des outils de présentation

Une présentation est un excellent complément à la réunion de lancement de votre projet. Vous pouvez créer une présentation qui correspond à l'ordre du jour de votre réunion de lancement, avec des diapositives qui offrent des informations complémentaires utiles pour chaque point. Par exemple, il sera utile pour les participants de voir clairement les dates et le calendrier du projet, afin qu'ils puissent discuter de la manière dont ils pourront y contribuer.

Nobo dispose d'une variété de écrans de projection pour soutenir votre réunion de lancement. Nos écrans de projection fournissent une image claire et nette et sont disponibles dans une gamme de tailles adaptées à toutes les salles de réunion et aux besoins des projets.

Après la réunion, vous pouvez envoyer la présentation aux participants afin qu'ils puissent s'y référer pour obtenir des informations essentielles.

Permettre un travail collaboratif

Pendant la réunion, il est important que chaque département soit représenté et ait l'occasion de participer. Chaque partie prenante peut avoir des idées et des préoccupations différentes concernant sa partie du projet et il est essentiel que tous les facteurs pertinents soient abordés lors de cette première réunion.

Outre la rédaction d'un procès-verbal, vous pouvez charger quelqu'un de noter les idées sur un tableau blanc ou flipchart tout au long de la réunion. Cela permet de s'assurer que les idées clés restent au premier plan et que l'on peut s'y référer au fur et à mesure que la réunion progresse. Si vous utilisez un tableau à feuilles, vous pouvez retirer des pages et les fixer sur un magnetic whiteboard de manière à ce qu'elles soient toujours visibles. Nobo propose une gamme de tableaux blancs, de tableaux à feuilles mobiles et d'accessoires pour tableaux blancs y compris des stylos et des aimants pour favoriser le travail collaboratif lors de vos réunions.

Fournir des outils de planification

Lorsque vous travaillez sur un calendrier, il est impératif que les gens restent concentrés et sur la bonne voie. C'est là que planning boards peut entrer en jeu. Vous pouvez utiliser un tableau de planification lors de votre première réunion, afin de fixer les dates et les échéances du projet avec la contribution de l'ensemble de l'équipe. À ce stade, les dates peuvent facilement être déplacées, c'est pourquoi l'utilisation d'un planning sur un tableau blanc est extrêmement utile.

Vous pouvez également aider les membres de l'équipe en leur fournissant leur propre tableau de planification, tel qu'un desktop whiteboard planner. Les dates du projet peuvent être retardées ou avancées à n'importe quel stade du projet. Lorsque les personnes peuvent voir les dates dans un format clair et déplacer rapidement et sans problème les échéances si nécessaire, elles peuvent facilement rester organisées et concentrées.

Prêt pour votre réunion de lancement de projet ?

En investissant du temps et des efforts dans une réunion de lancement bien planifiée, votre entreprise peut atteindre les objectifs du projet et apporter de la valeur aux parties prenantes.

Nobo est à votre disposition pour soutenir toutes vos réunions, avec une gamme de solutions pour le lieu de travail conçues pour soutenir les sessions de collaboration, une communication efficace et un travail productif. Consultez notre gamme de produits aujourd'hui pour voir ce que nous pouvons faire pour vous.