Les réunions sont un élément essentiel de toute organisation. Le succès d'une réunion dépend en grande partie de la capacité de l'animateur à faire en sorte que la discussion reste ciblée, productive et efficace.

Dans ce blog, nous aborderons quelques conseils pour vous aider à améliorer vos compétences en tant qu'animateur de réunion, notamment la planification et la préparation, l'établissement de règles de base, la gestion efficace du temps, l'écoute active, la résolution des conflits et l'évaluation et la réflexion sur vos performances.

Qu'est-ce qu'un bon animateur ?

En tant qu'animateur de réunion, vous êtes chargé de créer un environnement positif et engageant qui encourage la participation, favorise la collaboration et aide le groupe à atteindre ses objectifs. Le rôle principal de l’animateur est de gérer le processus de la réunion et de créer un forum confortable pour une communication ouverte et constructive.

L’animateur est responsable pour :

• Fixer des règles de base
• Maintenir la discussion sur la bonne voie
• Gestion du temps
• Encourager la participation
• Veiller à ce que tous les points de vue soient entendus

Ils aident également le groupe à générer des idées, à prendre des décisions et à parvenir à une solution si nécessaire.

Conseils aux animateurs de réunions

Un animateur de réunion compétent est un expert en communication, doué pour la gestion des tâches et la résolution des problèmes. Ils doivent rester neutres et ne pas laisser leur propre point de vue influencer la réunion. L'objectif principal d'un animateur est de guider le groupe pour qu'il atteigne ses objectifs en cultivant la productivité et l'efficacité.

Planifier et préparer

Avant toute réunion que vous animez, prenez le temps de planifier et de préparer. Soulignez l'objet de la réunion, fixez des objectifs clairs et établissez un ordre du jour décrivant les sujets à aborder. Pensez à utiliser un tableau blanc ou un tableau blanc mobile pour communiquer ces informations tout au long de la réunion afin qu'elles soient visibles par tous les participants. Cela garantira une session plus concentrée, plus productive et plus efficace. Veillez également à communiquer à l'avance l'ordre du jour et les documents nécessaires aux participants.

Fixer des règles de base

Établissez dès le départ des règles de base claires pour la réunion afin de créer un environnement respectueux et productif. Ces éléments peuvent être inscrits sur un chevalet de conférence ou un tableau blanc afin que vous puissiez vous y référer en cas de besoin. Encouragez la participation et veillez à ce que chacun ait la possibilité de s'exprimer. Veillez également à faire respecter les règles tout au long de la réunion, en particulier si des participants les contestent.

Gérer efficacement son temps

Restez sur la bonne voie et gérez efficacement votre temps en gardant la discussion centrée sur les sujets à l'ordre du jour. Gardez un œil sur l'horloge et adaptez le rythme de la réunion si nécessaire pour vous assurer que vous avez couvert tous les points de l'ordre du jour ou planifiez une session de suivi si cela s'avère bénéfique.

Écoutez activement

Pratiquez l'écoute active en prêtant attention à ce qui est dit et en montrant que vous comprenez. Clarifiez tout malentendu et encouragez les participants à poser des questions et à fournir un retour d'information.

Gérer les conflits

Aborder les conflits éventuels de manière respectueuse et constructive. Concentrez-vous sur les problèmes plutôt que sur les personnes impliquées et encouragez une communication ouverte et honnête. Dans ce cas, l’animateur joue un rôle de médiateur, tout en restant impartial.

Évaluer et réfléchir

Après la réunion, prenez le temps de réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré. Encouragez les participants à vous faire part de leurs commentaires constructifs afin de vous aider à identifier les points à améliorer et d'orienter votre approche pour les réunions à venir. Vous devez également revoir l'ordre du jour établi sur votre tableau blanc au début de la réunion et vérifier si tous les sujets ont été abordés.

Ce qu'il faut éviter en tant qu'animateur de réunion

Animer une réunion n'est pas une tâche facile, en particulier dans les grandes réunions où plusieurs voix s'expriment. Ci-dessous, nous mettons en évidence les actions à éviter en tant qu'animateur de réunion :

Exprimer ses propres opinions ou préjugés

Le rôle de l’animateur est de rester neutre et impartial. Vous devez éviter d'exprimer vos propres opinions.

Dominer la conversation

L’animateur doit encourager la communication ouverte et la collaboration entre tous les participants, plutôt que de dominer la conversation. Veillez à ne pas trop parler ou à ne pas interrompre les autres et assurez-vous que tous les participants sont engagés et ont la possibilité de s'exprimer sans forcer.

Être conflictuel

Rester calme et respectueux, même dans les situations difficiles. Aussi difficile que cela puisse être, essayez d'éviter la confrontation et étendez cette règle de comportement à tous les participants.

Êtes-vous prêt à jouer un rôle d’animateur ?

Que vous souhaitiez améliorer vos compétences ou faire vos premiers pas en tant qu'animateur de réunion, vous disposez du cadre nécessaire pour guider une réunion. Vous serez en mesure de créer un environnement sûr, respectueux et collaboratif, encourageant tous les membres à participer et à apporter leurs points de vue uniques.

Votre objectif est d'aider les participants à atteindre les objectifs de la réunion :

• Maintenir une discussion ciblée et productive
• Gestion de la dynamique de groupe
• Résoudre les désaccords éventuels
• Adapter le plan d’animation
• Écouter et réagir efficacement

Vous devez également être en mesure d'adapter votre style de communication aux besoins du groupe et de fournir un retour d'information et des suggestions qui contribuent à améliorer la communication et la collaboration. En utilisant les techniques de facilitation présentées dans ce blog, vous pouvez aider les groupes à surmonter les obstacles à la communication et à réussir tous les types de réunions.