Une réunion bien planifiée est toujours l'idéal, mais ce n'est pas toujours possible. Souvent, une collaboration spontanée et une prise de décision rapide sont nécessaires pour faire face à une situation urgente. Dans ce cas, vous devrez organiser une réunion ad hoc.

Les réunions ad hoc sont différentes des réunions régulières et nécessitent une approche légèrement différente. Dans ce blog, nous explorons les différences entre les réunions ad hoc et les réunions régulières, comment savoir quand une réunion ad hoc est nécessaire et comment organiser efficacement une réunion de dernière minute.

Quelle est la différence entre une réunion ad hoc et une réunion régulière ?

Une réunion ad hoc diffère d'une réunion régulière parce qu'elle n'a pas été planifiée. Elle est organisée pour faire face à une situation imprévue qui nécessite une attention immédiate.

L'une des différences entre une réunion ad hoc et une réunion régulière est donc que l'ordre du jour peut être plus informel. Les participants et l'organisateur n'auront pas eu autant de temps pour se préparer qu'ils en ont habituellement pour une réunion, ce qui les obligera à faire preuve d'une grande réactivité. En règle générale, lors d'une réunion ad hoc, les décisions doivent être prises et mises en œuvre rapidement, alors que lors d'une réunion régulière, les participants disposent d'un peu plus de temps pour mettre en œuvre les actions.

Quand convoquer une réunion ad hoc de dernière minute

Une réunion ad hoc de dernière minute ne doit être convoquée qu'en cas d'absolue nécessité. Le fait de convoquer les gens à une réunion sans préavis interrompt leur journée, et il peut leur falloir un certain temps pour retrouver leur rythme après la réunion, aussi courte soit-elle.

Dans la mesure du possible, vous devriez essayer de prévenir les gens suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent assister à une réunion. Toutefois, dans certaines situations, cela ne sera pas possible et une réunion ad hoc sera nécessaire. Il peut s'agir d'une situation d'urgence ou d'une opportunité qui s'est présentée dans un délai court et qui nécessite une action immédiate. Il peut s'agir d'un retour d'information immédiat de la part des membres de l'équipe ou d'une mise à jour urgente d'un projet. Il se peut qu'il y ait une certaine confusion sur ce qui est demandé à l'équipe et qu'une réunion soit nécessaire pour apporter des éclaircissements afin que les personnes puissent poursuivre leur travail avec des objectifs clairs.

Même dans ces situations, vous devez toujours vous demander si une réunion est la meilleure solution. Il se peut qu'un courriel ou un appel téléphonique avec un ou deux participants suffise. Parfois, la question est trop complexe pour être abordée par courrier électronique ou implique trop de personnes - dans ce cas, une réunion peut être la solution.

Vous devez également réfléchir à l'impact d'une réunion de dernière minute et comparer les coûts aux avantages qui en découlent. Perturber la journée de quelqu'un n'est jamais idéal, mais il peut être préférable de le faire plutôt que de ne pas organiser la réunion du tout.

Comment organiser une réunion ad hoc efficace

Les réunions ad hoc répondent généralement à des besoins hautement prioritaires, il est donc essentiel qu'elles soient organisées de manière efficace.

Fixer des objectifs clairs et un ordre du jour

Même si une réunion ad hoc ne nécessite que peu de temps de préparation, il est important de fixer des objectifs clairs. Ces objectifs peuvent être courts et succincts, mais le fait de les fixer permettra à chacun de rester concentré, ce qui conduira à des résultats plus productifs.

Une fois que vous avez les objectifs, vous pouvez établir un ordre du jour. Il peut être plus informel que l'ordre du jour habituel d'une réunion, mais il doit néanmoins couvrir les points les plus importants. Si possible, ce document doit être distribué aux participants avant la réunion - même si vous l'envoyez 10 minutes avant, cela permettra aux participants de se préparer un peu et de commencer à réfléchir à ce qui est nécessaire. Cela permet de gagner un temps précieux lors de la réunion elle-même.

N'invitez que les parties prenantes clés

Une réunion ad hoc de dernière minute risque de perturber les journées des participants. Vous devez donc essayer de minimiser ces perturbations en n'invitant que les principales parties prenantes. Seules les personnes directement concernées par la situation et/ou disposant des connaissances et de l'expertise nécessaires doivent y participer.

Il est parfois préférable d'inclure les personnes qui seront affectées par les décisions prises lors de la réunion, mais cela n'est pas toujours possible. Il peut être plus pratique d'inviter simplement les chefs d'équipe et de les laisser distribuer et déléguer les informations et les actions à leur équipe une fois que les décisions ont été prises.

Maintenir la réunion sur la bonne voie

Le temps sera probablement compté au cours de la réunion. Il est donc essentiel que les discussions soient ciblées et qu'elles restent sur la bonne voie. Vous devez vous référer à l'ordre du jour de la réunion pour vous assurer que tout ce qui doit être couvert l'est, de la manière la plus efficace possible. Si les conversations dévient, vous devez ramener les gens à l'ordre du jour.

Parfois, une conversation peut surgir qui pourrait être utile mais qui n'est pas totalement en rapport avec la question en cours. Dans ce cas, notez ce qui a été dit et organisez une autre réunion ou un appel téléphonique informel pour poursuivre la discussion à une date ultérieure.

Encourager la participation

Bien qu'une réunion ad hoc de dernière minute doive être succincte, vous devez tout de même encourager la participation des participants. Si vous n'avez pas besoin de collaborer lors de la réunion, il n'y a peut-être pas de raison de l'organiser et un courriel d'information peut être préférable.

Afin d'encourager la collaboration, vous devez vous assurer que votre salle de réunion dispose des outils de communication nécessaires. Il peut s'agir de flipcharts, tableaux blancs, et même un écran de projection si vous avez besoin que tout le monde voie quelque chose, comme un site web ou un outil d'analyse. Vous devez prendre des notes à un endroit où tout le monde peut les voir et s'y référer pendant la réunion, afin de pouvoir rebondir sur les idées des autres personnes.

Respectez l'heure prévue

Il est important pour la plupart des réunions de respecter l'heure prévue, mais c'est encore plus vrai pour les réunions ad hoc. Une réunion de dernière minute doit commencer et se terminer à l'heure, afin de perturber le moins possible la journée des participants.

Le respect du temps imparti permet également de rester concentré sur la réunion. Si vous êtes strict sur le respect du temps, vous serez plus conscient de la nécessité de respecter l'ordre du jour et de prendre des décisions rapides. Vous devez vous charger, ou charger un autre participant, de noter l'heure et de rappeler gentiment aux gens si les choses semblent prendre plus de temps que prévu.

Notez les actions et les prochaines étapes

Afin de mener une réunion ad hoc productive, une personne présente doit prendre des notes pendant toute la durée de la réunion. Il doit comprendre les actions, les responsables et les échéances de chaque action. En consignant ce qui a été dit et décidé, les participants pourront s'y référer une fois la réunion terminée, afin de savoir exactement ce qui leur est demandé.

Vous devez envoyer les notes à la fin de la réunion et veiller à ce qu'elles soient remises à toutes les personnes présentes. Si d'autres membres de l'équipe qui n'étaient pas présents ont désormais une responsabilité, vous devez également vous assurer qu'ils sont impliqués dans les communications.

Vous pouvez également définir les prochaines étapes du suivi des décisions prises lors de la réunion et des actions qui ont été définies. Il se peut qu'une autre réunion planifiée soit nécessaire à l'avenir, ou que des rapports de projet soient plus appropriés.

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Savoir comment planifier et organiser une réunion ad hoc est une connaissance précieuse. Vous saurez désormais comment réagir lorsqu'une situation impromptue se présentera et nécessitera une attention urgente, et vous pourrez agir rapidement et efficacement.

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