Si c'est la première fois que vous êtes chargé de rédiger un compte rendu de réunion, vous vous sentirez probablement dépassé. Comment pourrais-je noter tout ce qui a été dit ?

Cependant, avec des outils adéquats, il peut être facile de garder une trace des discussions et des décisions prises au cours d'une réunion. Le compte rendu de réunion est un outil important pour suivre les progrès, s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et s'y référer à l'avenir.

Pour vous aider à rédiger efficacement un compte rendu de réunion, nous avons rassemblé quelques conseils qui vous permettront d'affiner vos compétences et de rédiger des comptes rendus clairs, concis et exacts. Nous vous proposons également un modèle gratuit de compte rendu de réunion.

Préparez-vous à l'avance

La préparation est essentielle lorsqu'il s'agit de rédiger le compte rendu d'une réunion. Vous devez vous familiariser avec l'ordre du jour et les participants avant la réunion. Cela vous aidera à saisir toutes les informations importantes et à les appliquer aux personnes concernées.

Il peut également être utile de créer un modèle de compte rendu de réunion basé sur l'ordre du jour. C'est un excellent moyen de rester organisé et de s'assurer que vous avez des notes pour chaque point de discussion.

Choisissez les bons outils

Les gens travaillent différemment et la façon dont vous rédigez le compte rendu d'une réunion peut être complètement différente de celle d'un collègue. Certaines personnes préfèrent rédiger le procès-verbal directement sur un ordinateur portable, tandis que d'autres préfèrent un stylo et du papier, ou mini tableau blanc, afin de pouvoir cocher les mots et les phrases clés lorsque le procès-verbal est rédigé dans son intégralité.

La dactylographie peut être bénéfique, en particulier si vous êtes un dactylographe chevronné. Cependant, le bruit des touches qui tapent peut être dérangeant pour les personnes qui assistent à la réunion. Les notes manuscrites sont idéales si vous avez l'habitude d'écrire à la main ou si vous préférez rédiger votre procès-verbal après la réunion.

Prenez des notes claires et concises

Il est important de prendre des notes claires et concises au cours de la réunion. Cependant, n'oubliez pas que vous pouvez revenir en arrière et mettre de l'ordre dans votre travail après la réunion.

Vous devez vous assurer que vous écoutez attentivement et que vous saisissez les points clés. Il est essentiel que vous restiez objectif.

Certaines personnes préfèrent dactylographier les notes de réunion, ce qui permet de les modifier plus facilement par la suite. Si ce n'est pas possible, évitez d'écrire chaque mot - utilisez la sténographie ou des mots et phrases clés que vous pourrez utiliser plus tard.

Identifier les points clés

Décider des points clés à noter lors de la rédaction du procès-verbal d'une réunion peut être déroutant. Trop souvent, les preneurs de minutes essaient de couvrir trop d'informations, ce qui signifie qu'ils passent à côté du point suivant de l'ordre du jour.

Vous pouvez identifier les points clés en écoutant ce qui suit :

• Décisions prises
• Actions attribuées
• Nouvelles informations partagées
• Questions soulevées

Enregistrer les décisions et les actions

Les décisions et les actions sont les sujets les plus importants à consigner dans le procès-verbal de votre réunion. Ces informations auront un impact à l'avenir et aideront tout le monde à progresser vers le même objectif.

Lors de l'enregistrement des décisions et des actions, il est important d'indiquer clairement qui est responsable de chaque tâche et à quelle date elle doit être achevée. Vous pouvez également prévoir une date limite pour chaque tâche.

Faire un résumé

A la fin de vos notes de réunion, il est utile de résumer la discussion. Cela permettra de conclure et de s'assurer que tout le monde comprend bien la marche à suivre.

Votre résumé doit être bref et pertinent. Il doit inclure les points clés de la discussion, ainsi que toute décision ou action prise.

Relisez votre procès-verbal

Une fois la version finale de votre procès-verbal de réunion dactylographiée, il est important de la relire attentivement. Vous devez vous assurer qu'ils ne contiennent pas d'erreurs et qu'ils transmettent correctement les messages requis.

Il peut être utile de demander à un collègue de relire le compte rendu de votre réunion pour vous. Il arrive que votre œil ne détecte pas les erreurs dans un travail sur lequel vous vous êtes concentré intensément.

Distribuer le procès-verbal

Une fois que votre procès-verbal est relu et exempt d'erreurs, vous pouvez le distribuer aux participants à la réunion. Vous pouvez les envoyer par courrier électronique ou les publier sur un disque partagé.

Il est important de distribuer le procès-verbal rapidement après la réunion afin que chacun dispose des informations nécessaires au suivi des actions et des décisions.

La rédaction efficace du procès-verbal d'une réunion est une compétence importante qui peut vous aider à être un communicateur et un collaborateur plus efficace. En suivant ces conseils, vous pourrez rédiger des comptes rendus de réunion clairs, concis et précis. Vous trouverez ci-dessous un modèle gratuit de compte rendu de réunion qui vous aidera la prochaine fois qu'il vous sera demandé de documenter une réunion.

Modèle de compte rendu de réunion

Date de la réunion : généralement affichée sous la forme jour-mois-année avec des zéros non significatifs.

Heure de la réunion : généralement affichée en notation de vingt-quatre heures.

Lieu de la réunion : il peut s'agir d'un lieu virtuel ou d'une salle spécifique.

Participants : liste de toutes les personnes présentes physiquement et virtuellement.

Absents : liste de toutes les personnes invitées qui n'ont pas pu assister à la réunion.

Ordre du jour : résumez l'ordre du jour qui a été distribué avant la réunion.

Procès-verbal : cette section doit résumer les discussions autour des points de la réunion qui ne sont pas des décisions ou des actions.

Décisions et actions : relayez les résultats, y compris les échéances, le cas échéant, pour les actions.<> <>/

Notes : soulignez toute information supplémentaire qui pourrait être utile.

Distribution : précisez comment les notes de la réunion seront communiquées.