Une communication efficace est un élément essentiel de tout lieu de travail. Non seulement elle permet une collaboration productive et efficace, mais elle contribue également à favoriser un environnement de travail positif et inclusif.

Cependant, chaque membre d'une équipe peut communiquer différemment. La clé d'une communication efficace est de comprendre ces différents styles de communication, d'identifier leur origine et de définir des stratégies pratiques pour améliorer la communication. En acquérant une compréhension approfondie des différents styles de communication, nous pouvons améliorer notre interaction sur le lieu de travail, construire de meilleures relations entre collègues et améliorer la productivité.

Les quatre principaux styles de communication

Il existe quatre principaux styles de communication que les gens peuvent adopter. Souvent, les gens s'orientent vers l'utilisation d'un seul type de style de communication, mais en fonction de la situation, ils peuvent parfois utiliser un mélange de tous ces styles.

Communication assertive

La communication assertive implique que l'interlocuteur défende ce qu'il veut. Cela peut concerner leurs propres besoins et leur bien-être, mais aussi les besoins des autres. Ils sont généralement calmes, respectueux et polis, mais sont souvent directs et vont rapidement à l'essentiel.

Les communicateurs assertifs sont heureux d'entreprendre des projets mais protègent leurs limites et celles des autres. Cependant, ils sont rarement trop agressifs ou défensifs lorsqu'ils communiquent. Ils s'efforceront plutôt de communiquer leurs besoins et leurs sentiments de manière directe, tout en veillant à ce que les autres se sentent à l'aise. Ils essaieront de collaborer pour parvenir à une conclusion qui corresponde à leurs besoins et feront des compromis si nécessaire.

Communication passive

Les communicateurs passifs resteront souvent silencieux dans les discussions et éviteront d'exprimer leurs pensées, leurs sentiments ou leurs idées. Ils évitent généralement de prendre position dans un sens ou dans l'autre lors d'un débat et peuvent attendre que quelqu'un d'autre prenne l'initiative. Elles peuvent parfois utiliser un langage indirect pour parler d'un sujet plutôt que de l'aborder directement, ce qui peut entraîner des malentendus.

Les personnes qui utilisent un style de communication passif essaient souvent d'éviter les conflits. Ils sont généralement heureux de suivre le courant et sont assez faciles à vivre, mais cela peut aussi signifier qu'ils ne parlent pas lorsqu'il y a un problème. Elles peuvent avoir du mal à fixer des limites et à dire "non" lorsque c'est nécessaire.

Communication agressive

Les personnes qui utilisent un style de communication agressif sont sûres d'elles et directes. Ils dominent souvent la conversation, interrompent parfois les autres et prennent le contrôle de la discussion. En général, leur principal objectif est de faire passer leur propre message, de communiquer leurs propres besoins, souvent aux dépens des autres.

Les communicateurs agressifs peuvent être brusques au point d'être parfois impolis. Ils sont souvent réticents à faire des compromis avec les autres, et sont plutôt déterminés à obtenir ce qu'ils veulent. De ce fait, ils peuvent ne pas tenir compte des limites des autres et peuvent même parfois se livrer à des attaques personnelles.

Communication passive-agressive

Comme son nom l'indique, un style de communication passive-agressive est un mélange des deux types de communication, agressive et passive. Ils sont généralement passifs en apparence, mais ont des objectifs plus agressifs. En général, ils ne communiquent pas clairement leurs besoins, ce qui peut entraîner des malentendus.

Ces types de communicateurs sont souvent indirects et évitent d'aborder le problème de front. Souvent, ils ne disent pas ce qu'ils pensent ou utilisent un langage voilé qu'ils peuvent nier par la suite. Ils veulent éviter les conflits directs, mais peuvent néanmoins recourir à des attaques personnelles, par le biais de sarcasmes ou en parlant aux autres dans leur dos.

Comment interagir avec différents styles de communication au travail

Chaque type de style de communication nécessitera une approche légèrement différente pour interagir efficacement.

Comment gérer un communicateur assertif

Les communicateurs assertif apprécieront les conversations directes. Lorsque vous vous adressez à un communicateur assertif, essayez de parler de manière concise et précise. Lorsque vous donnez un feedback, soyez honnête et essayez de vous en tenir à des points pratiques et réalisables.

Encouragez les personnes qui utilisent un style de communication assertif à partager leurs idées. Vous devez toujours reconnaître verbalement et respecter leur point de vue, même si vous avez une opinion différente, mais vous ne devez pas hésiter à exprimer vos propres idées.

Comment communiquer efficacement en tant que communicateur assertif

Si vous savez que vous êtes un communicateur assertif, vous devrez parfois faire preuve de patience lors d'une discussion. Tout le monde ne s'exprimera pas forcément de manière aussi directe que vous le souhaiteriez, mais vous devez vous efforcer de rester calme et de permettre aux gens d'exprimer ce qu'ils ont à dire de la manière dont ils ont besoin de le faire. Gardez à l'esprit que certaines situations nécessitent des styles de communication différents.

Vous pouvez également avoir besoin de rassurer les autres. Certaines personnes peuvent confondre votre franc-parler avec la franchise, alors soyez conscient de la façon dont les autres peuvent réagir à votre discours, et rassurez-les lorsque c'est nécessaire pour qu'ils comprennent que vous partez d'un bon sentiment.

Comment gérer un communicateur passif

Les personnes qui utilisent souvent un style de communication passif peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire et d'être encouragées à participer aux discussions. Il peut s'agir de leur demander directement leur avis ou leur opinion dans un groupe et de s'assurer qu'ils ont l'espace nécessaire pour s'exprimer.

Il peut également être utile de s'assurer que vous avez créé un environnement dans lequel ils se sentent à l'aise pour s'exprimer. Ils ne doivent pas se sentir obligés de contribuer, mais doivent au contraire se sentir en sécurité et pouvoir s'exprimer sans être jugés. Parfois, il peut être utile de proposer une plate-forme de communication alternative. Si certaines personnes n'aiment pas soulever un point dans un contexte de groupe, elles peuvent être plus à l'aise en tête-à-tête ou par le biais d'une communication écrite comme le courrier électronique.

Comment communiquer efficacement en tant que communicateur passif

Si vous utilisez fréquemment le style de communication passif, vous pourriez trouver utile de pratiquer un langage plus assertif. Cela peut vous aider à faire passer votre message dans les discussions et à obtenir le soutien dont vous avez besoin au travail. Certaines personnes trouvent qu'il est utile de répéter ce qu'elles veulent dire avant une réunion, bien qu'il y ait souvent des situations où vous devrez être spontané.

Assurez-vous de connaître vos objectifs et vos buts. Fixez-vous des limites et rappelez-vous qu'il est normal de dire "non" pour préserver votre bien-être. Soyez ouvert à la collaboration et à la discussion de vos besoins et de vos idées avec les autres.

Comment gérer un communicateur agressif

Lorsque vous interagissez avec quelqu'un qui utilise un style de communication agressif, il est important de rester calme. Il peut être facile de se mettre sur la défensive, surtout si quelqu'un a eu recours à des attaques personnelles, mais cela n'aboutira pas à une communication efficace. Évitez plutôt les attaques personnelles et veillez à ce que la conversation porte sur le sujet en question. Concentrez-vous sur ce qu'il essaie réellement de dire et essayez de trouver une solution.

Vous devez également veiller à fixer des limites avec les personnes qui communiquent de manière agressive. Vous devez leur faire savoir que vous souhaitez que l'on s'adresse à vous de manière professionnelle et respectueuse, et que cela s'applique à tous les membres de l'équipe. Si une personne se montre fréquemment et gravement agressive, vous devez vous adresser à son supérieur hiérarchique ou aux RH pour obtenir un soutien plus important.

Comment communiquer efficacement en tant que communicateur agressif

Si vous constatez que vous utilisez un style de communication agressif au travail, il peut être utile d'identifier ce qui vous incite à l'agressivité. Souvent, les gens communiquent de manière agressive en raison de la frustration ou du stress - essayez de trouver ce qui vous pousse à l'agressivité et essayez d'en discuter avec votre supérieur, pour tenter de résoudre le problème à la source.

Vous pouvez également trouver utile de prendre une respiration avant de répondre. Souvent, les communicateurs agressifs réagissent avant de réfléchir, ce qui peut se traduire par un langage inapproprié. Au contraire, réfléchissez avant de parler et essayez de prendre en compte les besoins, les sentiments et les limites des autres.

Comment gérer un communicateur passif-agressif

Lorsque vous interagissez avec un communicateur passif-agressif, vous devez rester calme et professionnel. Plutôt que de vous laisser distraire par leur comportement, concentrez-vous sur les faits. S'ils ne communiquent pas clairement, demandez-leur de clarifier ce qu'ils disent. Parfois, il est préférable de leur demander de clarifier par écrit, afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté.

Vous devez les encourager à être directs et ouverts. Assurez-vous d'avoir créé un environnement dans lequel ils peuvent se sentir à l'aise pour exprimer leurs pensées et leurs besoins réels. Si quelqu'un adopte systématiquement un comportement passif-agressif, il peut être utile de l'aborder lors d'un entretien individuel. Demandez-leur ce qu'ils pensent être la cause de ce comportement et essayez de trouver une solution.

Comment communiquer efficacement en tant que communicateur passif-agressif

Si vous avez tendance à communiquer de manière passive-agressive, vous devriez essayer de réfléchir aux causes de ce comportement. Il se peut que vous ne vous sentiez pas à l'aise dans les discussions directes, ou que vous ayez l'impression que certains problèmes ne sont pas abordés. Une fois que vous avez identifié la cause première, parlez-en à votre supérieur ou à un autre canal approprié. Vous devez chercher à résoudre le problème le plus rapidement possible, plutôt que de le laisser s'envenimer, car cela pourrait l'exacerber.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez communiquer vos problèmes de manière constructive. Essayez de discuter de vos frustrations de manière à trouver une solution ou un compromis avec vos collègues.

Conseils pour améliorer la communication au travail

Voici quelques stratégies pratiques pour améliorer la communication sur le lieu de travail.

Créez un environnement propice à une communication ouverte

L'un des principaux moyens d'améliorer la communication au travail consiste à s'assurer que vous avez créé un environnement qui favorise une communication ouverte et honnête de la part de tous les membres de l'équipe. Chacun doit se sentir à l'aise pour s'exprimer et savoir qu'il sera écouté sans jugement.

La direction doit donner le ton d'une communication efficace. Vous devrez établir la norme en utilisant un style de communication assertif pour montrer aux autres qu'il est acceptable de parler directement tout en faisant preuve d'empathie envers les autres. Vous devez utiliser la critique constructive lorsqu'elle est nécessaire et toujours reconnaître les points de vue des autres s'ils diffèrent du vôtre.

Utiliser les bonnes plateformes pour les bonnes discussions

Vous devez toujours chercher à utiliser la bonne plateforme pour les bonnes discussions. Par exemple, s'il s'agit d'un sujet qui nécessite une collaboration, il est préférable d'organiser une réunion. Cela peut permettre à tous les membres de l'équipe de faire part de leurs réflexions et de leurs idées, de soulever des questions et d'identifier les domaines dans lesquels ils pourraient avoir besoin d'un soutien supplémentaire de la part d'autres personnes.

Toutefois, si vous devez uniquement informer les gens de quelque chose, plutôt que de leur demander de collaborer, un courrier électronique peut être la meilleure option. Vous pouvez toujours commencer par envoyer un courriel, laisser tout le monde lire les informations et les détails, puis voir si une réunion de suivi est nécessaire.

En plus d'utiliser les bonnes plates-formes, vous devez également utiliser les bons outils. Lors d'une réunion collaborative, vous pouvez utiliser un tableau blanc pour noter les idées de chacun. Ainsi, chacun saura qu'il sera entendu et que ses idées seront prises en compte. Vous pouvez ensuite prendre une photo du tableau blanc ou demander à quelqu'un de l'écrire dans un document et de le partager après la réunion, afin de vous assurer qu'aucune idée ne se perd.

Recueillir régulièrement des informations en retour

Enfin, vous devriez recueillir fréquemment des informations en retour auprès de l'équipe afin de connaître son avis sur les styles de communication au sein du lieu de travail. Cela devrait inclure le style de communication de la direction, ainsi que l'environnement et le degré d'aisance dans lequel ils se sentent pour s'exprimer. Vous pouvez également leur demander ce qu'ils pensent de la manière dont l'équipe communique actuellement et des améliorations qu'ils pensent pouvoir apporter. Essayez d'agir en fonction de ce retour d'information et d'apporter les changements nécessaires.

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