L'agencement de votre salle de réunion peut avoir un impact important sur l'implication de vos participants dans la réunion. Mais la bonne présentation dépendra de l'objectif de votre réunion. Nous verrons ci-dessous pourquoi l'agencement de la salle de réunion peut faciliter l'engagement, quelles sont les différentes options d'agencement disponibles et comment choisir la meilleure pour votre réunion.

Pourquoi l'agencement de la salle de réunion est important

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l'agencement de votre salle de réunion est important. Une bonne présentation aidera l'équipe à se sentir plus impliquée et à contribuer à la réunion. Elle peut contribuer à faciliter les idées et les discussions, pour une réunion plus productive.

L'utilisation d'une disposition de salle de réunion différente de celle à laquelle on pourrait s'attendre peut être un bon moyen de faire bouger les choses. Elle peut aider les gens à sortir de leurs habitudes et à s'ouvrir à de nouvelles idées et expériences.

Ce qu'il faut prendre en compte pour l'aménagement de votre salle de réunion

Lorsque vous décidez des options d'aménagement de votre salle de réunion, vous devez prendre en compte certains facteurs. Il s'agit notamment de :

• Nombre de participants

Combien de personnes assisteront à votre réunion ? Cela aura un impact important sur les styles d'aménagement des salles de réunion que vous pourrez choisir. Certaines options ne conviendront pas aux grands groupes et d'autres ne conviendront pas aux petits groupes.

• Accessibilité

L'agencement de votre salle de réunion devra respecter les règles de santé et de sécurité. Vous devrez veiller à ce que les voies d'accès aux sorties de secours soient dégagées et à ce que les personnes en fauteuil roulant puissent y accéder si nécessaire.

• Taille de la salle de réunion

La taille de votre salle de réunion peut restreindre les possibilités d'aménagement de la salle. Si la pièce est trop petite, vous n'avez que peu d'options pour l'aménager. Cependant, il existe toujours des options intéressantes, que nous détaillons ci-dessous.

• Outils visuels

Quel type d'outils visuels utiliserez-vous lors de votre réunion ? Avez-vous besoin de projeter ? Prévoyez-vous de collorer avec un tableau blanc? Les outils que vous utiliserez détermineront l'agencement de la salle de réunion le mieux adapté à vos besoins.

• Équipement des participants

Quel équipement les participants utiliseront-ils ? S'il s'agit d'ordinateurs portables, l'agencement de la salle de réunion devra prévoir des points de charge, afin que les participants puissent continuer à travailler sans interruption, mais aussi pour que les fils ne deviennent pas un risque lors des déplacements de personne.

• Autes considérations importantes

Lorsque vous déciderez de l'agencement de votre salle de réunion, vous devrez également prendre en compte les nécessités supplémentaires qui seront présentes lors de la réunion. Par exemple, si vous avez l'intention de manger dans la salle de réunion, vous devez prévoir un espace pour la nourriture. Si du thé et du café sont disponibles, vous aurez besoin d'un espace pour cela ou vous devrez les inclure sur les tables où les gens travailleront.

• Objectifs

Enfin, et c'est peut-être le plus important, vous devrez réfléchir à ce que vous voulez obtenir lors de votre réunion. C'est ce qui déterminera le mieux l'agencement de la salle de réunion afin de favoriser un engagement maximal. Votre réunion a-t-elle pour but de transmettre des informations ? Est-ce pour collaborer et trouver des idées ? S'agit-il d'enseigner et d'éduquer ? Chaque type d'aménagement de salle de réunion présente des avantages et des inconvénients, c'est pourquoi vos objectifs doivent être clairs.

Options de disposition de la salle de réunion

Forme en U

La disposition en U de la salle de réunion est peut-être l'une des plus courantes, surtout lorsqu'il y a un point central, comme une présentation ou un orateur. Dans le cas de la disposition en U, les tables sont disposées en fer à cheval. À l'extrémité ouverte, vous pouvez installer un tableau blanc, un écran de projection ou un haut-parleur (ou tout ce qui précède, si votre réunion l'exige).

Vous pouvez également aménager une forme en U sans tables, si celles-ci ne sont pas nécessaires pour votre réunion. Dans ce cas, vous pouvez simplement disposer les chaises en forme de U afin que tout le monde puisse voir le point central.

La forme en U permet une meilleure communication entre les participants, puisqu'ils peuvent tous se voir. En même temps, les participants peuvent tous voir facilement l'orateur et/ou la présentation, de sorte qu'il est facile pour eux de rester engagés. Lorsque des tables sont utilisées, les participants peuvent facilement prendre des notes sur leur ordinateur portable ou sur papier.

L'inconvénient de la disposition en U est que la majorité des participants verront le point central de côté. Cette situation peut devenir inconfortable si la réunion se prolonge.

La forme en U n'est pas non plus la meilleure si vous avez de grands groupes. Si la forme en U est trop grande, les personnes ne pourront pas communiquer et auront du mal à voir le point central. Vous devrez également tenir compte du fait que la forme en U n'utilise pas l'espace de la manière la plus efficace, de sorte que les petites salles de réunion ne pourront peut-être pas l'accueillir.

Salle de conférence

La disposition en salle de conférence est une autre disposition de salle de réunion très populaire. Dans ce style, vous disposez généralement d'une grande table rectangulaire entourée de chaises. Cette disposition convient mieux aux réunions axées sur un ordre du jour plutôt que sur une présentation, où l'on partage des informations et des idées potentielles.

Les avantages de ce style de disposition de la salle de réunion sont qu'il permet à tous les participants de communiquer et de collaborer, car chacun peut voir les autres directement. La table offre beaucoup d'espace pour les ordinateurs portables et la paperasserie, ainsi que pour les boissons et même la nourriture.

L'un des inconvénients de cette disposition est qu'elle ne convient pas à tout le monde si une présentation doit être visionnée. En règle générale, certaines personnes devront se retourner sur leur siège s'il doit y avoir un point central.

Un autre inconvénient est que les participants pourraient être distraits s'ils ont leur ordinateur portable en face d'eux. Dans ce cas, il est important de faire savoir que les courriels et autres travaux doivent attendre la fin de la réunion.

Un autre inconvénient potentiel de la disposition de la salle de réunion est que les personnes situées aux extrémités des tables peuvent se sentir isolées. Parfois, le fait d'avoir une ou deux personnes aux extrémités peut s'avérer très utile si vous avez un président de réunion ou un chef de file qui doit être le point central. Si vous organisez une réunion où tout le monde doit être sur un pied d'égalité, l'utilisation d'une table circulaire ou carrée peut contribuer à équilibrer les choses.

Théâtre

Le style d'agencement de la salle de réunion théâtre est parfait pour les très grands groupes où l'objectif de la réunion est de transmettre des informations ou d'éduquer. Ici, les chaises sont disposées en rangées, comme dans un théâtre, toutes orientées vers un point central. Souvent, le point central comprendra un écran de projection avec une présentation à laquelle les gens pourront assister.

L'un des avantages de cette option d'aménagement est qu'elle permet d'accueillir facilement de grands groupes de personnes. Sans table, vous pouvez installer plus de chaises tout en conservant un accès facile. Les participants seront entièrement concentrés sur l'orateur et/ou la présentation, car ils pourront tous les voir facilement et n'auront pas d'ordinateurs portables ou d'autres objets devant eux qui pourraient les distraire.

Cette disposition de la salle de réunion n'est pas la meilleure si votre réunion nécessite une collaboration entre les participants. Il est possible d'inviter les personnes assises l'une à côté de l'autre à discuter, si nécessaire, mais en général, l'accent doit être mis sur l'orateur et l'acquisition d'informations.

Dans cette configuration, il peut être difficile pour les participants de prendre des notes. Vous pouvez utiliser des sièges de type universitaire qui comprennent une petite table attachée pour la prise de notes. Vous pouvez également veiller à ce que la présentation soit envoyée aux participants après la réunion, afin qu'ils puissent se rafraîchir la mémoire.

Salle de classe

La disposition de la salle de classe est similaire à celle de la salle de théâtre, mais ici il y a des tables. La salle sera donc aménagée comme une salle de classe, avec des tables et des chaises disposées en rangées face à l'avant de la salle. Cette disposition est idéale si vous avez une présentation et/ou un orateur, mais que les participants doivent utiliser des ordinateurs portables ou d'autres appareils. Les tables permettent de disposer d'un espace supplémentaire pour travailler, mais aussi pour boire et manger si nécessaire pendant la réunion.

Comme le style théâtre, cette option de disposition ne permet pas une collaboration facile entre les participants, et devrait donc être limitée à une utilisation lorsque ce n'est pas l'objectif de la réunion.

Parfois, la disposition en salle de classe peut signifier que les personnes situées à l'extrémité des rangées ont du mal à voir le point focal. La disposition des rangées en chevrons, de manière à ce qu'elles soient inclinées par rapport au point central, peut aider à atténuer ce problème.

Cabaret

La disposition de la salle de réunion en cabaret est idéale lorsque les participants doivent voir un point central, mais aussi collaborer en petits groupes. Elle sera composée de plusieurs petites tables rondes. Les sièges seront disposés en croissant autour d'une moitié de la table, avec un espace ouvert autour de l'autre moitié, face au point central.

Les styles de disposition des salles de réunion de type cabaret permettent un engagement maximal, car les participants auront une vue claire de l'orateur et/ou de la présentation. En même temps, ils pourront discuter et communiquer entre eux, dans leurs petits groupes sur chaque table. Cette option est parfaite pour les présentations qui nécessitent un bref travail de groupe tout au long de la présentation.

L'inconvénient potentiel des sièges de style cabaret est qu'ils peuvent encourager les bavardages entre les participants lorsque ce n'est pas pertinent ou pas le bon moment. Une présentation attrayante permettra d'éviter cela.

Banquet

L'option d'aménagement d'une salle de réunion pour un banquet est similaire à celle d'un cabaret en ce sens qu'elle consiste en un certain nombre de tables rondes plus petites. En revanche, dans le cas d'un banquet, les chaises sont disposées autour de la table entière, sans espace libre.

La disposition en banquet est idéale lorsque l'objectif principal de votre réunion est la collaboration entre groupes ou la mise en place de réseaux. Elle permet une communication aisée entre les participants et la table offre beaucoup d'espace pour utiliser les ordinateurs portables, prendre des notes et prendre des rafraîchissements.

L'inconvénient des sièges de type banquet est qu'ils peuvent être difficiles à mettre en réseau avec d'autres groupes. Vous pouvez inclure le "mingling" dans votre réunion, c'est-à-dire demander aux participants de se déplacer autour des tables et de prendre du temps sur chacune d'entre elles.

La disposition de la salle de réunion du banquet ne permet pas non plus de voir facilement un point central. Si vous avez un orateur, il peut être préférable qu'il se déplace dans la salle, de sorte que les gens n'aient pas à faire trop d'efforts pour le voir et dialoguer avec lui. Si vous avez une présentation à faire, il peut être préférable d'utiliser une autre disposition de la salle de réunion, comme le cabaret, afin que les participants n'aient pas à se retourner sur leur chaise pour la voir.

Quel est le meilleur style de disposition de la salle de réunion pour votre réunion ?

La meilleure disposition de la salle de réunion dépend des objectifs de votre réunion. Chaque style présente des avantages différents pour maximiser l'engagement de vos participants.

Si vous avez un petit groupe et que le but de votre réunion est d'échanger des informations, le style salle de conférence peut être le mieux adapté.

Si vous avez un petit ou moyen groupe et que vous souhaitez que les participants voient une présentation ou un point central tout en pouvant communiquer les uns avec les autres, le style U peut être ce dont vous avez besoin.<></>

Si vous avez un groupe de taille moyenne à grande et que les participants doivent voir une présentation ou un orateur avec peu ou pas de collaboration, les options de disposition en théâtre ou en salle de classe pourraient être les meilleures. /p>

Si vous avez un groupe de taille moyenne à grande et que vous avez besoin de collaborer les uns avec les autres, les styles banquet ou cabaret conviendront le mieux.