La création d'un lieu de travail inclusif ne se limite pas aux espaces physiques - il s'agit de veiller à ce que chacun puisse participer pleinement à tous les aspects de la vie professionnelle. Les réunions sont au cœur de la collaboration et de la prise de décision pour de nombreuses équipes, mais elles peuvent présenter des difficultés pour les personnes handicapées si elles ne sont pas organisées dans un souci d'accessibilité.

Qu'il s'agisse de déficiences visuelles ou auditives, de personnes neurodivergentes ou de personnes ayant des problèmes de mobilité, chaque individu aura des besoins différents pour pouvoir communiquer et participer aux réunions. Dans ce guide, nous allons explorer quelques stratégies et approches pratiques pour garantir que vos réunions soient plus accessibles, afin que chacun puisse y contribuer de manière significative.

Planifier une réunion accessible

La chose la plus importante à faire lors de la planification d'une réunion accessible est de parler aux personnes qui peuvent être confrontées à des défis en matière d'accessibilité. Ils seront en mesure de donner des conseils sur la meilleure façon d'adapter la réunion pour qu'ils puissent y participer pleinement.

Vous devez vous efforcer de recueillir ces informations avant la réunion. Vous pouvez demander aux participants invités si quelqu'un a des besoins en matière d'accès, quels sont ces besoins et comment ils peuvent être pris en compte. Cela peut également être l'occasion de déterminer le degré de soutien que les personnes souhaitent ou non - certaines personnes apprécieront des contacts fréquents, tandis que d'autres préféreront se débrouiller avec un minimum de contrôles.

En général, lorsque vous planifiez une réunion accessible, vous pouvez tenir compte de l'heure de la journée, de la durée de la réunion et de l'endroit où elle se déroulera. Il peut être préférable d'organiser une réunion en milieu de matinée ou en début d'après-midi, afin de permettre aux personnes qui pourraient avoir besoin de plus de temps pour se rendre à leur travail ou rentrer chez elles. Si votre réunion doit durer plus d'une heure, il peut être utile de prévoir une pause, car certaines personnes peuvent avoir besoin de se concentrer pour suivre ce qui se dit et d'autres peuvent avoir du mal à rester assises au même endroit pendant de longues périodes.

La personne qui dirige la réunion doit s'efforcer de résumer les discussions tout au long de la session. Il est ainsi plus facile pour les personnes ayant divers problèmes d'accessibilité de savoir ce qui a été dit et de connaître la position des participants.

Rendre une réunion accessible aux personnes ayant une déficience visuelle

Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent avoir des difficultés à lire les documents écrits lors des réunions, ainsi qu'à percevoir les signaux non verbaux tels que le langage corporel.<> <>/Une façon d'aider les participants malvoyants est de s'assurer que tous les documents écrits sont disponibles en gros caractères - la taille 14 est généralement recommandée pour les personnes ayant des problèmes de vue, mais certaines personnes peuvent demander des caractères plus grands. Vous devez toujours utiliser une police de caractères claire et sans empattement, telle que Arial, et éviter l'italique.

Il doit toujours y avoir un bon contraste entre le fond et le texte, donc essayez de vous en tenir à un texte noir sur un fond blanc. Certaines personnes peuvent préférer lire un texte de couleur plus claire sur un fond plus sombre. Soyez donc prêt à adapter ce que vous produisez en fonction des besoins spécifiques de chacun.

Parfois, il n'est pas possible de préparer des documents écrits, par exemple si vous utilisez un tableau blanc pour noter des idées lors d'une séance de remue-méninges. Dans ce cas, le responsable de la réunion doit s'efforcer de résumer de manière claire et concise les idées qui ont été écrites au tableau, et doit toujours écrire clairement et suffisamment gros. Il peut être nécessaire de reproduire les idées du brainstorming dans un format accessible après la réunion et de le partager avec les personnes qui en ont besoin.

Enfin, vous devez être conscient de ne parler qu'avec le langage corporel, c'est-à-dire en montrant du doigt les personnes qui veulent parler. Au lieu de cela, essayez de dire le nom de la personne qui va parler ensuite, par exemple "Richard, qu'as-tu à dire ? Cela permettra aux personnes souffrant de déficiences visuelles de savoir qui parlera ensuite.

Rendre une réunion accessible aux personnes malentendantes

Il existe plusieurs façons de rendre les réunions plus accessibles aux personnes malentendantes. Si votre réunion est virtuelle, vous pouvez utiliser des outils tels que Zoom et Microsoft Teams qui produisent des sous-titres en temps réel pour ce qui est dit. Vous pouvez également utiliser des outils de transcription en temps réel qui noteront le contenu parlé lors d'une réunion et qui pourront être utilisés lors d'une conférence physique.

Une autre option consiste à fournir un interprète en langue des signes, ce qui peut être fait virtuellement par le biais d'un appel vidéo ou en personne. Vous devez toujours communiquer directement avec votre interlocuteur et non avec une personne qui joue un rôle d'aide à la communication.

Vous pouvez également utiliser des systèmes de boucle pour les personnes équipées d'appareils auditifs, qui peuvent être installés de manière permanente dans une salle de réunion ou être portables. Notez que toutes les prothèses auditives ne sont pas conçues pour fonctionner avec des systèmes de boucle. Veillez donc à discuter avec les personnes malentendantes pour vérifier le type de solution dont elles ont besoin.

Quel que soit le type de solution de traduction dont vous avez besoin, vous devez encourager tous les participants à la réunion à s'exprimer clairement et à un rythme modéré. Vous devez empêcher les gens de parler les uns au-dessus des autres, car cela peut rendre l'interprétation difficile. Si une discussion semble précipitée ou si plusieurs personnes parlent en même temps, vous devez résumer ce qui a été dit.

Pendant la réunion, vous devez utiliser des aides visuelles telles que des diagrammes, des graphiques et des diapositives présentées sur un écran de projection <>. Ils doivent tous être clairs et concis, afin d'être faciles à comprendre sans indices verbaux.

Rendre une réunion accessible aux personnes à mobilité réduite

Il existe de nombreux types de mobilité réduite qui nécessitent des approches différentes afin de répondre aux besoins des personnes lors d'une réunion. L'un des principaux moyens consiste à s'assurer que la salle de réunion est entièrement accessible, notamment par une rampe, un ascenseur et/ou des escaliers munis d'une main courante, bien qu'un accès sans marche soit généralement préférable.

Il faut prévoir des toilettes accessibles munies d'une main courante et suffisamment d'espace pour permettre à un fauteuil roulant de manœuvrer. Les entrées, les couloirs et la salle de réunion elle-même doivent être suffisamment larges pour permettre l'accès des fauteuils roulants. Si vous organisez la salle de réunion, vous devez vous assurer qu'il y a suffisamment d'espace entre les meubles pour qu'un fauteuil roulant puisse se déplacer dans la salle, et que des sièges accessibles sont disponibles dans un endroit central et inclusif, et ne sont pas laissés au fond de la salle.

Vous devrez peut-être proposer aux personnes d'assister à la réunion virtuellement si le déplacement n'est pas possible. Utilisez des outils de réunion virtuelle en ligne tels que Microsoft Teams ou Zoom, et assurez-vous que la technologie nécessaire est en place dans la salle de réunion pour que les participants virtuels puissent voir et entendre ce qui se passe.

Certaines personnes peuvent avoir des difficultés à parler, vous devrez donc peut-être planifier la réunion en fonction de ces difficultés. Veillez à ce que chacun ait la possibilité de partager ses contributions et soyez attentif si vous prévoyez des activités brise-glace pour la réunion ou d'autres activités énergisantes pour la session.

Rendre une réunion accessible aux personnes neurodivergentes

La neurodivergence englobe différentes pathologies, dont le TDAH, l'autisme et la dyslexie. Ces personnes nécessiteront des aménagements différents pour leur permettre de participer pleinement aux réunions. Il est donc toujours préférable de parler à chaque personne de ses besoins spécifiques.

En général, vous pouvez vous assurer que les réunions sont accessibles en créant et en partageant un ordre du jour détaillé et structuré avant la réunion, afin que les personnes puissent assimiler l'information et comprendre ce qui va se passer. Vous pouvez également partager d'autres documents, tels que des présentations, afin que les participants puissent les consulter à l'avance et à leur propre rythme.

Les instructions destinées aux participants doivent être claires, directes et concises. Cela comprend les actions nécessaires avant la réunion, telles que l'heure de début et le lieu de la réunion, ainsi que pendant la réunion elle-même, par exemple en indiquant aux participants comment et quand ils doivent contribuer.

Visez à créer un environnement de réunion calme avec un minimum de stimulations sensorielles. Il peut s'agir d'une salle de réunion bien éclairée par la lumière naturelle, plutôt que par la lumière artificielle, avec un minimum de bruits de fond et sans odeurs fortes.

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