Le succès de toute entreprise dépend de sa capacité à s'adapter, à innover et à naviguer stratégiquement à travers les défis et les opportunités. Les réunions stratégiques sont au cœur de cette démarche : il s'agit de rencontres importantes où les équipes peuvent se réunir pour réfléchir, planifier et tracer la voie de l'avenir.

L'organisation d'une réunion stratégique efficace nécessite des outils et des ressources appropriés pour soutenir la collaboration, rationaliser la communication et obtenir des résultats concrets. Dans ce blog, nous discutons des meilleurs outils et technologies essentiels pour des réunions stratégiques réussies. De la préparation de la réunion à son suivi, nous verrons comment les bons outils peuvent améliorer la productivité, stimuler la créativité et, en fin de compte, propulser votre organisation vers ses objectifs.

Qu'est-ce qu'une réunion stratégique ?

Une réunion stratégique est l'occasion pour les parties prenantes concernées de se réunir et de discuter de la meilleure façon de concevoir et de mettre en œuvre une stratégie efficace pour l'entreprise. En règle générale, il s'agit de savoir comment l'entreprise peut utiliser efficacement et avec succès les ressources pour atteindre ses objectifs.

Dans l'idéal, les dirigeants auront déjà formulé une stratégie d'entreprise prête à être mise en œuvre. Il appartient ensuite aux parties prenantes de déterminer la meilleure façon d'exécuter cette stratégie.

L'importance des réunions stratégiques

Une stratégie d'entreprise est généralement un objectif global et étendu. Il est donc important de diviser cette stratégie en objectifs plus petits et plus faciles à gérer. Une réunion stratégique permet de consacrer du temps à cette tâche.

Une réunion stratégique permet également aux parties prenantes de l'ensemble de l'entreprise de se réunir pour partager leurs points de vue et leur expérience, garantissant ainsi que la stratégie est réalisable pour l'ensemble de l'entreprise. Cette collaboration permet d'élaborer un plan complet et détaillé que chaque membre de l'entreprise pourra suivre.

Lors d'une réunion stratégique, les personnes de tous les départements auront l'occasion de contribuer à la meilleure façon d'exécuter la stratégie de l'entreprise. Ils peuvent également faire part de leurs préoccupations concernant les défis à relever et avoir la possibilité d'élaborer des plans d'urgence.

Une réunion stratégique est donc essentielle pour qu'une entreprise soit en mesure de mener à bien sa stratégie. Elle donne aux parties prenantes des objectifs et une orientation clairs et réalisables, afin que chacun sache où va l'entreprise et comment il y parviendra ensemble.

Quels sont les outils nécessaires à une réunion stratégique ?

Afin de maximiser l'efficacité de votre réunion stratégique, il est important d'utiliser les bons outils. Votre réunion stratégique se déroulera en trois étapes principales - la réunion préalable, la réunion proprement dite et la réunion postérieure - qui nécessiteront toutes des outils différents.

Outils essentiels pour la réunion préalable

Avant la réunion stratégique, votre objectif sera de rassembler les personnes nécessaires et de créer un espace pour partager les documents et les connaissances. Vous devrez donc utiliser des applications de planification pour vous assurer que tout le monde sait quand et où la réunion aura lieu et établir une plateforme de collaboration.

Planification

Votre entreprise utilise peut-être déjà une application de planification et/ou de calendrier pour organiser des réunions, et il est préférable d'utiliser celle que vos collègues connaissent déjà. Lorsque vous planifiez la réunion, indiquez clairement le lieu où elle se tiendra. Si la réunion se tient virtuellement par appel vidéo, donnez des instructions claires sur la manière de se joindre à l'invitation.

Si vous organisez la réunion en personne, demandez-vous si quelqu'un aura besoin de se connecter à distance. Cela peut être le cas si vous avez des travailleurs hybrides et/ou des personnes qui travaillent à l'étranger. Assurez-vous que votre salle de réunion dispose de l'équipement nécessaire, tel qu'un téléphone pour les conférences téléphoniques ou un ordinateur portable pour permettre aux personnes de se joindre par vidéo.

Communication et collaboration

La période précédant la réunion sera un bon moment pour construire votre espace de collaboration et de partage de fichiers. Le fait de l'avoir déjà mis en place avant la réunion vous permettra de disposer d'un espace pour partager les documents que vous souhaitez faire lire à vos interlocuteurs avant la réunion stratégique. Cela signifie également que les participants pourront l'utiliser immédiatement après la réunion, afin que tout le monde puisse se mettre au travail.

Votre entreprise utilise peut-être déjà une application de communication/messagerie spécifique, telle que Slack ou Microsoft Teams. Si c'est le cas, vous pouvez créer un canal dédié à la réunion stratégique et y ajouter tous les participants afin qu'ils puissent communiquer entre eux sur le projet.

Si vous devez collaborer sur des documents, vous aurez peut-être besoin d'une plateforme de partage de documents plus spécifique, telle que Google Workspace. Cela permet aux individus de travailler ensemble sur des documents et de se connecter facilement à Google Chat et Google Meet, qui peuvent être utilisés pour la communication et les réunions à distance.

Si le projet nécessite une collaboration plus approfondie, une plateforme de gestion de projet plus complète peut être nécessaire, telle que Basecamp ou Monday.com. Ces outils vous permettent de créer et d'attribuer des tickets, de fixer des délais et de tout regrouper en un seul endroit facilement accessible par les parties prenantes.

Outils pour la réunion stratégique

Lors de la réunion stratégique, vous devrez vous assurer qu'il existe des moyens clairs de communiquer avec les participants et qu'il y a suffisamment d'occasions de collaborer et d'enregistrer ce qui a été dit.

Présentations

Il peut être utile, lors d'une réunion stratégique, d'inclure une présentation exposant les objectifs de l'entreprise. Utilisée comme introduction, elle donnera aux participants une idée claire des objectifs, des ressources disponibles et des délais à respecter.

Si vous utilisez une présentation lors de votre réunion stratégique, vous devrez utiliser des outils de présentation tels que des écrans de projection. Un écran de projection portable peut s'avérer utile si vous organisez des réunions stratégiques permanentes dans différentes salles de réunion, ou si vous choisissez une salle de réunion déjà équipée d'un écran de projection mural.

Nobo propose divers écrans de projection de différentes tailles, parfaits pour tous les types de réunions. Nos écrans de projection fournissent une image nette et détaillée qui peut être facilement visualisée par tous les participants, de sorte que tout le monde soit toujours sur la même longueur d'onde. Nos écrans de projection portables peuvent être facilement rangés lorsqu'ils ne sont pas utilisés, et nos écrans muraux peuvent être placés au-dessus d'un tableau blanc, puis rangés lorsque la présentation est terminée et que le travail collaboratif commence.

Travail collaboratif

Tout au long de la réunion stratégique, vous devrez être en mesure de faire un brainstorming et d'enregistrer des idées. L'une des meilleures façons d'y parvenir est d'utiliser un whiteboard. Avec un grand tableau blanc, vous pouvez noter les questions, les défis et les solutions qui sont soulevés tout au long de la réunion, afin que les participants puissent voir exactement ce qui se passe.

Il peut être pratique d'utiliser un code de couleurs pour vos notes sur le tableau blanc, afin que tout soit clair et concis. Nobo propose un kit pratique kit d'accessoires et de nettoyage pour tableau blanc qui comprend des stylos effaçables à sec de couleur, des aimants, des chiffons de nettoyage et une gomme pour tableau blanc.

Si vous souhaitez prendre des notes en collaboration et les conserver, vous aurez besoin d'un tableau à feuilles mobiles. Avec un tableau à feuilles mobiles, vous pouvez utiliser chaque page pour différentes approches ou différents services, puis les rassembler, par exemple en les fixant sur un tableau blanc magnétique. Après la réunion, vous pouvez conserver les pages et éventuellement demander à un participant de les rédiger sur papier, ou prendre des photos et les télécharger sur votre plateforme de collaboration afin que les participants puissent s'y référer.

Prise de notes

Enfin, vous devez vous assurer que les participants disposent de ce dont ils ont besoin pour prendre leurs propres notes. Il peut s'agir de cahiers, auquel cas vous devrez peut-être avoir des stylos de rechange pour éviter tout retard dans la réunion.

Certaines personnes préfèrent prendre des notes sur leur propre ordinateur portable. Dans ce cas, vous devrez vous assurer que la salle de réunion dispose de nombreuses bornes de recharge afin que les participants puissent rester alimentés tout au long de la réunion.

Outils de suivi et d'exécution après la réunion

Nous avons déjà évoqué la nécessité d'utiliser des outils de collaboration et des logiciels de gestion de projet pour exécuter efficacement les résultats de vos réunions stratégiques. La période qui suit la réunion doit également permettre d'analyser, d'adapter et de recueillir des informations en retour.

Analyse des données

L'analyse des données est un élément clé pour s'assurer que votre réunion stratégique atteint ses objectifs. Vous devrez donc collecter des données tout au long de la période qui suit la réunion. Ces données doivent coïncider avec les buts et objectifs de votre entreprise - ainsi, si votre stratégie commerciale consiste à augmenter les ventes, vous devez collecter et suivre les données relatives aux ventes.

Il sera utile d'organiser des réunions de suivi après la réunion stratégique initiale, afin de s'assurer que tout reste sur la bonne voie. Au cours de ces réunions, vous devez présenter les données collectées afin que les résultats puissent être discutés et que le plan puisse être adapté si les chiffres doivent être améliorés.

Retour d'information et outils d'enquête

Vous devez vous efforcer de collecter un retour d'information continu tout au long de la période du projet. Cela permettra à chacun d'avoir la possibilité de soulever toute question soulevée à la suite de la réunion. Souvent, tout n'est pas pris en compte et les problèmes peuvent n'apparaître qu'une fois le projet en cours. Vous pouvez utiliser des outils d'enquête tels que SurveyMonkey ou Google Forms pour élaborer des enquêtes et obtenir un retour d'information.

En recueillant régulièrement le retour d'information des parties prenantes, vous vous assurez qu'aucun problème ne passe inaperçu. Vous pouvez utiliser les réunions stratégiques en cours pour aborder les problèmes et trouver des solutions avec d'autres parties prenantes. Cela contribuera à l'exécution réussie de la stratégie de l'entreprise.

Êtes-vous prêt pour votre réunion stratégique ?

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