L'assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion annuelle obligatoire organisée par les entreprises et les organisations pour traiter de diverses questions commerciales importantes et s'engager auprès de leurs parties prenantes ou de leurs membres. Il s'agit d'une réunion formelle au cours de laquelle les participants ont la possibilité de participer, de poser des questions et de voter sur des sujets spécifiques liés à la gouvernance et aux performances de l'entreprise.

Que se passe-t-il lors d'une assemblée générale annuelle ?

Au cours d'une AGA, plusieurs activités clés ont lieu. Pour commencer, un membre de l'équipe dirigeante présentera un rapport sur les résultats financiers des 12 derniers mois. Il s'agira notamment des :

• États financiers
• Réalisations opérationnelles
• Principales victoires
• Mise à jour des stratégies

Les points positifs sont toujours applaudis lors des AGA et sont souvent affichés sur les tableaux d'affichage pour que les participants puissent les examiner plus en détail avant et après. Toutefois, il convient de rappeler que ces réunions servent également de plateforme aux parties prenantes et aux employés pour exprimer leurs préoccupations, poser des questions et dialoguer avec le personnel d'encadrement et les directeurs. Cela favorise la transparence, la responsabilité et la communication réciproque entre l'entreprise, ses parties prenantes et ses employés.

En outre, les décisions importantes sont souvent discutées et partagées lors d'une assemblée générale annuelle. Des votes et des sondages peuvent être organisés sur des sujets tels que

• Élection des membres du conseil d'administration
• Nomination des auditeurs
• Autoriser les actions
• Modifier les politiques de l'entreprise
• Approbation des dividendes

Le dernier aspect clé d'une AGA est la possibilité de discuter de l'avenir. Il s'agit souvent de perspectives financières, d'objectifs pour l'année suivante, de technologie, de recrutement, de durabilité et de gestion des risques.

Organiser sa première AGA

Avez-vous été invité à diriger votre première AGA ? Tout comme la première fois, il peut s'agir d'une expérience difficile mais gratifiante. Voici quelques étapes qui vous aideront à préparer et à organiser une assemblée générale annuelle réussie :

Planifier et préparer

Fixez la date, l'heure et le lieu de l'AGA suffisamment à l'avance. Assurez-vous que le lieu peut accueillir le nombre de participants prévu. Préparez un ordre du jour qui couvre tous les points nécessaires, tels que les rapports financiers, les résolutions et les élections. Communiquer l'ordre du jour à tous les participants avant la réunion.

Informer les parties prenantes et les membres

Envoyer des invitations officielles à toutes les parties prenantes ou à tous les membres (le cas échéant), en les informant de la tenue de l'AGA et en leur fournissant les détails pertinents. Indiquez l'ordre du jour, la date, l'heure, le lieu et tous les documents qu'ils doivent consulter au préalable.

Rassembler et préparer les documents requis

Collecter et organiser tous les documents nécessaires, y compris les états financiers, les rapports, les résolutions et toutes les propositions soumises. Veiller à ce que ces documents soient facilement disponibles pour être distribués lors de l'AGA.

Présenter les rapports et les finances

Commencez l'AGA en présentant des rapports sur les performances financières de l'organisation, les faits marquants de son fonctionnement et ses réalisations. La meilleure façon de procéder consiste à utiliser un support numérique, généralement un écran de projection pour que tout le monde puisse le voir. Partager les principaux états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Soyez prêt à répondre aux questions ou à apporter des éclaircissements.

Propositions d'adresse et résolutions

Prévoir du temps pendant l'AGA pour discuter et voter sur les propositions et résolutions des actionnaires ou des membres. Expliquer clairement chaque proposition, permettre un débat et mener une procédure de vote transparente. Veillez à ce que toutes les procédures de vote soient équitables et conformes aux règles de votre organisation.

Encourager la participation

Donner la possibilité aux parties prenantes ou aux membres de poser des questions et de faire part de leur point de vue. Créer un environnement ouvert et inclusif qui encourage la participation active. Répondre à toutes les questions et préoccupations avec transparence et respect.

Maintenir les procès-verbaux

Désigner une personne chargée de rédiger le procès-verbal détaillé de l'AGA. Notez les discussions, les décisions, les résultats des votes et toute autre information importante. Ce procès-verbal servira de compte rendu officiel de la réunion et pourra être consulté ultérieurement.

Actions de suivi

Après l'AGA, distribuer le procès-verbal approuvé à tous les participants et aux parties prenantes. Veiller à ce que toute action ou résolution adoptée au cours de la réunion soit mise en œuvre rapidement. Se conformer à toute obligation de déclaration ou de dépôt auprès des autorités compétentes.

N'oubliez pas que chaque entreprise a des exigences et des procédures différentes pour ses AGA. Bien que vous ayez peut-être déjà participé à de nombreuses assemblées générales dans le cadre de vos fonctions antérieures, il convient de vérifier si votre entreprise ou organisation a des exigences ou des procédures spécifiques pour ses assemblées générales annuelles.

Modèle d'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle

Compte tenu de la quantité d'informations à absorber concernant les AGA, vous trouverez ci-dessous un ordre du jour gratuit qui vous permettra de vous faire une idée de ce que pourrait être une AGA. Vous pouvez même l'utiliser si vous participez à l'organisation d'un tel événement.

Il est important de noter que les points spécifiques de l'ordre du jour et leur ordre peuvent être modifiés en fonction de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Il s'agit d'un modèle qui peut être adapté à vos besoins.

Ouverture et accueil

• Ouverture de la réunion
• Présenter le président et les autres personnes clés
• Confirmer le quorum et les procédures de vote
• Approbation du procès-verbal de l'AGA précédente :

Présenter le procès-verbal de l'AGA précédente pour approbation

• Permettre d'éventuelles corrections ou modifications
• Demander une motion et voter pour l'approbation

Rapport du président

• Présenter un rapport sur les performances de l'organisation depuis la dernière AGA
• Mettre en évidence les principales réalisations, les défis et les étapes clés
• Aborder toute évolution significative ou tout plan futur

Rapport financier

• Présenter les états financiers de l'entreprise, y compris le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie
• Discuter des performances financières, des recettes, des dépenses et de la rentabilité
• Fournir une vue d'ensemble des transactions ou événements financiers significatifs

Rapport du commissaire aux comptes

• Présenter le rapport de l'auditeur externe, le cas échéant
• Examiner l'avis de l'auditeur sur les états financiers et toute constatation ou recommandation importante

Nomination ou renouvellement du mandat des commissaires aux comptes

• Discuter et demander l'approbation de la nomination ou de la reconduction des auditeurs pour l'année à venir
• Examiner toute recommandation du conseil d'administration ou du comité d'audit

Résolutions et vote

• Présenter et discuter des résolutions soumises au vote des actionnaires ou des membres
• Permettre des questions, des débats et des discussions sur chaque résolution
• Organiser le vote et en consigner les résultats

Élection des administrateurs ou d'autres membres du personnel

• Le cas échéant, procéder à l'élection des administrateurs ou des dirigeants
• Présenter les nominations, permettre aux candidats de s'exprimer ou de se présenter
• Procéder au vote et annoncer les résultats

Autres questions

• Donner l'occasion aux actionnaires ou aux membres de soulever d'autres questions ou sujets de discussion
• Aborder les points supplémentaires qui n'ont pas été inclus dans l'ordre du jour

Ajournement

• Conclure la réunion de l'AGA
• Faire des remarques finales ou des annonces
• Fixer la date et l'heure de la prochaine AGA, le cas échéant