Les réunions sont un outil précieux dans le monde du travail, car elles aident les individus à collaborer, à prendre des décisions et à suivre les progrès. Cependant, l'afflux de réunions a entraîné un coût imprévu : la fatigue des réunions. Il s'agit malheureusement d'un problème courant qui touche les professionnels de tous les secteurs, entraînant une baisse de la productivité et une augmentation du niveau de stress.

En tant qu'experts en réunions productives, nous explorons dans ce blog ce qu'est exactement la fatigue en réunion, l'impact qu'elle a sur les individus et la productivité, et la manière de l'identifier. Nous examinerons comment l'éviter, en proposant des stratégies et des conseils pratiques pour garantir des réunions efficaces et engageantes à chaque fois.

Qu'est-ce que la fatigue des réunions ?

La fatigue des réunions englobe les sentiments d'épuisement, de stress et de frustration qui résultent de la participation à un trop grand nombre de réunions.

La fatigue des réunions peut survenir lorsqu'une personne se sent dépassée par le nombre de réunions auxquelles elle doit assister chaque semaine, voire chaque jour. La fatigue des réunions peut également se développer lorsque les réunions durent trop longtemps et que leurs structures et/ou objectifs ne sont pas clairs.

L'impact de la fatigue des réunions

La fatigue des réunions peut avoir un certain nombre d'effets néfastes. Elle peut avoir un effet négatif sur l'individu en lui causant un stress et une anxiété excessifs. Lorsqu'une personne doit assister à de nombreuses réunions, il est probable qu'elle ne puisse pas se concentrer sur son travail habituel. Le travail peut alors s'accumuler et la personne peut se sentir extrêmement débordée. Cela peut se produire lorsqu'une personne doit assister à de nombreuses réunions dans une journée, mais aussi lorsque ces réunions sont réparties tout au long de la journée. Si une personne n'a pas suffisamment de temps entre les réunions pour se concentrer sur son travail, elle risque de prendre du retard.

La fatigue des réunions a également un impact négatif sur la productivité des réunions. Les participants peuvent être désengagés, ne pas prêter attention à ce qui se dit et manquer des informations essentielles, soit parce qu'ils sont épuisés, soit parce qu'ils pensent à d'autres tâches à accomplir. Ils peuvent également être désintéressés et éviter d'apporter les idées et les détails nécessaires à une réunion réussie et productive.

Quels sont les signes avant-coureurs de la fatigue en réunion ?

Comme nous l'avons mentionné, les personnes stressées, anxieuses et surchargées de travail constituent un impact et un symptôme de la fatigue en réunion. Cela peut se manifester dans les réunions lorsque les personnes qui sont habituellement engagées semblent désintéressées et ne contribuent pas.

Un autre signe indiquant que les employés sont fatigués par les réunions est qu'ils évitent les réunions. Il se peut qu'ils annulent à la dernière minute ou qu'ils demandent fréquemment de reporter les réunions à une date ultérieure. Cette situation est particulièrement fréquente dans le cas des réunions hebdomadaires.

La fatigue liée aux réunions peut également se manifester par le non-respect des échéances du projet. Si les gens doivent passer la majeure partie de leur temps en réunion, ils ne pourront pas se consacrer à leur travail. Cela signifie sans aucun doute que les délais ne seront pas respectés car le travail ne pourra pas être effectué. Cela peut contribuer à la fatigue des réunions, car les réunions de projet comporteront moins de mises à jour, ce qui se traduira par une réunion gâchée.

Comment prévenir la fatigue des réunions

Un certain nombre de mesures peuvent être prises pour éviter la fatigue des réunions et créer une culture de réunion saine et productive au sein d'une entreprise.

N'organisez une réunion qu'en cas d'absolue nécessité

Les réunions peuvent être un outil utile et pratique, contribuant à améliorer la communication et donnant aux gens une plate-forme pour soulever leurs préoccupations et résoudre leurs problèmes en collaboration. Cependant, ce n'est pas toujours la meilleure option pour organiser une réunion. Par exemple, si un chef d'équipe souhaite des mises à jour sur un projet, il peut être préférable de demander un rapport de projet aux personnes qui y travaillent. Ce rapport peut toujours être distribué aux autres membres de l'équipe pour s'assurer que chacun dispose des mises à jour nécessaires, mais il peut aussi signifier que les gens ne perdent pas de temps à assister à une réunion à laquelle ils n'ont pas besoin de participer.

Vous pouvez également passer en revue vos réunions régulières. Il peut être utile pour la communication au sein de l'équipe d'organiser des réunions régulières pour tous les membres de l'équipe afin d'informer les autres de ce sur quoi ils travaillent et des domaines dans lesquels ils pourraient avoir besoin de soutien. Cependant, il pourrait être utile d'examiner la fréquence de cette réunion. Si vous tenez actuellement une réunion d'équipe quotidienne, pouvez-vous la réduire à une réunion hebdomadaire ? Si vous avez actuellement une réunion d'équipe hebdomadaire d'une heure, pouvez-vous la réduire à 30 minutes ? Prenez note de ce qui est dit lors de votre réunion habituelle et cherchez des moyens de le condenser ou de le réduire.

Planifier une réunion succincte

Lorsque vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire, vous pouvez planifier un ordre du jour succinct. Veillez à ce que l'ordre du jour contienne les points clés qui permettront d'atteindre l'objectif de la réunion. Vous pouvez l'envoyer aux participants lorsque vous les invitez à la réunion.

Un ordre du jour permet aux participants de savoir ce qu'ils attendent de la réunion et de s'assurer qu'ils ne perdront pas leur temps à y assister. Il permet également de maintenir le cap de la réunion et d'éviter que les participants ne prennent des chemins de traverse qui pourraient ne pas être pertinents pour la réunion ou pour les autres participants.

N'invitez que les personnes essentielles

Une fois que vous connaissez l'objectif principal de la réunion et que vous disposez de l'ordre du jour, vous pouvez décider des personnes qui devront y assister. Vous devez vous efforcer de n'inviter que les personnes qui tireront profit de leur présence à la réunion et éviter d'inviter des personnes qui pourraient simplement être nécessaires. Si, au cours de la réunion, vous avez besoin de poser une question à un collègue qui n'est pas présent, vous pouvez toujours l'appeler ou lui envoyer un message. Ils peuvent ainsi transmettre des informations sans avoir à assister à une réunion entière qui pourrait ne pas les concerner.

Il est souvent préférable d'inviter une ou deux personnes d'une équipe ou d'un département particulier, plutôt que l'ensemble de l'équipe. Les personnes présentes peuvent toujours transmettre des informations au reste de leur équipe, ou vous pouvez envoyer le compte-rendu pour que les gens restent au courant de ce qui s'est dit.  ;

Si vous n'êtes pas sûr de savoir qui doit assister à la réunion, vous pouvez leur demander individuellement, ou les inviter sur une base "facultative", afin qu'ils puissent décider eux-mêmes. Vous pouvez également placer l'ordre du jour de la réunion dans un endroit central, par exemple sur un tableau d'affichage dans une zone commune, et donner aux gens la possibilité d'y assister s'ils pensent que cela leur sera bénéfique.

Veillez à ce que la réunion reste ciblée

Utilisez l'ordre du jour de la réunion pour vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie. Souvent, les réunions peuvent être détournées, soit parce que quelqu'un soulève une question qui n'est pas tout à fait pertinente, soit parce qu'un point est soulevé qui lance une autre discussion. Il s'agit souvent de conversations intéressantes, mais la réunion n'est peut-être pas l'endroit le plus approprié pour les tenir.

Essayez de limiter au maximum les discussions tangentielles. Si une discussion intéressante semble s'engager sans rapport avec la réunion, notez qu'elle sera poursuivie après la réunion. Les personnes concernées peuvent soit rester à la réunion pour un peu plus de temps, soit organiser une réunion séparée ou un appel téléphonique.

Utiliser des outils d'engagement utiles

L'utilisation d'outils de communication visuelle est un moyen de maintenir l'engagement des personnes lors d'une réunion. Par exemple, vous pouvez utiliser un whiteboard pour prendre des notes lors d'une réunion et noter les idées des participants. Cela peut donner aux gens quelque chose à quoi se référer et sur quoi s'appuyer, contribuant ainsi à une meilleure collaboration.

Vous pouvez également utiliser des écrans de projection si vous utilisez une présentation. Cela peut contribuer à maintenir l'attention des gens en leur donnant quelque chose à regarder et à noter. Vous pouvez ensuite envoyer la présentation aux participants après la réunion afin qu'ils puissent s'y référer.

Désigner une personne chargée de prendre le procès-verbal ou les notes

Une personne participant à la réunion doit être chargée de prendre le procès-verbal ou les notes. Il devrait couvrir les tâches qui ont été attribuées et les personnes auxquelles elles ont été confiées, ainsi que les risques qui ont été identifiés et le suivi qui en sera fait. Il doit inclure les échéances des tâches et des projets ainsi que les prochaines étapes.

Ces notes doivent ensuite être distribuées à toutes les personnes qui ont participé à la réunion. Il peut également être utile de les envoyer aux personnes concernées qui n'ont pas assisté à la réunion, mais qui pourraient maintenant avoir une responsabilité liée au projet ou devoir assister à la prochaine réunion.

Encourager le retour d'information

Enfin, pour éviter la lassitude des réunions dans votre organisation, vous devez encourager et recueillir régulièrement le retour d'information de vos employés. Les personnes doivent se sentir à l'aise pour donner un avis honnête et constructif sur les réunions, par exemple si elles estiment que les réunions pourraient être plus structurées ou qu'il faudrait moins de réunions.

Le retour d'information peut être recueilli par le biais d'enquêtes anonymes si vous voulez vous assurer que les personnes se sentent en mesure de donner des avis honnêtes. Vous pouvez également demander aux participants, par courrier électronique, ce qu'ils ont pensé de la réunion et s'ils pensent qu'elle pourrait être améliorée d'une manière ou d'une autre. Vous devez ensuite vous efforcer d'agir en fonction des commentaires pertinents et d'affiner votre culture de la réunion.

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