Des réunions régulières en tête-à-tête avec vos employés peuvent apporter de nombreux avantages à l'individu, à l'équipe et à l'entreprise dans son ensemble. Mais il est essentiel de poser les bonnes questions au cours d'un entretien individuel pour s'assurer que le temps consacré à cette activité est bien utilisé.

Nous verrons ici pourquoi les entretiens individuels sont importants, comment structurer un entretien individuel efficace et quels types de questions vous pouvez poser.

Quels sont les avantages des entretiens individuels ?

Un entretien individuel peut avoir plusieurs fonctions. Ils peuvent être efficaces pour améliorer la communication entre vous et votre employé et contribuer à établir et à maintenir une bonne relation.

Ils peuvent également être utiles pour suivre les objectifs et les cibles de l'employé. Ces objectifs peuvent être fixés dans le cadre d'un entretien annuel, mais un entretien régulier peut permettre de suivre les progrès de l'employé dans l'intervalle.

Une fonction importante de l'entretien individuel est de donner à votre employé une plate-forme pour discuter des choses qui l'affectent. C'est un moyen facile d'identifier les problèmes et d'apporter un soutien là où il est nécessaire, qu'il s'agisse de la dynamique de l'équipe, des processus de travail ou de l'employé lui-même. Les entretiens individuels permettent également à votre employé de se sentir apprécié en tant que membre de l'équipe et de ne pas se sentir isolé.

Comment structurer un entretien individuel

Il est préférable de commencer un entretien individuel par une brève discussion informelle afin de briser la glace. Il peut être déconcertant de commencer la réunion par des questions formelles et cela peut mettre votre employé mal à l'aise. Au lieu de cela, saluez-les et parlez de sujets généraux tels que comment ils vont, comment va leur famille, etc.

Une fois que vous avez entamé la discussion, vous pouvez passer aux questions plus formelles de l'entretien en tête-à-tête. Ces questions devraient être liées à leur travail et à la manière dont ils s'en sortent, aux défis qu'ils ont rencontrés et à tout soutien dont ils pourraient avoir besoin à l'avenir. Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions pour votre entretien individuel.

Une fois que vous avez posé vos questions, vous pouvez donner à l'employé l'occasion d'évoquer tout ce qu'il souhaite aborder et que vous n'avez pas abordé. Il est important de leur laisser suffisamment de temps pour discuter de toute question, afin que les problèmes puissent être réglés. Si vous ne donnez pas à votre employé l'occasion de parler de ce qu'il veut, il risque d'avoir du mal à résoudre un problème ou de ne pas se sentir écouté ou apprécié.

Une fois que tout le monde a discuté de ce dont il avait besoin, vous pouvez clôturer la réunion. Cela doit toujours se faire sur un ton aussi chaleureux et amical que possible, quel que soit le sujet abordé lors de la réunion. Cela peut contribuer à maintenir le moral de votre employé pendant qu'il poursuit sa journée de travail.

10 questions à poser à votre employé lors d'un entretien individuel

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de questions à poser lors de vos entretiens individuels. Il peut être utile de personnaliser les questions le cas échéant, de sorte que vous puissiez parler d'un projet spécifique ou de quelque chose sur lequel vous savez que votre employé a travaillé.  ;

• Comment s'est passée la semaine/mois écoulée ?

Cette question peut être une bonne entrée en matière car elle donne à votre employé l'occasion de discuter de manière générale de la façon dont les choses se sont déroulées depuis votre dernière réunion. L'informatique peut vous aider à déterminer si les choses se sont bien passées ou non, et si votre employé se sent bien ou mal au travail.

• Quelles sont vos priorités au travail en ce moment ?

Cette question peut vous aider à cibler l'entretien. Vous pouvez savoir sur quoi votre employé a travaillé et ce qu'il considère comme le travail le plus important pour lui à l'heure actuelle. Si leurs priorités ne correspondent pas aux vôtres ou à celles de l'équipe, vous pouvez les aider à les réorienter.

• Quels sont vos projets pour les semaines à venir ?

Cela vous permet d'identifier ce sur quoi votre employé se concentrera et ses plans de travail à venir. Vous pouvez veiller à ce que cela corresponde à vos projets pour l'équipe. Cela permet également à l'employé de discuter de sa charge de travail et de dire s'il a l'impression d'en avoir trop ou pas assez.

• Quel est votre fait marquant récent au travail ?

Il est très important de parler des faits marquants et des réalisations dans le cadre d'un tête-à-tête. Vous devez célébrer les réalisations de votre employé avec lui et vous assurer qu'il sait que son travail est apprécié.

• Quel a été votre défi récemment ?

Parler des défis et des luttes auxquels votre employé a été confronté est tout aussi important que de parler de ses réalisations positives. Ici, vous pouvez identifier les faiblesses de votre employé et/ou de la méthode de travail de votre équipe et de votre entreprise. Vous pouvez alors apporter plus de soutien là où c'est nécessaire, que ce soit en modifiant vos processus ou en fournissant plus de formation ou un meilleur équipement.

• Comment se passent les choses avec votre équipe / vos collègues ?

La façon dont votre employé s'entend avec le reste de l'équipe peut avoir un impact important sur la façon dont il travaille. Laisser votre employé parler de ce qu'il pense de ses collègues peut vous aider à identifier les tensions dans les relations et les domaines dans lesquels vous devez intervenir pour apporter un soutien supplémentaire.

• Puis-je vous apporter un soutien quelconque pour faciliter votre quotidien ?

Il s'agit d'une question importante pour déterminer la manière dont vous pouvez aider votre employé. Il peut s'agir d'une chose aussi simple que la nécessité d'un équipement supplémentaire tel que whiteboards afin d'améliorer leur planification et leur flux de travail. Il se peut que vous deviez intervenir pour aider un collègue avec lequel il a du mal à travailler.

• Y a-t-il un secteur de l'entreprise ou un événement au sein de l'équipe pour lequel vous avez l'impression de ne pas être au courant ?

Il est parfois difficile de maintenir une bonne communication au sein de l'équipe, et des personnes peuvent être laissées de côté. Cette question vous aide à identifier les domaines dans lesquels vous devez améliorer la communication tout en informant votre employé de tout ce sur quoi il a besoin de plus de détails.

• Y a-t-il des projets à venir sur lesquels vous aimeriez travailler ?

Cette question donne à votre employé l'occasion de dire s'il y a quelque chose à venir pour lequel il pense pouvoir apporter une valeur ajoutée. Il peut s'agir d'une question liée à leur rôle actuel ou d'un élargissement de celui-ci. Il peut être utile de les informer des projets à venir, s'ils ne sont pas déjà au courant.

• Y a-t-il une formation que nous pouvons vous proposer pour vous aider à évoluer dans votre fonction ?

La dernière question peut porter sur le développement ultérieur de votre employé. Ils peuvent présenter des lacunes dans leurs compétences actuelles, alors qu'une formation supplémentaire pourrait les aider à produire un travail de meilleure qualité ou à être plus efficaces. Ils souhaitent peut-être élargir leur rôle et une formation complémentaire peut les aider à atteindre cet objectif. Vous devez être en mesure de proposer des formations internes et externes, par exemple en suivant un collègue ou en suivant un cours en ligne.

Bonnes pratiques en matière de réunions individuelles

La régularité des réunions individuelles dépend de la proximité de votre travail avec vos employés, de la fréquence des vérifications et de la taille de votre équipe. Au minimum, vous devriez avoir des réunions mensuelles en tête-à-tête, mais il peut être utile d'avoir des réunions hebdomadaires. Vous pouvez adapter vos questions à la fréquence qui vous convient - par exemple, il n'est peut-être pas nécessaire de demander à votre employé s'il a besoin d'une formation supplémentaire chaque semaine.

Vous devez varier le sujet de vos questions et les mettre en corrélation avec ce qui se passe au sein de votre équipe et de votre entreprise à ce moment-là. Par conséquent, si vous avez un projet important auquel votre employé participe, il peut être judicieux de mettre l'accent sur ce projet lors de votre réunion.

Au cours de la réunion, vous devez vous assurer que votre employé dispose de suffisamment de temps pour s'exprimer. Vous devez écouter activement ce qu'ils disent et prendre des notes si nécessaire. Vous voulez vous assurer que votre employé se sente écouté et valorisé en tant que membre de l'équipe.

L'entretien doit être centré sur l'employé et sur la façon dont il s'en sort. Vous ne devez pas vous attarder sur les rapports d'état ou sur l'avancement de certains travaux, à moins que cela ne soit pertinent pour la réunion.

Vous devez avoir l'esprit ouvert tout au long de la réunion et donner un retour d'information honnête. Il peut être utile d'envoyer un bref suivi après la réunion, détaillant les actions ou les prochaines étapes qui ont été discutées. Vous pouvez également noter les sujets que vous avez abordés et sur lesquels vous devrez revenir lors de la prochaine réunion, afin de vous assurer qu'ils ne seront pas oubliés.