Dans Scrum, les réunions de gestion du backlog ont lieu entre les propriétaires de produits et les équipes de développement d'une entreprise. Ces réunions offrent aux équipes un espace dédié pour examiner, clarifier et hiérarchiser les éléments du backlog produit.

D'une manière générale, le backlog produit est une liste de travaux classés par ordre de priorité pour l'équipe de développement, qui découle de la feuille de route et de ses exigences. Les tâches les plus importantes doivent figurer en tête du backlog produit. En affinant régulièrement le backlog, les équipes peuvent s'assurer qu'il reste à jour et prêt à être mis en œuvre dans les sprints à venir.

Quelle est l'importance de la gestion du backlog ?    

La gestion du backlog est importante car il aide les équipes à planifier efficacement leur travail et à rester organisées. Il s'agit d'examiner et de clarifier les tâches à accomplir dans le cadre d'un projet. Les équipes consacrent du temps aux réunions de gestion du backlog afin de minimiser l'incertitude, d'améliorer la planification et d'accroître l'efficacité globale du processus de développement. Les objectifs complets sont les suivants :

• Clarté et compréhension commune
• Décomposition et affinage des articles
• Priorité au backlog
• Estimation de l'effort
• Mise en œuvre

En organisant régulièrement des réunions de gestion du backlog, les équipes peuvent maintenir un carnet de commandes organisé - leur grande liste de tâches et d'actions. Ces données sont alors prêtes pour la planification et l'exécution du sprint. Ces réunions facilitent une communication efficace, une compréhension commune et une amélioration de la productivité, ce qui permet de fournir des produits de qualité.

Qui est responsable de la gestion du backlog ?

La gestion du backlog s'appuie généralement sur un chef de produit ou un propriétaire de produit qui organise le backlog produit. Il est le premier responsable du backlog et doit s'assurer qu'il est bien entretenu, mis à jour et aligné sur la vision du produit. Les propriétaires de produits travaillent directement avec l'équipe de développement et les parties prenantes.

L'équipe de développement soutient le propriétaire du produit. Ils sont tenus de participer activement aux réunions de gestion du backlog en examinant, en discutant et en posant des questions sur les backlog produits afin d'en acquérir une meilleure compréhension. L'équipe de développement peut également :

• Proposer de décomposer des éléments complexes
• Fournir des estimations de l'effort
• Fournir des informations techniques
• Aider à la définition des priorités et à la planification

Le niveau d'implication de chaque partie peut varier en fonction des besoins spécifiques et de la dynamique de l'équipe et du projet. Cependant, c'est important parce que la gestion du backlog est un processus collaboratif.

Organiser sa propre réunion de gestion du backlog

Si vous voulez que votre projet reste sur la bonne voie, il est essentiel de maintenir un backlog sain et gérable. L'approche structurée d'une réunion de gestion du backlog renforce la collaboration, améliore la planification du sprint et facilite le processus de développement. Cela permet de rationaliser le processus de développement, d'augmenter la productivité, la livraison des produits et la satisfaction des clients.

Les meilleurs outils pour une réunion de gestion du backlog réussie

Il existe plusieurs outils, numériques ou physiques, qui peuvent être utiles pour organiser des réunions de gestion du backlog. Nous présentons ci-dessous les plus courantes :

• Logiciel de gestion de projet pour suivre les progrès et assigner les tâches
• Tableaux blancs pour le brainstorming et le partage d'idées
• Outils de vidéoconférence pour les participants à des réunions à l'étranger
• Feuilles de calcul pour le suivi dans les petites équipes
• Systèmes de planning à fiches T, notes autocollantes et autres accessoires

Le système de planning à fiches T est une méthode efficace pour visualiser vos projets et en suivre l'avancement. Ce système pratique peut être utilisé pour des projets simples ou complexes dans n'importe quel environnement.

Il est important de choisir un outil ou une combinaison d'outils qui correspond le mieux aux besoins, aux préférences et aux exigences du projet de votre équipe. L'objectif est de disposer d'un outil qui facilite la collaboration, l'organisation et la transparence tout au long de la réunion de gestion du backlog.

Ordre du jour de la réunion de gestion du backlog

Utilisez l'ordre du jour de la réunion ci-dessous pour vous aider à organiser votre propre réunion de gestion du backlog. L'ordre du jour et la durée de votre réunion sur le backlog peuvent être différents de ceux présentés ci-dessous. Si vous êtes l'animateur de la réunion, veillez à ce que la réunion se déroule comme prévu, à ce que les participants restent concentrés, à ce que la collaboration soit encouragée et à ce que les objectifs de gestion du backlog soient atteints.

Accueil et introduction (5 minutes)

• Bienvenue aux participants
• Passer rapidement en revue l'ordre du jour

Examen des objectifs de la réunion (5 minutes)

• Récapituler les objectifs de la réunion
• S'assurer que tout le monde est d'accord avec l'objectif de la réunion

Examen des éléments du backlog (30 à 60 minutes)

• Examiner les éléments du backlog un par un
• Discuter de chaque élément pour en clarifier les détails, les exigences et les critères d'acceptation
• Envisagez de diviser les tâches les plus importantes en tâches plus petites
• Saisir les informations supplémentaires ou les modifications apportées aux éléments, le cas échéant

Estimation de l'effort (15 - 30 minutes)

• Estimer l'effort ou la taille relative des éléments du backlog
• Utiliser des techniques d'estimation telles que les story points, les heures idéales ou le dimensionnement relatif
• Discuter et s'aligner sur l'effort estimé pour chaque élément
• Notez les dépendances ou les considérations techniques associées aux éléments

Établissement de priorités (15 - 30 minutes)

• Évaluer la priorité des éléments du backlog et l'ajuster si nécessaire
• Décidez ensemble de l'ordre relatif des éléments.

Actions et prochaines étapes (10 minutes)

• Résumer les principales décisions prises au cours de la réunion
• Identifier les actions ou les tâches à entreprendre et les inscrire dans un calendrier
• Attribuer des responsabilités aux membres de l'équipe pour des tâches spécifiques

Synthèse de la réunion (5 minutes)

• Récapituler les principaux points à retenir de la réunion
• Remercier les participants pour leur contribution
• Confirmer la date et l'heure de la prochaine réunion, le cas échéant