La capacité à communiquer clairement en réunion peut faire la différence entre une session productive et une opportunité gâchée. L'un des outils les plus polyvalents pour soutenir vos réunions est le tableau blanc - il ne s'agit pas simplement d'un espace vide, mais d'un espace interactif et dynamique dans lequel les participants peuvent collaborer, ce qui rend les réunions plus efficaces.

Cependant, il est important de maximiser le potentiel de cet outil apparemment simple. Dans ce guide, nous explorons quelques stratégies utiles pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre tableau blanc. Qu'il s'agisse d'utiliser les bons accessoires ou de maintenir l'engagement de votre équipe, nous veillerons à ce que votre tableau blanc favorise une communication efficace et des réunions réussies.

Pourquoi est-il utile d'utiliser un tableau blanc lors des réunions ?

Les tableaux blancs sont un outil essentiel pour les réunions. Ils constituent un espace visuel où les idées et les suggestions peuvent être enregistrées, présentées et discutées. Ils peuvent aider les participants à mieux comprendre les informations communiquées lors d'une réunion, ce qui favorise la collaboration et la résolution de problèmes.

Les tableaux blancs peuvent aider à organiser les informations tout au long d'une réunion, ce qui permet aux discussions de rester pertinentes et de ne pas s'écarter du sujet. Lorsque les idées sont écrites sur un tableau blanc, cela peut aider les participants à rester engagés et concentrés, même pendant de longues réunions.

Comment utiliser efficacement votre tableau blanc en réunion

Il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte lors de l'utilisation d'un tableau blanc en réunion, afin de tirer le meilleur parti de cet outil.

Utilisez les bons accessoires pour tableau blanc

Pour tirer le meilleur parti de votre tableau blanc, vous aurez besoin de bien plus qu'un ou deux stylos. Comme nous le verrons dans la section suivante, pour communiquer efficacement à l'aide de votre tableau blanc, vous aurez besoin d'un certain nombre d'accessoires :

• Assortiment de stylos de couleur
• Aimants
• Spray et chiffon de nettoyage

Pour une collaboration et une communication visuelle accrues, vous pouvez également utiliser du ruban quadrillé, des carrés magnétiques de couleur et des mini-plans blancs à l'usage des participants à la réunion.

Tous ces éléments sont inclus dans le kit d'accessoires pour tableaux blancs de Nobo, le complément idéal pour toutes vos réunions. Notre sac a été conçu pour faciliter le rangement et l'accès à vos accessoires de tableau blanc, avec un couvercle magnétique pour ranger les aimants et des boucles élastiques pour maintenir chaque stylo. Le sac est facilement transportable, il est donc idéal pour ranger et organiser vos accessoires et les emmener dans n'importe quelle salle de réunion, garantissant ainsi un travail d'équipe productif même lorsque vous êtes en déplacement.

Utilisez des techniques de communication efficaces

Lorsque vous écrivez sur votre tableau blanc, il est important que le contenu soit clair et concis. Lors d'une séance de remue-méninges, cela peut signifier qu'il faut d'abord laisser l'équipe exprimer ses idées avant d'en noter les points essentiels. Cela présente l'avantage supplémentaire de permettre à l'équipe de se réunir pour bien comprendre et résumer chaque point.

Lorsque vous utilisez des outils de communication visuelle tels qu'un tableau blanc, vous devez toujours tenir compte de l'élément visuel. Cela signifie qu'il faut utiliser un code couleur et des zones de section pour organiser les idées. Par exemple, vous pouvez écrire les défis en rouge et les solutions en vert, ou vous pouvez utiliser des couleurs différentes pour indiquer des relations différentes en utilisant des flèches de couleurs différentes entre deux points.

Vous pouvez également fixer les aides visuelles et les diagrammes que vous pourriez avoir sur votre tableau blanc, en utilisant des aimants pour pouvoir déplacer les choses quand vous en avez besoin. Cela peut être utile si vous avez une affiche ou une brochure à analyser - il vous suffit d'en imprimer une grande version, de la fixer sur votre tableau blanc et de l'annoter.

Encourager l'interaction et la participation

Un tableau blanc est idéal pour encourager la participation aux réunions. Vous pouvez impliquer activement les gens en leur demandant d'écrire eux-mêmes leurs idées sur le tableau blanc ou d'ajouter leurs commentaires. Non seulement cela rendra votre réunion plus attrayante, mais cela peut également contribuer à faire entendre la voix de chacun.

Vous pouvez procéder à une séance de brainstorming en écrivant l'idée principale ou le problème au centre du tableau blanc, puis en demandant à chaque personne de venir écrire ses pensées ou ses suggestions. Les participants commenceront naturellement à s'inspirer des idées des autres et vous constaterez généralement que vous parvenez à des solutions plus créatives.

Pour les réunions plus importantes, il n'est peut-être pas approprié de demander à tout le monde de venir contribuer au contenu du tableau blanc. Dans ce cas, vous pouvez demander aux participants de se répartir en petits groupes et de collaborer sur leur propre mini whiteboard. Leurs idées et réflexions peuvent ensuite être discutées avec l'ensemble du groupe et les points clés peuvent être transférés sur le tableau blanc principal pour que chacun puisse s'y référer.

Veillez à ce que le contenu soit net et organisé

Tout ce que vous écrivez sur le tableau blanc doit être net et organisé, afin que tous les participants à la réunion puissent garder une trace de ce qui a été discuté. Il s'agit notamment de veiller à ce que l'écriture soit soignée et suffisamment grande pour que tout le monde puisse la lire, de manière à ce que les gens restent engagés. Vous devez éviter d'encombrer le tableau ; le contenu doit donc être concis et pertinent. Il se peut que vous deviez mettre à jour et réviser les informations au fur et à mesure que la réunion progresse, que de nouvelles idées apparaissent et que les suggestions précédentes deviennent redondantes ou non pertinentes.

La bande de quadrillage peut être un excellent complément à votre réunion, car elle vous aidera à créer des graphiques et des tableaux soignés sur votre tableau blanc. L'utilisation d'un stylo peut donner une impression de désordre, alors que l'utilisation d'un ruban adhésif permet d'obtenir des lignes nettes et droites. Vous pouvez ensuite compléter les données et les points avec vos stylos, en n'oubliant pas d'utiliser un code couleur si nécessaire.

Documenter et partager le contenu du tableau blanc

Après la réunion, il est important que toutes les informations et les idées écrites sur le tableau blanc soient enregistrées et conservées. Cela permettra de s'assurer qu'aucune solution ou point clé n'est perdu et de rendre les prochaines étapes réalisables.

Vous pouvez documenter le contenu du tableau blanc soit en le photographiant, soit en transcrivant les points clés dans un document plus formel. Vous pouvez ensuite partager l'image ou le document en l'envoyant dans un courrier électronique après la réunion, accompagné des actions et des échéances, et/ou en le téléchargeant sur un disque partagé. Vous devez vous assurer que tout le monde a accès au contenu et est en mesure de suivre les tâches assignées.

Vous pouvez également demander aux participants de donner leur avis sur le contenu du tableau blanc. Il se peut qu'il y ait des ajustements ou des corrections à apporter, ou des informations supplémentaires à inclure après la réunion. S'il y a des informations supplémentaires à ajouter, incluez-les dans le document ou incluez un document supplémentaire avec la photo du tableau blanc qui résume les informations supplémentaires.

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