Bonne conduite pendant la réunion
Chaque réunion est différente.
Les objectifs, les participants, la culture, le lieu et / ou le contenu sont tous des facteurs variables, ce qui signifie qu'il existe peu de règles strictes, voire aucune, pour définir ce qui fait une bonne réunion, mais uniquement des suggestions ou des lignes directrices à prendre en compte.
Quelques conseils pour respecter les convenances pendant une réunion
Bonne conduite au cours d'une réunion
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Observez le code vestimentaire. Si vous avez demandé aux participants de venir à la réunion en habits chics et décontractés, ne vous y présentez pas dans un costume trois pièces.
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Autorisez chaque personne à prendre la parole et à développer son point de vue. N’interrompez personne et ne perdez pas de vue que chacun a son mot à dire.
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Présentez-vous à l'heure et respectez le temps imparti. Chaque participant est tenu par ses engagements !
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Soyez bref et concis. Ne vous écartez pas du sujet.
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Soyez un auditeur attentif, et un participant actif et positif.
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Veillez à adopter un ton et un langage corporel qui ne suscitent pas l'ennui.
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Faites l’effort de vous rappeler le nom de chaque participant et adressez-vous à lui en prononçant son nom correctement.
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Prévoyez des pauses-café et pauses-toilettes fréquentes. Les participants seront probablement plus sensibles au fait de pouvoir se rendre aux toilettes pendant une pause que de devoir en demander l’autorisation devant toute l’équipe. Généralement, une pause de 10 à 15 minutes toutes les heures et demie est jugée appropriée.
Après la réunion
Tirez des leçons de chaque réunion, en analysant les points positifs et les points négatifs.
Suite à une grande réunion rassemblant beaucoup de personnes que vous ne connaissez pas forcément très bien, il est recommandé d’envoyer un bref sondage en ligne pour jauger leurs réactions. Pour des sessions plus petites et plus informelles, il peut s’avérer utile de demander à la fin de la réunion un rapide feed-back à chaque participant.
Types de réunion
L’éventail des réunions est très large, qu'elle soit formelle ou informelle, structurée ou improvisée.
Planification d’une réunion
Une réunion de travail ne se résume pas à une simple convocation de personnes en un lieu dans l’espoir que la magie et l’ingéniosité opèrent.
Conduite et animation de réunions
Les réunions peuvent être aussi dynamiques que ludiques. Elles peuvent néanmoins rapidement dégénérer en chaos improductif si l’animateur (c.-à-d. vous) perd le contrôle des débats.
Bonne conduite pendant la réunion
Il n'existe pas vraiment de règles strictes en la matière. Les convenances et la bonne conduite peuvent évoluer avec le temps, mais un minimum de règles fondamentales peut s’avérer être une aide précieuse.