Conduite et animation de réunions
Donnez-vous pour mission d'organiser les meilleures réunions au sein de l'entreprise !
L’animateur doit mettre en place une structure, et veiller au bon déroulement de la réunion, tout en s’assurant que rien n’est laissé au hasard durant les préparatifs.
Prendre l’initiative
Comme c’est le cas pour tout spectacle, les premières minutes sont déterminantes et donnent le ton.
Une belle citation, la référence à un article de presse intéressant ou une anecdote amusante sur une réussite antérieure est un bon moyen de débuter une réunion. Pensez à quelque chose de pertinent par rapport au contenu de la réunion.
Essayez d’impliquer les membres du groupe dans une activité qui brisera la glace leur permettant de se détendre et de se familiariser les uns avec les autres. Incitez-les à se découvrir en se présentant ou poussez-les à exprimer ce qu'ils ressentent à l’aide d’un mot ou d’un dessin.
Qu’est-ce qui fait un bon animateur ?
Voici une liste de qualités et de talents personnels, ainsi que quelques techniques de base vous permettant de conduire efficacement vos réunions.
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Excellentes aptitudes en communication
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Capacités organisationnelles hors pair
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Ponctualité et gestion du temps
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Attention particulière aux détails
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Compétences en gestion des conflits
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Talents pour résoudre les problèmes
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Techniques de gestion de groupe
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Flexibilité et adaptabilité
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Esprit de décision
Soyez aimable, accessible et charismatique. Vous y arriverez généralement en étant tout simplement vous-même. Si les membres du groupe vous apprécient, ils constitueront un public beaucoup plus coopératif et une équipe plus productive.
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Maintenant que tout le monde est à bord, vous devez vous assurer qu'il y reste…
Optimisez vos réunions
4 techniques utiles pour recentrer un groupe
Si le débat s'éloigne du sujet :
Courte pause
Une pause de 5 à 10 minutes peut aider à retrouver la concentration et le dynamisme, tout en évitant que les participants ne se fatiguent.
Activité de groupe
Incitez-les à en dire plus sur eux même et à le partager avec les autres membres du groupe.
Recours à la musique
« Rien n'active le cerveau aussi intensément que la musique. »
– Oliver Sacks, docteur en médecine et neurologue
Types de réunion
L’éventail des réunions est très large, qu'elle soit formelle ou informelle, structurée ou improvisée.
Planification d’une réunion
Une réunion de travail ne se résume pas à une simple convocation de personnes en un lieu dans l’espoir que la magie et l’ingéniosité opèrent.
Conduite et animation de réunions
Les réunions peuvent être aussi dynamiques que ludiques. Elles peuvent néanmoins rapidement dégénérer en chaos improductif si l’animateur (c.-à-d. vous) perd le contrôle des débats.
Bonne conduite pendant la réunion
Il n'existe pas vraiment de règles strictes en la matière. Les convenances et la bonne conduite peuvent évoluer avec le temps, mais un minimum de règles fondamentales peut s’avérer être une aide précieuse.