Ha először kapta meg a feladatot, hogy jegyzőkönyvet készítsen az értekezletekről, valószínűleg úgy érzi, hogy túlterhelt. Hogyan tudnék mindent feljegyezni, ami elhangzott?

A megfelelő eszközökkel azonban könnyűvé válhat az értekezleten elhangzottak és hozott döntések rögzítése. Az értekezletek jegyzőkönyvei fontos eszközt jelentenek az előrehaladás nyomon követéséhez, annak biztosításához, hogy mindenki egy oldalon álljon, valamint a jövőbeni referenciaként.

Az értekezletek jegyzőkönyvének hatékony elkészítéséhez összegyűjtöttünk néhány tippet, amelyekkel csiszolhatja készségeit, és világos, tömör és pontos jegyzőkönyveket készíthet. Egy ingyenes tárgyalási jegyzőkönyvsablont is biztosítunk az Ön számára.

Készüljön fel előre

Az előkészítés kulcsfontosságú, ha tárgyalási jegyzőkönyv készítéséről van szó. Az ülés előtt meg kell ismerkednie a napirenddel és a résztvevőkkel. Ez segít abban, hogy minden fontos információt rögzítsen, és a megfelelő személyekre vonatkoztassa.

A napirenden alapuló tárgyalási jegyzőkönyv sablonjának létrehozása szintén hasznos lehet. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy szervezett maradjon, és biztosítsa, hogy minden egyes megbeszélési pontról van jegyzete.

Válassza ki a megfelelő eszközöket

Az emberek különböző módon dolgoznak, és az, hogy Ön hogyan készíti a legjobban a tárgyalási jegyzőkönyveket, teljesen más lehet, mint egy kollégája. Vannak, akik szeretik a jegyzőkönyvet egyenesen a laptopra írni, míg mások inkább tollat és papírt, vagy mini táblát használnak, hogy a kulcsszavakat és kifejezéseket be lehessen jelölni, amikor a jegyzőkönyvet teljes egészében leírják.

A gépelés hasznos lehet, különösen, ha Ön gyakorlott gépíró. A billentyűk kopogásának hangja azonban zavaró lehet az ülésen résztvevők számára. A kézzel írott jegyzetek tökéletesek, ha Ön gyakorlott rövid kézzel ír, vagy ha a jegyzőkönyvet inkább a megbeszélés után szeretné elkészíteni.

Tiszta és tömör jegyzetek készítése

Fontos, hogy a megbeszélés során világos és tömör jegyzeteket készítsen. Ne felejtse el azonban, hogy a megbeszélés után visszamehet és rendbe teheti a munkáját.

Biztosítania kell, hogy figyelmesen meghallgassa és rögzítse a legfontosabb pontokat. Rendkívül fontos, hogy objektív maradjon.

Néhányan szeretik legépelni a megbeszélési jegyzeteket, így később könnyebben szerkeszthetők. Ha ez nem lehetséges, ne írjon le minden egyes szót - használjon gyorsírást vagy kulcsszavakat és -mondatokat, amelyekre később építhet.

A kulcspontok azonosítása

Zavaró lehet annak eldöntése, hogy milyen kulcspontokat jegyezzen le, amikor jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvvezetők túl gyakran próbálnak túl sok információt lefedni, ami azt jelenti, hogy kihagyják a következő napirendi pontot.

A kulcspontokat a következőkre való odafigyeléssel azonosíthatja:

• Meghozott döntések
• Kiosztott intézkedések
• Új információk megosztása
• Felvetett kérdések

Jegyezze fel a döntéseket és intézkedéseket

A döntések és intézkedések a legfontosabb témák, amelyeket rögzíteni kell az ülés jegyzőkönyvében. Ez az információ hatással lesz a jövőre nézve, és mindenkinek segít abban, hogy ugyanazon cél felé haladjon.

A döntések és intézkedések rögzítésekor fontos, hogy tisztázzuk, ki a felelős az egyes feladatokért, és mikorra kell azokat elvégezni. Az egyes feladatokhoz határidőt is megadhat.

Összefoglaló készítése

Az értekezlet feljegyzéseinek végén hasznos összefoglalni a megbeszélést. Ez biztosítja a következtetést, és biztosítja, hogy mindenki világosan megértse, hogyan tovább.

Az összefoglalónak rövidnek és lényegre törőnek kell lennie. Tartalmaznia kell a megbeszélés főbb pontjait, valamint a meghozott döntéseket és intézkedéseket.

Jegyzőkönyv lektorálása

Miután elkészült az értekezlet jegyzőkönyvének végleges változata, fontos, hogy gondosan lektorálja azt. Meg kell győződnie arról, hogy hibátlanok, és pontosan átadják a kívánt üzeneteket.

Hasznos lehet, ha megkér egy kollégát, hogy lektorálja Ön helyett a tárgyalási jegyzőkönyveket. Néha a szemed nem fogja észrevenni a hibákat a munkában, amelyre figyelmesen összpontosítottál.

A jegyzőkönyv kiosztása

Miután a jegyzőkönyv lektorált és hibátlan, kioszthatod azt a megbeszélés résztvevőinek. Lehet, hogy érdemes e-mailben elküldeni vagy egy megosztott meghajtóra feltenni.

Fontos, hogy a megbeszélés után gyorsan szétküldje a jegyzőkönyvet, hogy mindenki megkapja a szükséges információkat az intézkedések és döntések nyomon követéséhez.

A hatékony jegyzőkönyvvezetés fontos készség, amely segíthet abban, hogy Ön hatékonyabb kommunikátor és munkatárs legyen. Ha követi ezeket a tippeket, világos, tömör és pontos tárgyalási jegyzőkönyvet írhat. Az alábbiakban az Ön ingyenes tárgyalási jegyzőkönyv sablonja segít Önnek, amikor legközelebb arra utasítják, hogy dokumentáljon egy megbeszélést.

Tárgyalási jegyzőkönyv sablon

Tárgyalás dátuma: általában nap-hónap-év formában jelenik meg, vezető nullákkal.

Az ülés időpontja: jellemzően huszonnégy órás jelöléssel jelenik meg.

Az ülés helye: ez lehet virtuális vagy egy adott helyiségben.

Résztvevők: sorolja fel a fizikailag és virtuálisan jelenlévőket.

Távolmaradók: sorolja fel azokat a meghívottakat, akik nem tudtak eljönni az ülésre.

Napirend: ismertesse az ülés előtt kiosztott napirendet.

Jegyzőkönyv: ebben a részben ismertetni kell az ülésen tárgyalt, nem határozatnak vagy intézkedésnek minősülő napirendi pontokat.

Határozatok és intézkedések: ismertesse az eredményeket, beleértve adott esetben az intézkedésekre vonatkozó határidőket.

Következő lépések: ez ideális hely a következő ülés dátumának és időpontjának meghatározására.

Megjegyzések: emelje ki a hasznos kiegészítő információkat.

Megosztás: részletezze, hogy az ülésen készült feljegyzéseket hogyan fogják rendelkezésre bocsátani.