A megbeszélések hatékony nyomon követése létfontosságú a döntések és tervek közlésének, valamint az intézkedések végrehajtásának biztosításához. Az alábbiakban elmagyarázzuk, miért olyan fontos egy megbeszélés nyomon követése, és hogyan lehet megfelelően és sikeresen nyomon követni.

Miért fontos a megbeszélés nyomon követése?

Egy megbeszélésen sok mindent el lehet intézni. Az értekezlet nyomon követése olyan feljegyzést hoz létre, amelyre a résztvevők vissza tudnak hivatkozni, így tisztában vannak azzal, hogy miről volt szó, és milyen intézkedések születtek az értekezleten.

Az értekezlet nyomon követése nélkül elfelejtődhetnek fontos részletek, és előfordulhat, hogy a megbeszélt feladatokat nem hajtják végre. Ez negatív hatással lehet a termelékenységre és akár a márka hírnevére is.

A megbeszélés nyomon követése hasznos lehet azok számára is, akik nem tudtak részt venni a megbeszélésen. Megtudhatják, hogy miről volt szó, így minden lényeges információ a rendelkezésükre áll, amire szükségük lehet.

A megbeszélést követő e-mail használatával az emberek nyomon követhetik az intézkedések előrehaladását, és visszajelzést kaphatnak arról, hogy mikor végezték el a feladatokat, vagy ha késedelmek merültek fel.

Legjobb gyakorlatok az értekezleten a hatékony nyomon követés érdekében

Az értekezlet hatékony nyomon követése érdekében van néhány lépés, amelyet már az értekezlet során meg kell tennie.

Jegyzőkönyv készítése

Az értekezlet egyik tagjának megválasztása a jegyzőkönyv vezetésére hasznos eszköz az értekezlet nyomon követése során. Ha rendszeresen tart megbeszéléseket, akkor vagy rotálhatja a jegyzőkönyvvezetőt, vagy kijelölhet egy személyt, aki minden alkalommal jegyzőkönyvet vesz fel. Hasznos lehet, ha az illető már vezetett korábban jegyzőkönyvet, így tudja, hogyan kell a legjobban elkészíteni a jegyzőkönyvet, és mit kell tartalmaznia.

A jegyzőkönyvnek össze kell foglalnia, hogy milyen témák kerültek megvitatásra, ki mit mondott, és milyen intézkedéseket határoztak meg, a határidőkkel együtt. Ha van napirend, akkor ez sablonként szolgálhat a jegyzetek elkészítéséhez, így egyértelművé válik, hogy mikor miről volt szó.

A jegyzőkönyvet a megbeszélést követő e-mailben is el lehet küldeni, de nem szabad, hogy csak ez legyen benne. Bár hasznos lehet referenciaként használni őket, túl sok információt tartalmazhatnak minden egyes résztvevő számára, és a kulcsfontosságú intézkedések elveszhetnek.

Intézkedések azonosítása és felelősök kijelölése

Minden megbeszélés alapvető fontosságú része, hogy egyértelműen meghatározzuk az intézkedéseket és minden egyes intézkedésnek kijelöljük a felelősét, hogy az emberek tudják, hogy az ülés után mi a feladatuk.

Amikor az ülésen felmerülnek a lehetséges intézkedések, beszéljük meg, hogy mit kell tenni, és milyen határidőre kell megtenni. Határozza meg, hogy ki a legmegfelelőbb személy az egyes tevékenységekért, és győződjön meg róla, hogy megértette, mit várnak el tőle.

Előfordulhat, hogy egy tevékenység elvégzéséhez több emberre van szükség. Még ebben az esetben is csak egy tulajdonost rendeljen hozzá. Ez megkönnyíti az intézkedések nyomon követését és nyomon követését, és segít elkerülni a félreértéseket és a munka megismétlését.

Néha előfordulhat, hogy az intézkedés felelősének legmegfelelőbb személy nincs jelen a megbeszélésen. Ebben az esetben bízzon meg egy személyt, aki közli az egyénnel, hogy mire lesz szükség.

Készítsen fényképeket a közös munkáról

Gyakran a megbeszéléseken használja a táblákat vagy egy flipchart táblát jegyzeteléshez és ötleteléshez. Ezek hasznosak lehetnek az értekezleten, mivel mindenki számára lehetőséget adnak arra, hogy világosan lássa, miről van szó.

Fontos azonban, hogy bármilyen jegyzetet is készítenek, azt az értekezlet után egy utólagos megbeszélésen meg lehessen osztani. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy hasznos és fontos jegyzeteket és ötleteket készített, amelyek a megbeszélés után elvesznek és elfelejtődnek.

A táblán készített jegyzetekről fényképeket készíthet, majd ezeket a megbeszélést követő e-mailben megoszthatja. Vagy ha a jegyzetek nem elég világosak, készíthet fényképeket, majd megbízhat valakit, hogy az információkat átvegye egy dokumentumba. Ez hasznos lehet brainstormoknál, mivel így megőrizheti a vizuális folyamatot, miközben biztosíthatja, hogy minden szó olvasható legyen.

Összefoglaló a megbeszélés végén

A megbeszélés végén szánjon néhány percet arra, hogy röviden összefoglalja a megbeszélteket és a döntéseket, valamint az intézkedéseket. Mondja el az embereknek, hogyan és ki fogja nyomon követni a találkozót, és mikor számíthatnak a nyomon követésre.

Hogyan kell nyomon követni egy találkozót

Akcióterv készítése

A találkozó nyomon követésének egyik legfontosabb része a cselekvési terv készítése. A megbeszélésen készült feljegyzések alapján készítse el cselekvési tervét. Ebből a dokumentumból pontosan kiderül, hogy milyen intézkedéseket kell tenni, ki lesz a felelős értük, és hogy milyen határidőre kell azokat végrehajtani és befejezni.

A cselekvési tervet használhatja az intézkedések kategorizálására is, meghatározva, hogy melyek a sürgős és melyek a kevésbé sürgős intézkedések. Hasznos lehet, ha a dokumentumot együttműködővé teszi, így az emberek a projekt során folyamatosan frissíthetik azt az intézkedéseik állásával.

A megbeszélés nyomon követésének megosztása

Miután elkészült a megbeszélés jegyzőkönyve és a cselekvési terv, meg kell osztania a nyomon követést. Ennek leggyakoribb módja, hogy a megbeszélést követő e-mailt küldjön. Ha a megbeszélés egy folyamatban lévő projekthez kapcsolódik, hasznos lehet egy külön üzenetcsatornát létrehozni a Slacken vagy a Teams-en, és ezt használni minden kommunikációra, beleértve a megbeszélés nyomon követését is.

A megbeszélés nyomon követését a megbeszélés után a lehető leghamarabb el kell küldeni - általában 24-48 órán belül, hogy a jegyzőkönyv és egyéb dokumentumok elkészülhessenek.

Az értekezlet nyomon követését el kell küldeni mindazoknak, akik részt vettek az értekezleten, valamint minden más érintett félnek, akik vagy nem tudtak részt venni, vagy nem vettek részt, de most esetleg részt vesznek egy intézkedésben.

Az értekezlet nyomon követésének tartalmaznia kell az értekezlet jegyzőkönyvét és az intézkedési tervet. A megbeszélés rövid összefoglalóját is mellékelje, hogy felfrissítse az emberek emlékezetét a megbeszéltekről, és tájékoztassa azokat, akik nem voltak jelen. Ha táblára készített jegyzeteket, akkor ezek fényképeit vagy dokumentumváltozatát is csatolja. Ha a megbeszélésen prezentáció is volt, a diák csatolása is hasznos lehet.

Megbeszélés nyomon követése e-mail példa

Tárgy:  Follow up of [meeting topic]

Kedves csapat,

Köszönjük, hogy időt szakítottak a mai megbeszélésünkre. Nagyra értékelem a kemény munkáját és erőfeszítéseit, hogy produktívvá tegye.

A megbeszélés nyomon követése érdekében szeretném összefoglalni a megvitatott kulcsfontosságú tényezőket:

[felsorolás a legfontosabb vitapontokról]

A következő intézkedésekről született döntés:

[az intézkedések és az intézkedések felelőseinek felsorolása]

Csatoltam egy cselekvési terv dokumentumot, hogy segítsek az intézkedések végrehajtásában. [Ez a dokumentum együttműködésen alapul, és a [mappa] mappába van mentve] Kérem, használja ezt az akciótervet arra, hogy mindenkit folyamatosan tájékoztasson az akciók előrehaladásáról. Ha bármilyen probléma merülne fel az intézkedések végrehajtásával kapcsolatban, kérem, értesítsen, hogy tájékoztatni tudjuk a csapatot.

A jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat, amelyek a találkozónkat támogatták, szintén csatoltam az Ön számára.

A következő találkozónkra [dátum] kerül sor, és várom, hogy akkor találkozzunk.

Minden jót kívánok,

[Név]

Hogyan kövesse nyomon a találkozót

Fontos, hogy ne csak elküldje a találkozót követő levelet, majd ne jelentkezzen be újra a következő találkozóig, különösen, ha nagy a különbség a találkozók között. Kövesse nyomon, hogy mi történik a cselekvési tervével.

Ha úgy tűnik, hogy a dolgok nem készülnek el a megbeszélt időn belül, keresse meg kollégáit, hogy megtudja, van-e probléma. Lehet, hogy olyan akadályba ütköznek, amely a csapat többi tagjának közreműködését igényli, vagy lehet, hogy csak elfelejtették frissíteni a dokumentumot. Bármilyen problémáról legyen is szó, segítsen nekik feldolgozni azt, és gondoskodjon arról, hogy a szélesebb körű projektcsapatot folyamatosan tájékoztassák.