A jól megtervezett találkozó mindig ideális, de ez nem mindig lehetséges. Gyakran van szükség spontán együttműködésre és gyors döntéshozatalra egy sürgős helyzet kezelése érdekében. Ebben az esetben ad hoc megbeszélést kell szerveznie.

Az ad hoc megbeszélések eltérnek a rendszeres megbeszélésektől, és némileg más megközelítést igényelnek. Ebben a blogban megvizsgáljuk, mi a különbség az ad hoc értekezletek és a rendszeres értekezletek között, hogyan lehet tudni, mikor van szükség ad hoc értekezletre, és hogyan lehet hatékonyan lebonyolítani egy utolsó pillanatban tartott értekezletet.

Mi a különbség az ad hoc értekezlet és a rendszeres értekezlet között?

Az ad hoc értekezlet abban különbözik a rendszeres értekezlettől, hogy ez egy olyan értekezlet, amelyet nem terveztek meg. Egy korábban nem várt, azonnali figyelmet igénylő helyzet miatt tartják.

Az ad hoc és a rendes ülés közötti egyik különbség tehát az, hogy a napirendje kötetlenebb lehet. A résztvevőknek és a szervezőnek nem lesz annyi idejük felkészülni, mint általában egy találkozóra, ezért előfordulhat, hogy gyorsan kell gondolkodniuk. Az ad hoc értekezleteken jellemzően gyorsan kell döntéseket hozni és intézkedéseket hozni, míg egy rendes értekezleten az embereknek egy kicsit több idő áll rendelkezésükre az intézkedések végrehajtására.

Mikor kell az utolsó pillanatban összehívni egy ad hoc értekezletet

Az utolsó pillanatban összehívott ad hoc értekezletet csak akkor szabad összehívni, ha feltétlenül szükséges. Ha az embereket kevés figyelmeztetés nélkül rángatja be egy megbeszélésre, az megszakítja a napjukat, és eltarthat egy ideig, amíg az emberek visszazökkennek a megszokott kerékvágásba a megbeszélést követően, függetlenül attól, hogy az milyen rövid.

Ahol csak lehetséges, törekedjen arra, hogy az embereket időben értesítse a megbeszélésen való részvételről. Lesznek azonban olyan helyzetek, amikor ez egyszerűen nem lehetséges, és ad hoc ülésre lesz szükség. Ez lehet vészhelyzet, de lehet olyan felmerült lehetőség is, amely rövid határidővel jár, és azonnali cselekvést igényel. Lehet, hogy azonnal visszajelzésre van szükség a csapattagoktól, vagy sürgős frissítésre van szükség egy projektről. Előfordulhat, hogy nem világos, hogy mit várnak el a csapattól, és egy megbeszélésre van szükség a tisztázás érdekében, hogy az emberek világos célkitűzésekkel folytathassák a munkát.

Még ezekben a helyzetekben is meg kell fontolnia, hogy egy megbeszélés a legjobb megoldás. Előfordulhat, hogy elegendő egy vagy két résztvevővel folytatott e-mail vagy telefonbeszélgetés. Előfordulhat, hogy a kérdés túl bonyolult ahhoz, hogy e-mailben megbeszéljük, vagy túl sok embert érint - ilyenkor egy megbeszélés lehet a megoldás.

Mérlegelnie kell az utolsó pillanatban tartott megbeszélés hatását is, és mérlegelnie kell a költségek és az előnyök összevetését. Soha nem ideális, ha megzavarjuk valakinek a napját, de lehet, hogy jobb, ha ezt tesszük, mintha egyáltalán nem tartanánk meg a megbeszélést.

Hogyan vezessünk le egy hatékony ad hoc megbeszélést

Az ad hoc megbeszélések általában magas prioritású igényekkel foglalkoznak, ezért fontos, hogy hatékonyan vezessük le őket.

Határozzon meg egyértelmű tárgyalási célokat és napirendet

Még ha egy ad hoc megbeszélésnek kevés előkészítési ideje is van, akkor is fontos, hogy világos tárgyalási célokat határozzon meg. Ezek a célok lehetnek rövidek és tömörek, de a kitűzött célok segítenek abban, hogy mindenki összpontosítson, ami produktívabb eredményekhez vezet.

Ha már megvannak a célok, összeállíthat egy napirendet. Ez lehet kötetlenebb, mint egy szokásos értekezlet napirendje, de a legfontosabb pontokat még így is le kell fednie. Ha lehetséges, ezt már a megbeszélés előtt ki kell osztani a résztvevők között - akár 10 perccel korábban is el kell küldeni, hogy az emberek felkészülhessenek egy kicsit, és elkezdhessenek gondolkodni a szükséges dolgokon. Ez segíthet értékes időt megtakarítani magának a megbeszélésnek a során.

Csak a legfontosabb érdekelt feleket hívja meg

Egy utolsó pillanatban tartott ad hoc megbeszélés valószínűleg megzavarja a résztvevők napját. Meg kell tehát próbálnia minimalizálni ezt a zavart azáltal, hogy csak a legfontosabb érdekelt feleket hívja meg. Ebbe csak olyan személyeket szabad bevonni, akik közvetlenül érintettek a helyzetben és/vagy rendelkeznek a szükséges ismeretekkel és szakértelemmel az ügyben.

Néha a legjobb, ha olyan személyeket is bevonnak, akiket a megbeszélésen hozott döntések érintenek, de ez nem mindig lehetséges. Lehet, hogy praktikusabb, ha csak a csapatvezetőket hívja meg, és hagyja, hogy a döntések meghozatala után ők osszák szét és delegálják az információkat és intézkedéseket a csapatuknak.

Tartsa a megbeszélés menetét

Az idő valószínűleg kevés lesz a megbeszélés során. Ezért fontos, hogy a megbeszélések célzottan és a helyes irányba haladva folyjanak. Az értekezlet napirendjére kell hivatkoznia, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges témát a lehető leghatékonyabb módon tárgyalnak. Ha a beszélgetések eltérnek a tárgytól, vissza kell vezetnie az embereket a napirendhez.

Néha felmerülhet egy olyan beszélgetés, amely értékes lehet, de nem teljesen releváns az aktuális kérdés szempontjából. Ebben az esetben jegyezze fel az elhangzottakat, és szervezzen egy másik találkozót vagy informális telefonhívást a megbeszélés későbbi időpontban történő folytatására.

Részvételre ösztönzés

Bár az utolsó pillanatban tartott ad hoc megbeszélésnek rövidnek kell lennie, mégis ösztönöznie kell a résztvevők részvételét. Ha nincs szükség együttműködésre a megbeszélésen, akkor lehet, hogy nincs is értelme megtartani a megbeszélést, és egy tájékoztató jellegű e-mail jobb lenne.

Az együttműködés ösztönzése érdekében gondoskodnia kell arról, hogy a tárgyalóterem rendelkezzen a szükséges kommunikációs eszközökkel. Ez magában foglalhatja a flipchartokat, táblák, és még egy vetítővászon, ha mindenkinek látnia kell valamit, például egy weboldalt vagy egy elemző eszközt. Olyan helyen érdemes jegyzeteket készíteni, ahol mindenki láthatja és hivatkozhat rájuk a megbeszélés során, hogy a többiek ötleteit is átvehessék.

Tartsa be a tervezett időpontot

A legtöbb megbeszélésnél fontos, hogy tartsa be a tervezett időpontot, de ez még fontosabb az ad hoc megbeszéléseknél. Az utolsó pillanatban tartott megbeszéléseknek időben kell kezdődniük és befejeződniük, hogy a lehető legkisebb mértékben zavarják a résztvevők napját.

A megbeszélésre szánt idő betartása segít abban is, hogy a megbeszélés koncentrált maradjon. Ha szigorúan betartja az időbeosztást, jobban tudatában lesz annak, hogy be kell tartania a napirendet, és gyors döntéseket kell hoznia. Meg kell bíznia magát vagy egy másik résztvevőt, hogy kövesse nyomon az időt, és finoman emlékeztesse az embereket, ha úgy tűnik, hogy a dolgok tovább tartanak a tervezettnél.

Jegyezze fel az intézkedéseket és a következő lépéseket

A produktív ad hoc megbeszélés lebonyolítása érdekében a jelenlévők közül valakinek végig jegyzetelnie kell. Ennek tartalmaznia kell az intézkedéseket, a felelősöket és az egyes intézkedésekre vonatkozó határidőket. Az elhangzottak és a döntések rögzítése azt jelenti, hogy a résztvevőknek lesz mire hivatkozniuk a megbeszélés után, így pontosan tudják, hogy mit várnak el tőlük.

A megbeszélés befejezése után el kell küldeni a feljegyzéseket, és biztosítani kell, hogy minden jelenlévő megkapja azokat. Ha a csapat más tagjainak, akik eddig nem voltak jelen, most már van felelőssége, akkor gondoskodnia kell arról is, hogy őket is bevonja a kommunikációba.

Meghatározhatja azt is, hogy mik lesznek a következő lépések a megbeszélésen hozott döntések és a kitűzött intézkedések nyomon követése érdekében. Lehet, hogy a jövőben szükség lesz egy másik, tervezett megbeszélésre, vagy talán a projektjelentések megfelelőbbek lesznek.

Készen áll az ad hoc megbeszélésre?

Értékes tudás, ha tudja, hogyan kell megtervezni és megszervezni egy ad hoc megbeszélést. Mostantól tudni fogja, hogyan kezelje, ha olyan rögtönzött helyzet adódik, amely sürgős figyelmet igényel, és képes lesz gyorsan és hatékonyan cselekedni.

A Nobo számos praktikus eszközzel és megoldással támogatja a hatékony megbeszéléseket és a munkahelyi kommunikációt, beleértve a fehér táblákat, táblákat, hirdetőtáblákat és vetítőberendezéseket. Tekintse meg termékeinket még ma, hogy megtudja, hogyan segíthetünk vállalkozásának.