Az alkalmazottakkal való rendszeres személyes megbeszélések számos előnnyel járhatnak az egyén, a csapat és az egész vállalkozás számára. De létfontosságú, hogy a megfelelő kérdéseket tegye fel a személyes megbeszélés során, hogy biztosítsa, hogy hatékonyan használja ki az időt.

Itt beszélünk arról, hogy miért fontosak a személyes megbeszélések, hogyan lehet felépíteni egy hatékony személyes megbeszélést, és milyen kérdéseket tehet fel.

Milyen előnyei vannak a személyes megbeszéléseknek?

A személyes megbeszéléseknek van néhány funkciója. Hatékonyan javíthatják az Ön és az alkalmazottja közötti kommunikációt, és segíthetnek a jó kapcsolat kiépítésében és fenntartásában.

Hasznosak lehetnek az alkalmazottak céljainak és célkitűzéseinek nyomon követésében is. Ezeket a célokat az éves értékelés során lehet kitűzni, de a rendszeres személyes találkozó segíthet nyomon követni a munkavállaló fejlődését a két alkalom között.

A személyes találkozó fontos funkciója, hogy a munkavállalónak lehetőséget adjon az őt érintő dolgok megbeszélésére. Ez egy egyszerű módja a problémák azonosításának és a szükséges támogatás nyújtásának, legyen szó a csapat dinamikájáról, a munkafolyamatokról vagy magáról a munkavállalóról. A négyszemközti megbeszélések segítenek abban is, hogy a munkavállaló a csapat értékes tagjának érezze magát, és elkerülje, hogy elszigetelve érezze magát.

Hogyan kell felépíteni egy négyszemközti megbeszélést

A legjobb, ha a négyszemközti megbeszélést egy rövid informális beszélgetéssel kezdjük, hogy megtörjön a jég. Eléggé zavaró lehet, ha a megbeszélést azonnal hivatalos kérdésekkel kezdjük, és ez nyugtalaníthatja az alkalmazottat. Ehelyett üdvözölje őket, és beszélgessen általános témákról, például arról, hogy vannak, hogy van a családjuk stb.

Ha már elindította a beszélgetést, akkor áttérhet a hivatalosabb, személyes találkozóra vonatkozó kérdésekre. Ezeknek a munkájukkal és azzal kell kapcsolatosaknak lenniük, hogy hogyan boldogulnak, milyen kihívásokkal szembesültek, és milyen támogatásra lehet szükségük a jövőben. Az alábbiakban talál néhány példakérdést a személyes találkozóhoz.

Miután átvettük a kérdéseket, lehetőséget adhatunk a munkavállalónak, hogy felhozzon mindent, amiről esetleg beszélni szeretne, és amire nem tértünk ki. Fontos, hogy elegendő időt hagyjon nekik arra, hogy megbeszélhessék az ügyeket, így minden problémát meg lehet oldani. Ha nem ad lehetőséget a munkavállalónak, hogy elmondja, mit szeretne, az azt eredményezheti, hogy küzd egy problémával, vagy egyszerűen csak nem érzi magát meghallgatva vagy megbecsülve.

Miután mindenki megbeszélte, amire szüksége van, lezárhatja a megbeszélést. Ezt mindig a lehető legmelegebb és legbarátságosabb hangnemben kell megtenni, függetlenül attól, hogy miről volt szó a megbeszélésen. Ez segíthet fenntartani a munkamorált, miközben az alkalmazottja a munkanapja többi részét is végigcsinálja.

10 kérdés a személyes megbeszéléseken, amelyeket feltehet az alkalmazottjának

Az alábbiakban néhány példakérdést mutatunk be, amelyeket feltehet a személyes megbeszéléseken. Hasznos lehet, ha a kérdéseket adott esetben személyre szabja, így beszélhet egy konkrét projektről vagy valamiről, amiről tudja, hogy az alkalmazottja dolgozik rajta. 

• Milyen volt az elmúlt hét/hónap?

Ez a kérdés jó kezdés lehet, mivel lehetőséget ad az alkalmazottjának, hogy általánosságban beszéljen arról, hogyan alakultak a dolgok az utolsó megbeszélés óta. Az IT segíthet megállapítani, hogy a dolgok jól vagy rosszul mennek-e, és hogy a munkavállaló pozitívan vagy negatívan viszonyul-e a munkához.

• Mik a prioritásai most a munkával kapcsolatban?

Ez a kérdés segíthet abban, hogy a megbeszélés fókuszába álljon. Megtudhatja, hogy az alkalmazottja min dolgozott, és mit tart jelenleg a legfontosabb munkának. Ha a prioritásaik nem egyeznek az Ön vagy a csapat prioritásaival, segíthet átállítani azokat.

• Mik a tervei a következő hetekre?

Ez segít Önnek azonosítani, hogy mire fog összpontosítani a munkatársa, és hogy a közelgő munkaterveit mire fogja összpontosítani. Biztosíthatja, hogy ez összhangban legyen a csapatra vonatkozó terveivel. Ez lehetőséget ad a munkavállalónak arra is, hogy megbeszélje a munkaterhelését, és hogy úgy érzi-e, hogy túl sok vagy túl kevés a dolga.

• Mi volt az utóbbi időben a munkája fénypontja?

Nagyon fontos, hogy négyszemközt beszéljen a fénypontokról és az elért eredményekről. Ünnepelje együtt a munkavállalójával az elért eredményeit, és biztosítsa, hogy tudja, értékelik a munkáját.

• Mi jelentett kihívást az utóbbi időben?

Ugyanolyan fontos beszélni a kihívásokról és a küzdelmekről, amelyekkel a munkavállalónak szembe kellett néznie, mint a pozitív eredményekről. Itt azonosíthatja a munkavállaló és/vagy a csapat és a vállalkozás munkamódszerének gyengeségeit. Ezután több támogatást tud nyújtani ott, ahol szükség van rá, akár a folyamatok megváltoztatásával, akár több képzéssel vagy jobb felszereléssel.

• Hogy mennek a dolgok a csapatával/munkatársaival?

Az, hogy az alkalmazottja hogyan jön ki a csapat többi tagjával, nagy hatással lehet a munkájára. Ha hagyja, hogy a munkavállalója megbeszélje, hogyan érez a munkatársaival kapcsolatban, segíthet azonosítani, hol lehetnek feszültségek a kapcsolatokban, és hol kell esetleg közbelépnie, hogy további támogatást nyújtson.

• Van-e bármilyen támogatás, amit adhatok Önnek, hogy megkönnyítse a mindennapjait?

Ez egy fontos kérdés annak meghatározásához, hogyan segítheti a munkavállalóját. Ez lehet olyan egyszerű dolog is, mint például, hogy a tervezés és a munkafolyamatok javítása érdekében szükségük van néhány extra berendezésre, például táblákra. Előfordulhat, hogy be kell avatkoznia, hogy segítsen egy olyan munkatársának, akivel nehezen tudnak együtt dolgozni.

• Van olyan része az üzletnek vagy történik valami a csapattal, amiről úgy érzi, hogy nem tudja, mi a helyzet?

Néha nehézkes a csapaton belüli alapos kommunikáció fenntartása, és az emberek kieshetnek az útból. Ez a kérdés segít azonosítani, hogy hol kell esetleg javítani a kommunikációt, miközben tájékoztatja a munkavállalóját arról, hogy mi az, amivel kapcsolatban további részletekre van szüksége.

• Van olyan közelgő projekt, amin szívesen dolgozna?

Ez a kérdés lehetőséget ad a munkavállalójának, hogy megbeszélje, van-e olyan közelgő projekt, amihez úgy érzi, hogy hozzáadott értéket tudna teremteni. Ez kapcsolódhat a jelenlegi szerepükhöz, vagy bővítheti azt. Itt hasznos lehet, ha tájékoztatja őket arról, hogy milyen projektek állnak előttük, ha még nem tudnak róla.

• Van-e olyan képzés, amellyel segíthetjük Önt a munkakörében való fejlődésben?

Az utolsó kérdés a munkavállaló további fejlődésére vonatkozhat. Előfordulhat, hogy jelenlegi képességeikben hiányosságok vannak, ahol a továbbképzés segíthet nekik abban, hogy jobb minőségű munkát végezzenek, vagy hatékonyabbak legyenek. Talán bővíteni szeretnék a szerepüket, és a kiegészítő képzés segíthet nekik elérni ezt a célt. Mind belső, mind külső képzéseket kell kínálnia, például egy munkatárs árnyékában vagy egy online tanfolyam elvégzésével.

Egy-egy megbeszélés legjobb gyakorlatai

Az, hogy milyen rendszeresen tart egy-egy megbeszélést, attól függ, hogy milyen szorosan dolgozik a munkatársaival, milyen gyakran kell bejelentkeznie, valamint a csapat méretétől is. Legalább havonta kellene személyes megbeszéléseket tartani, de hasznos lehet, ha hetente tartanak megbeszéléseket. A kérdéseket az Ön számára megfelelő gyakorisághoz igazíthatja - például nem biztos, hogy minden héten meg kell kérdezni, hogy az alkalmazottnak szüksége van-e extra képzésre.

Változtassa a kérdések témáját, és függessze össze őket azzal, hogy mi történik éppen a csapatában és a vállalkozásában. Ha tehát van egy nagy projekt, amelynek az alkalmazottja is részese, helyénvaló lehet, hogy a megbeszélésen erre a projektre összpontosítson.

A megbeszélés során biztosítsa, hogy az alkalmazottja elegendő időt kapjon a felszólalásra. Aktívan hallgassa meg, amit mondanak, és jegyzeteljen, ha ez helyénvaló. Biztosítani szeretné, hogy a munkavállaló úgy érezze, hogy meghallgatják és a csapat részeként értékelik.

A megbeszélés középpontjában a munkavállalónak és annak kell állnia, hogy hogyan boldogul. Nem szabad túl sokáig foglalkoznia a státuszjelentésekkel vagy a konkrét munkák előrehaladásával, kivéve, ha ez a megbeszélés szempontjából lényeges.

A megbeszélés során végig nyitottnak kell lennie, és őszinte visszajelzést kell adnia. Hasznos lehet, ha a megbeszélést követően rövid utókövetést küld, amelyben részletezi a megbeszélt intézkedéseket vagy következő lépéseket. Megjegyezheti azokat a témákat is, amelyekről beszélt, és amelyeket a következő megbeszélésen újra meg kell beszélnie, hogy ne merüljenek feledésbe.