A mai rohanó világban a megbeszélések a szakmai élet mindennapos részét képezik. Akár virtuális, akár személyes megbeszélésekről van szó, a megbeszélések az együttműködés, az ötletelés, a döntéshozatal és az információcsere alapvető fórumai. Nem ritka azonban, hogy egyes résztvevők uralják a vitákat, míg másoknak nehezükre esik hallatni a hangjukat. A produktív és inkluzív megbeszélések biztosítása érdekében elengedhetetlen, hogy olyan tárgyalási etikettet alkalmazzunk, amely minden résztvevőt feljogosít, és hangot ad nekik. Ebben a blogban az egyensúly eléréséhez szükséges stratégiákat és technikákat vizsgáljuk meg.

Világos célok meghatározása

Az első lépés annak biztosítása érdekében, hogy mindenki hallassa a hangját, az, hogy világos célokat határozzunk meg a megbeszélés számára. Előzetesen határozza meg a célt, a kívánt eredményeket és a napirendet, hogy azt megoszthassa a résztvevőkkel. Ez lehetővé teszi számukra, hogy felkészülten és felkészülten vegyenek részt a megbeszélésen. Ha van közös cél, könnyebb a megbeszélés menetét tartani, és biztosítani, hogy minden hozzászóló a témához kapcsolódjon.

Korlátozza a megbeszélés méretét

Gondosan mérlegelje a megbeszélés méretét. Bár a létszámot nem lehet megszabni, a kisebb csoportok gyakran jobban elősegítik az inkluzív megbeszéléseket. Ha kevesebb résztvevő van, mindenkinek könnyebb hozzájárulni és aktívan részt venni. A nagyobb ülések általában olyan környezetet teremtenek, ahol egyes hangok nagyobb valószínűséggel elnyomják vagy figyelmen kívül hagyják őket. Ha nagy csoportra van szükség, fontolja meg, hogy kisebb alcsoportokra bontja azt, vagy használjon szüneti üléseket a koncentráltabb részvétel ösztönzésére.

inkluzív környezet létrehozása

Ahhoz, hogy minden hangot érvényesíteni tudjon, elengedhetetlen a biztonságos és inkluzív tárgyalási környezet kialakítása. Ez a tiszteletteljes kommunikáció alapszabályainak meghatározását jelenti, mint például:

• Nem szabad félbeszakítani
• A vélemények tiszteletben tartása
• Részvételre ösztönzés
• Használjon befogadó nyelvet

Ezen alapszabályok felállítása a megbeszélés elején segíthet olyan tiszteletteljes légkört teremteni, amelyben mindenki nyugodtan beszélhet. Fontolja meg a Flipchart Easel használatát az alapszabályok rögzítésére, hogy azok mindenki számára elérhetőek legyenek a megbeszélésen.

Váltogassa a moderátori szerepet

Ha gyakran Ön vezeti az értekezletet, akkor bizonyára saját bőrén tapasztalta, hogy milyen jelentős befolyása van arra, hogy ki és mennyi ideig kapjon szót. A felelősség egyenletesebb elosztása érdekében fontolja meg a facilitátori szerep rotációját a csapat többi tagja között. Más alkalmazottak stílusa és prioritásai eltérhetnek az Önétől, ami segíthet abban, hogy idővel többféle hang hallatszódjon.

Használjon beszédsorrendet

Annak érdekében, hogy a megbeszélésen mindenki szót kapjon, hozzon létre beszédsorrendet. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy lista, amely a napirend részét képezi, vagy a virtuális vagy fizikai teremben egy bizonyos irányban történő körbejárás. Távoli megbeszélések esetén a résztvevők használhatják a digitális "kézfelemelést" is, amely a főbb kommunikációs platformokon mindennapos. Ez a módszer biztosítja, hogy a beszélgetés zökkenőmentesen folyjon, és mindenki lehetőséget kapjon a hozzászólásra.

Időhatárok bevezetése

Hosszabb megbeszéléseken kihívást jelenthet az elkötelezettség fenntartása és az, hogy mindenkinek elegendő lehetőséget adjunk a felszólalásra. Az egyéni hozzájárulásokra vonatkozó időkorlátok bevezetése segíthet. Például kezdetben minden résztvevőnek két percet adhat gondolatainak kifejtésére, majd a további hozzászólások egy percben korlátozhatók. Ez a megközelítés tömör és célzott hozzászólásokat ösztönöz, megakadályozva, hogy egyetlen hang uralja a beszélgetést.

Aktív hallgatás ösztönzése

Az aktív hallgatás a hatékony kommunikáció létfontosságú eleme. Ösztönözze a résztvevőket, hogy aktívan foglalkozzanak az egyes felszólalókkal az alábbiak révén:

• Személyes találkozók során a szemkontaktus fenntartása
• Kerülje a figyelemelterelést, például a telefonok ellenőrzését vagy a multitaskingot
• Tegyen fel tisztázó kérdéseket a megértés és az érdeklődés kifejezésére.
• Jegyzetek készítése a legfontosabb pontok és ötletek rögzítésére.

Használja okosan a technológiát

A mai digitális korban a technológia egyszerre lehet áldás és átok a megbeszéléseken. Ugyanakkor bölcsen lehet használni, hogy a hangok elhallgattatása helyett inkább megerősítse a hangokat. Virtuális ülések esetén biztosítsa, hogy minden résztvevő hozzáférjen a szükséges eszközökhöz és stabil internetkapcsolathoz, hogy meg tudják adni a hozzájárulásukat. Adjon egyértelmű utasításokat a digitális funkciók, például a képernyőmegosztás vagy a csevegőfunkciók használatára vonatkozóan, hogy azok ne akadályozzák, hanem erősítsék a kommunikációs erőfeszítéseket.

Bátorítsa az írásbeli hozzászólásokat

Néha az emberek jobban érzik magukat, ha gondolataikat írásban fejezik ki, mint szóban egy megbeszélésen. Ösztönözheti a résztvevőket, hogy az ülés előtt vagy alatt írásos hozzászólásokat nyújtsanak be. Ez különösen hasznos lehet nagyobb létszámú üléseken, ahol a felszólalási lehetőségek korlátozottak vagy ijesztőek lehetnek. Győződjön meg róla, hogy Ön (vagy a vezető) hangosan felolvassa ezeket a hozzászólásokat, vagy megjeleníti őket a képernyőn vagy a hirdetőtáblán, hogy biztosítsa, hogy a hozzászólások bekerüljenek a vitába.

Időt hagyni a gondolkodásra

Miután egy megbeszélésen fontos megbeszélések vagy döntések születtek, értékes, ha a következtetések véglegesítése előtt időt hagyunk a gondolkodásra. Ez segíthet a megbeszélés csendesebb résztvevőinek összegyűjteni gondolataikat és hatékonyabban hozzájárulni. Bátorítsa a résztvevőket, hogy tartsanak szünetet vagy gyűljenek össze egy későbbi időpontban, hogy visszatérjenek a témához. Ez a megközelítés biztosítja, hogy minden hang meghallgatásra kerüljön, és a döntések jól átgondoltak legyenek.

Visszajelzés kérése

A megbeszélés befejezése után kérjen visszajelzést a résztvevőktől magáról a megbeszélés folyamatáról. Kérje ki a véleményét arról, hogyan lehetne javítani a találkozó befogadó jellegét és hatékonyságát. Ez nem csak a tárgyalási etikett finomításában segít, hanem a folyamatos fejlesztés és a csapat vagy vállalkozás minden hangjának felhatalmazása iránti elkötelezettségét is demonstrálja.

A hatékony megbeszélések nem csak a célok eléréséről szólnak, hanem az együttműködés elősegítéséről, a különböző nézőpontok bátorításáról és minden hang felhatalmazásáról is. Az alábbi tárgyalási etikett stratégiák alkalmazásával olyan befogadóbb és produktívabb tárgyalási környezetet teremthet, ahol mindenki hangját nemcsak meghallgatják, hanem értékelik is. Ne feledje, hogy a sikeres megbeszélések kulcsa annak biztosítása, hogy minden résztvevő úgy érezze, hogy látják, meghallgatják és tiszteletben tartják a megbeszélésen, ami végső soron jobb döntéshozatalhoz és erősebb csapatkohézióhoz vezet.