A megbeszélések felbecsülhetetlen értékű eszközök a munka világában, segítik az egyének együttműködését, a döntéshozatalban és az előrehaladás nyomon követésében. Az értekezletek áradata azonban egy előre nem látható költséggel járt: az értekezlet-fáradtsággal. Ez sajnos gyakori probléma, amely minden iparágban érinti a szakembereket, és a termelékenység csökkenéséhez és a stressz szintjének növekedéséhez vezet.

A produktív meetingek szakértőiként ebben a blogban megvizsgáljuk, hogy pontosan mi is az a meeting-fáradtság, milyen hatással van az egyénekre és a termelékenységre, és hogyan lehet felismerni. Megvizsgáljuk, hogyan lehet elkerülni, és gyakorlati stratégiákat és útmutatást kínálunk, hogy minden alkalommal hatékony és lebilincselő megbeszéléseket biztosítsunk.

Mi az a meeting-fáradtság?

A meeting-fáradtság a túl sok megbeszélésen való részvételből eredő kimerültség, stressz és frusztráció érzését foglalja magában.

A meeting-fáradtság akkor jelentkezhet, ha valaki úgy érzi, hogy túlterheli az a sok megbeszélés, amelyen hetente vagy akár minden nap részt kell vennie. A tárgyalási fáradtság akkor is kialakulhat, ha a megbeszélések túl sokáig tartanak, és nem világos a struktúra és/vagy a célok.

A tárgyalási fáradtság hatása

A tárgyalási fáradtságnak számos káros hatása lehet. Negatívan befolyásolhatja az egyént, mivel indokolatlan stresszt és szorongást okozhat. Ha valakinek rengeteg megbeszélésen kell részt vennie, valószínűleg nem tud majd a szokásos munkájára koncentrálni. Ez azt eredményezheti, hogy a munka egyre több lesz, és az egyén úgy érzi, hogy rendkívül túlterhelt. Ez akkor fordulhat elő, ha valakinek sok megbeszélésen kell részt vennie egy nap, de akkor is, ha ezek a megbeszélések a nap folyamán eloszlanak. Ha valakinek nincs elég ideje két megbeszélés között ahhoz, hogy megfelelően a munkájára koncentrálhasson, a végén lemaradhat.

A megbeszélések fáradtságának másik negatív hatása a megbeszélések termelékenységére van. Előfordulhat, hogy a résztvevők nem figyelnek oda az elhangzottakra, és fontos információkról maradnak le, akár a kimerültség miatt, akár azért, mert más, elvégzendő munkára gondolnak. Az is előfordulhat, hogy érdektelenné válnak, és nem járulnak hozzá olyan ötletekkel és részletekkel, amelyek szükségesek lennének egy sikeres és eredményes megbeszéléshez.

Mik a megbeszélés-fáradtság figyelmeztető jelei?

Mint említettük, a megbeszélés-fáradtság egyik hatása és tünete, hogy az egyének stresszesek, szorongóak és túlterheltek a munkával. Ez akkor jelentkezhet az értekezleteken, amikor az általában elkötelezett emberek érdektelennek tűnnek, és nem járulnak hozzá a munkához.

Egy másik figyelmeztető jele annak, hogy az alkalmazottak fáradtak az értekezleteken, az, hogy kerülik az értekezleteket. Előfordulhat, hogy az utolsó pillanatban mondják le, vagy gyakran kérhetik, hogy a találkozókat egy későbbi időpontra halasszák. Ez különösen gyakori lehet a rendszeres, hetente megtartott értekezletek esetében.

Az értekezletek fáradtsága a projekt határidejének elmulasztásával is kimutatható. Ha az embereknek idejük nagy részét értekezleteken kell tölteniük, nem tudnak majd a munkájukkal foglalkozni. Ez kétségtelenül azt jelenti, hogy a határidők elmaradnak, mivel a munkát nem lehet elvégezni. Ez tovább fokozhatja az értekezlet-fáradtságot, mivel a projektértekezleteken kevesebb frissítésre kerül sor, ami egy feleslegesen elpazarolt értekezletet eredményez.

Hogyan előzhető meg az értekezlet-fáradtság

Számos lépést lehet tenni az értekezlet-fáradtság elkerülése, valamint az egészséges és produktív értekezleti kultúra kialakítása érdekében a vállalaton belül.

Csak akkor tartson értekezletet, ha feltétlenül szükséges

Az értekezletek hasznos és praktikus eszközök lehetnek, segíthetnek a kommunikáció javításában, és lehetőséget adnak az embereknek arra, hogy felvethessék aggályaikat és közösen oldhassák meg problémáikat. Azonban nem mindig ez lesz a legjobb megoldás a találkozó megtartására. Ha például egy csoportvezető frissítéseket szeretne egy projektről, akkor lehet, hogy jobb lenne inkább a projektben dolgozóktól kérni egy projektjelentést. Ez a jelentés mindig szétküldhető a csapat többi tagjának, hogy mindenki megkapja a szükséges frissítéseket, de azt is jelentheti, hogy az emberek nem vesztegetik az idejüket egy olyan megbeszélésen való részvételre, amelyen nem kell részt venniük.

A rendszeres megbeszéléseket is felülvizsgálhatja. A csapatkommunikáció szempontjából hasznos lehet, ha rendszeres megbeszéléseket tartanak a csapat minden tagja számára, hogy tájékoztassák a többieket arról, hogy min dolgoznak, és hol lehet szükségük támogatásra. Hasznos lehet azonban megvizsgálni, hogy milyen gyakran tartják ezt a találkozót. Ha jelenleg napi rendszerességgel tartanak csapat-összejövetelt, lehet ezt heti rendszerességre csökkenteni? Ha jelenleg heti egy órás csapatmegbeszélést tartanak, le lehet-e ezt csökkenteni 30 percre? Vegye számba, hogy jelenleg mi hangzik el a rendszeres megbeszélésen, és keresse meg, hogyan lehetne azt tömöríteni vagy csökkenteni.

Tervezzen meg egy tömör megbeszélést

Ha eldöntötte, hogy szükség van egy megbeszélésre, akkor megtervezheti a megbeszélés tömör napirendjét. Győződjön meg arról, hogy a napirend tartalmazza a találkozó célját szolgáló legfontosabb pontokat. Ezt már akkor elküldheti a résztvevőknek, amikor meghívja őket a megbeszélésre.

A napirend segítségével az emberek tudják, hogy mire számíthatnak a megbeszélésen, és biztosíthatja őket arról, hogy a részvétel nem lesz időpocsékolás. Ez segít abban is, hogy az értekezlet a helyes irányba haladjon, és megakadályozza, hogy az emberek olyan témákba bonyolódjanak, amelyek nem feltétlenül fontosak az értekezlet vagy a többi résztvevő számára.

Csak a lényeges személyeket hívja meg

Miután ismeri az értekezlet fő célját és megvan a napirend, eldöntheti, hogy kiknek kell részt venniük rajta. Arra kell törekednie, hogy csak azokat hívja meg, akiknek hasznára válik a találkozón való részvétel, és kerülje el, hogy olyanokat hívjon meg, akikre "csak" szükség lehet. Ha a megbeszélés során úgy érzi, hogy egy olyan kollégájától szeretne kérdezni valamit, aki nincs jelen, bármikor felhívhatja vagy üzenetet küldhet neki. Így anélkül adhatják át az információkat, hogy végig kellene ülniük egy egész értekezletet, amely nem feltétlenül fontos számukra.

Gyakran jobb lehet, ha egy adott csapatból vagy részlegből csak egy vagy két embert hívnak meg, nem pedig az egész csapatot. A jelenlévők bármikor továbbíthatják az információkat a csapatuk többi tagjának, vagy körbeküldheti a jegyzőkönyvet, hogy az emberek továbbra is naprakészek maradjanak az elhangzottakkal kapcsolatban. 

Ha nem biztos abban, hogy kinek kell részt vennie a megbeszélésen, megkérdezheti őket egyenként, vagy meghívhatja őket "fakultatív" alapon, hogy maguk dönthessenek. Az értekezlet napirendjét is elhelyezheti egy központi helyen, például egy hirdetőtáblán egy közösségi területen, és lehetőséget adhat az embereknek, hogy részt vegyenek rajta, ha úgy gondolják, hogy ez hasznos lesz számukra.

Törekedjen arra, hogy az értekezlet a figyelem középpontjában maradjon

Használja az értekezlet napirendjét, hogy mindenki a kijelölt úton maradjon. Gyakran előfordul, hogy a megbeszélések eltérnek, vagy azért, mert valaki olyan problémát vet fel, amely nem teljesen releváns, vagy azért, mert egy olyan pont kerül elő, amely egy külön vitát indít el. Gyakran előfordul, hogy ezek értékes beszélgetések, de nem biztos, hogy az értekezlet a legmegfelelőbb hely erre.

Törekedjen arra, hogy az érintőleges beszélgetéseket a lehető legkevesebbre korlátozza. Ha úgy tűnik, hogy olyan értékes vita alakul ki, amely nem tartozik az értekezlethez, jegyezze fel, hogy az értekezlet után folytatódjon. Az érintettek vagy maradhatnak a megbeszélésen egy kis plusz időre, vagy külön megbeszélést vagy telefonhívást lehet szervezni.

Hasznos bevonási eszközök használata

A vizuális kommunikációs eszközök használatával segíthetjük az emberek részvételét a megbeszélésen. Használhat például egy táblát arra, hogy jegyzeteket készítsen egy megbeszélés során, és felírja az emberek által hozzászólt ötleteket. Ez adhat valamit, amire az emberek hivatkozhatnak, és amire építhetnek, segítve a jobb együttműködés kialakulását.

Használhatja a vetítővásznakat is, ha prezentációt használ. Ez segíthet fenntartani az emberek figyelmét azáltal, hogy ad nekik valamit, amit megnézhetnek, és amiből saját jegyzeteket készíthetnek. A prezentációt az értekezlet után elküldheti a résztvevőknek, hogy hivatkozhassanak rá.

Jelöljön ki valakit a jegyzőkönyvek vagy jegyzetek készítésére

Valakinek, aki részt vesz az értekezleten, feladata legyen a jegyzőkönyvek vagy jegyzetek készítése. Ennek ki kell terjednie a kiosztott feladatokra és arra, hogy kiket bíztak meg velük, valamint az azonosított kockázatokra és a nyomon követés módjára. Tartalmaznia kell a feladatok és projektek határidejét és a következő lépéseket.

Ezeket a feljegyzéseket ezután szét kell osztani mindenkinek, aki részt vett az ülésen. Az is hasznos lehet, ha elküldi azokat az érintetteknek, akik nem vettek részt a megbeszélésen, de most esetleg a projekttel kapcsolatos felelősséggel rendelkeznek, vagy részt kell venniük a következő megbeszélésen.

Bátorítsa a visszajelzéseket

Végül, hogy elkerülje a megbeszélés-fáradtságot a szervezetében, ösztönözze és gyűjtse be a rendszeres visszajelzéseket a munkavállalóktól. Az egyéneknek nyugodtan adjanak őszinte és építő jellegű visszajelzést az ülésekkel kapcsolatban, például ha úgy érzik, hogy az ülések strukturáltabbak lehetnének, vagy ha úgy érzik, hogy kevesebb ülésre van szükség.

A visszajelzéseket anonim felmérésekkel is be lehet gyűjteni, ha biztosítani akarjuk, hogy az emberek őszinte véleményt mondjanak. Alternatívaként egyszerűen megkérdezheti az embereket e-mailben, hogy mi a véleményük a találkozóról, és hogy úgy érzik, lehetne-e valamilyen módon javítani rajta. Ezután arra kell törekednie, hogy a vonatkozó visszajelzések alapján cselekedjen, és segítsen a tárgyalási kultúra tökéletesítésében.

Végezzen produktív tárgyalásokat a Nobo segítségével

A Nobo gyakorlati kommunikációs eszközök széles választékával támogatja a tárgyalásokat, és segít  elkerülni a tárgyalási fáradtságot. A fehér tábláktól és a hirdetőtábláktól kezdve a vetítőeszközökön át a táblákig biztosan megtaláljuk a hatékony megbeszélésekhez és kommunikációhoz szükséges megoldást. Tekintse meg még ma termékkínálatunkat, hogy megtudja, hogyan támogathatjuk szervezetét.