Minden vállalkozás sikere azon múlik, hogy képes-e alkalmazkodni, innoválni és stratégiailag eligazodni a kihívások és lehetőségek között. Ennek központi elemei a stratégiai megbeszélések - fontos összejövetelek, ahol a csapatok összejöhetnek, hogy ötleteljenek, tervezzenek és kijelöljék a jövő irányát.

Egy hatékony stratégiai megbeszélés megszervezéséhez megfelelő eszközökre és forrásokra van szükség az együttműködés támogatásához, a kommunikáció egyszerűsítéséhez és a megvalósítható eredmények eléréséhez. Ebben a blogban a sikeres stratégiai megbeszélésekhez szükséges legjobb és legfontosabb eszközöket és technológiákat mutatjuk be. Az értekezlet előtti előkészítéstől az értekezlet utáni nyomon követésig feltárjuk, hogy a megfelelő eszközök kihasználásával hogyan növelheti a termelékenységet, elősegítheti a kreativitást, és végül hogyan lendítheti szervezetét céljai felé.

Mi az a stratégiai értekezlet?

A stratégiai értekezlet lehetőséget nyújt az érintettek számára, hogy összegyűljenek és megvitassák, hogyan lehet a legjobban kidolgozni és megvalósítani egy hatékony stratégiát az üzleti élet számára. Ez általában arra vonatkozik, hogy a vállalkozás hogyan tudja hatékonyan és sikeresen felhasználni az erőforrásokat céljai elérése érdekében.

Ideális esetben a vezetés már megfogalmazott egy megvalósításra kész üzleti stratégiát. Ezután az érdekelt feleken múlik, hogyan lehet a legjobban végrehajtani ezt a stratégiát.

A stratégiai megbeszélések fontossága

Az üzleti stratégia általában egy átfogó, átfogó célkitűzés. Ezért fontos, hogy ezt a stratégiát kisebb, jobban kezelhető célokra és célkitűzésekre bontjuk. A stratégiai értekezleten erre külön időt szánhatunk.

A stratégiai értekezlet azt is jelenti, hogy az egész vállalat érdekelt felei összegyűlhetnek, hogy megosszák egymással meglátásaikat és tapasztalataikat, így biztosítva, hogy a stratégia az egész vállalat számára megvalósítható legyen. Az együttműködés révén átfogó és részletes terv dolgozható ki, amelyet a vállalat minden tagja követhet.

A stratégiai megbeszélés során az összes részleg munkatársai lehetőséget kapnak arra, hogy hozzájáruljanak ahhoz, hogyan lehet a legjobban végrehajtani az üzleti stratégiát. Emellett felvethetik az esetlegesen felmerülő kihívásokkal kapcsolatos aggályaikat, és lehetőségük nyílik vészhelyzeti tervek kidolgozására.

A stratégiai megbeszélés tehát elengedhetetlen ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeresen végrehajthassa stratégiáját. Világos és elérhető célokat és irányt ad az érdekelt feleknek, így mindenki tudja, merre tart a vállalat, és hogyan jutnak el oda együtt.

Milyen eszközökre van szükség egy stratégiai megbeszéléshez?

A stratégiai megbeszélés hatékonyságának maximalizálása érdekében fontos, hogy a megfelelő eszközöket használja. A stratégiai megbeszélésnek három fő szakasza van - a megbeszélést megelőző, maga a megbeszélés és a megbeszélés utáni -, amelyek mindegyike különböző eszközkészleteket igényel.

A megbeszélést megelőző alapvető eszközök

A stratégiai megbeszélés előtt az lesz a célja, hogy összegyűjtse a szükséges embereket, és helyet teremtsen a dokumentumok és a tudás megosztásához. Ezért ütemező alkalmazásokat kell használnia, hogy mindenki tudja, mikor és hol lesz a megbeszélés, és létre kell hoznia egy együttműködési platformot.

Ütemezés

Lehet, hogy vállalkozása már használ egy ütemező és/vagy naptáralkalmazást a megbeszélések megszervezésére, és a legjobb, ha azt használja, amelyet a kollégái már ismernek. A megbeszélés ütemezésekor tegye egyértelművé, hogy hol tartják a megbeszélést. Ha a megbeszélésre virtuálisan, videohíváson keresztül kerül sor, a meghívóban adjon egyértelmű utasításokat a csatlakozás módjára vonatkozóan.

Ha a megbeszélést személyesen tartja, vegye figyelembe, hogy szükség lesz-e arra, hogy valaki távolról tárcsázzon be. Ez akkor fordulhat elő, ha Ön hibrid munkavállalókat és/vagy külföldön dolgozó személyeket foglalkoztat. Gondoskodjon arról, hogy a tárgyalóterem rendelkezzen a szükséges felszereléssel, például telefonnal a konferenciahívásokhoz vagy egy laptoppal, hogy az egyének videón keresztül csatlakozhassanak.

Kommunikáció és együttműködés

Az ülés előtti időszak jó alkalom lesz arra, hogy kialakítsa a teret az együttműködés és a fájlmegosztás számára. Ha már a megbeszélés előtt elkészül, akkor a stratégiai megbeszélés előtt megoszthatja azokat a dokumentumokat, amelyeket az embereknek el kell olvasniuk. Ez azt is jelenti, hogy az emberek az értekezlet után azonnal használni tudják, így mindenki azonnal beindulhat.

Lehet, hogy az Ön vállalkozása már használ egy speciális kommunikációs/üzenetküldő alkalmazást, például a Slacket vagy a Microsoft Teams alkalmazást. Ha igen, létrehozhat egy külön csatornát a stratégiai megbeszélés számára, és mindenkit hozzáadhat hozzá, hogy kommunikálhassanak egymással a projektről.

Ha dokumentumokon fog együttműködni, szükség lehet egy speciálisabb dokumentummegosztó platformra, például a Google Workspace-re. Ez lehetővé teszi az egyének számára, hogy együtt dolgozzanak a dokumentumokon, valamint könnyen összekapcsolható a Google Chat és a Google Meet programmal, amelyek kommunikációra és távoli megbeszélésekre használhatók.

Ha a projekt mélyebb együttműködést igényel, egy átfogóbb projektmenedzsment platformra lehet szükség, mint például a Basecamp vagy a Monday.com. Ezek lehetővé teszik a jegyek létrehozását és kiosztását, határidők beállítását, valamint azt, hogy minden egy helyen legyen, és az érdekeltek számára könnyen elérhető legyen.

Eszközök a stratégiai megbeszélés során

A stratégiai megbeszélés során biztosítani kell, hogy egyértelmű módjai legyenek a résztvevőkkel való kommunikációnak, valamint hogy elegendő lehetőség legyen az együttműködésre és az elhangzottak rögzítésére.

Prezentációk

A stratégiai megbeszélésen hasznos lehet egy olyan prezentáció, amely meghatározza az üzleti célokat. Bevezetésként használva a résztvevőknek világos képet ad arról, hogy mik a célok, milyen erőforrások állnak rendelkezésre, és milyen időkereteket kell figyelembe venni.

Ha a stratégiai megbeszélésen prezentációt használ, akkor olyan prezentációs eszközöket kell használni, mint például a vetítővászon. Egy hordozható vetítővászon előnyös lehet, ha folyamatos stratégiai megbeszéléseket tart, és különböző tárgyalótermekben lesz, vagy választhat olyan tárgyalótermet, amely már tartalmaz egy falra szerelt vetítővásznat.

A Nobo különböző méretű vetítővásznakat kínál, amelyek mindenféle megbeszéléshez tökéletesek. Vetítővásznaink éles, részletes képet biztosítanak, amelyet minden résztvevő könnyen láthat, így mindenki mindig ugyanazon az oldalon lesz. Hordozható vetítővásznaink könnyen elpakolhatók, ha nem használják őket, falra szerelhető vetítővásznaink pedig a tábla fölé helyezhetők, majd elpakolhatók, ha a prezentáció befejeződött és megkezdődik a közös munka.

Közös munka

A stratégiai megbeszélés során lehetőséget kell biztosítani az ötletelésre és az ötletek rögzítésére. Ennek egyik legjobb módja a whiteboard. Egy nagyméretű táblán feljegyezheti a megbeszélés során felmerülő kérdéseket, kihívásokat és megoldásokat, így a résztvevők pontosan láthatják, hogy mi történik.

Praktikus lehet, ha a táblán színkódokkal jelöli a jegyzeteit, hogy minden világos és áttekinthető legyen. A Nobo egy praktikus fehér tábla kiegészítő és tisztító készletet kínál, amely színes száraz radír tollakat, mágneseket, tisztító kendőket és egy radírt tartalmaz, így minden megvan, ami egy produktív stratégiai megbeszéléshez szükséges.

Ha közös jegyzeteket szeretne készíteni és megőrizni, szüksége lesz egy flipchartra. A flipchart segítségével az egyes oldalakat különböző megközelítésekhez vagy részlegekhez használhatja, majd mindegyiket összeillesztheti, például egy mágneses táblára rögzítve. Az értekezlet után megőrizheti az oldalakat, és esetleg megkérhet egy résztvevőt, hogy írja le őket egy puha másolatban, vagy fényképeket készíthet, és feltöltheti őket az együttműködési platformra, hogy az emberek vissza tudjanak hivatkozni rájuk.

Jegyzetelés

Végül pedig gondoskodjon arról, hogy a résztvevők rendelkezzenek a saját jegyzeteik elkészítéséhez szükséges eszközökkel. Ez történhet jegyzetfüzetekben, amely esetben szükség lehet tartalék tollakra, hogy elkerüljék a késedelmeket a megbeszélésen.

Néhányan talán inkább a saját laptopjukon készítenek jegyzeteket. Ebben az esetben gondoskodnia kell arról, hogy a tárgyalóteremben elegendő töltőpont álljon rendelkezésre, hogy a résztvevők a megbeszélés során végig energiával rendelkezzenek.

A megbeszélést követő eszközök a nyomon követéshez és a végrehajtáshoz

Már tárgyaltunk arról, hogy hogyan kell együttműködési eszközöket és projektmenedzsment-szoftvereket használnia ahhoz, hogy hatékonyan végre tudja hajtani a stratégiai megbeszéléseken elhangzottakat. Az értekezlet utáni időszaknak lehetőséget kell biztosítania az elemzésre, az alkalmazkodásra és a visszajelzések összegyűjtésére.

Adatelemzés

Az adatok elemzése kulcsfontosságú része annak biztosításának, hogy a stratégiai értekezlet elérje a kitűzött célokat. Ezért a találkozót követő időszakban végig adatokat kell gyűjtenie. Ezeknek az adatoknak egybe kell esniük az üzleti céljaival és célkitűzéseivel - tehát ha az üzleti stratégiája az értékesítés növelésére irányul, akkor az értékesítési adatokat is gyűjtenie és nyomon kell követnie.

A kezdeti stratégiai megbeszélést követően hasznos lesz nyomon követési megbeszéléseket tartani, hogy minden a terv szerint haladjon. Ezeken a találkozókon be kell mutatnia az összegyűjtött adatokat, hogy az eredményeket meg lehessen vitatni, és a tervet ki lehessen igazítani, ha a számokat javítani kell.

Visszajelzések és felmérési eszközök

A projekt teljes időtartama alatt törekednie kell a folyamatos visszajelzések gyűjtésére. Ez biztosítja, hogy mindenkinek lehetősége legyen arra, hogy az ülést követően felmerült aggályait felvethesse. Gyakran előfordul, hogy nem mindenről van szó, és a problémák csak akkor merülnek fel, amikor a projekt már folyamatban van. A felmérések elkészítéséhez és a visszajelzések megszerzéséhez olyan felmérési eszközöket használhat, mint a SurveyMonkey vagy a Google Forms.

Az érdekelt felek visszajelzéseinek rendszeres összegyűjtésével biztosíthatja, hogy egyetlen probléma sem marad észrevétlen. A folyamatban lévő stratégiai megbeszéléseket felhasználhatja a problémák kezelésére és megoldások keresésére más érdekeltekkel együtt. Ez támogatja az üzleti stratégia sikeres végrehajtását.

Készen áll a stratégiai megbeszélésre?

A Nobo számos gyakorlati eszközzel és munkahelyi megoldással támogatja a hatékony és eredményes megbeszéléseket. A fehértábláktól a vetítőeszközökig, a táblákig és a tervezőtáblákig mindent megtalál, amire szüksége van ahhoz, hogy szervezett és produktív maradjon. Tekintse meg kínálatunkat még ma, hogy lássa, mi az, ami segíthet az Ön vállalkozásának.