A tárgyalóterem elrendezése nagy hatással lehet arra, hogy a résztvevők mennyire lesznek elkötelezettek a megbeszélésen. A megfelelő elrendezés azonban attól függ, hogy mi a találkozó célja. Az alábbiakban megvizsgáljuk, hogy a tárgyalóterem elrendezése pontosan miért könnyíti meg az elköteleződést, milyen különböző tárgyalótermi elrendezési lehetőségek állnak rendelkezésre, és hogyan választhatja ki a legjobbat a tárgyalása számára.

Miért fontos a tárgyalóterem elrendezése

Számos oka van annak, hogy miért fontos a tárgyalóterem elrendezése. A megfelelő elrendezés segít a csapatnak abban, hogy a résztvevők elkötelezettebbnek érezzék magukat, és képesek legyenek hozzájárulni a megbeszéléshez. Ez segíthet az ötletek és a megbeszélések megkönnyítésében, ami végső soron egy produktívabb megbeszéléshez vezet.

A tárgyalóteremnek az elvárhatótól eltérő elrendezése jó módja lehet a dolgok felrázásának. Segíthet az embereknek kitörni a megszokott szokásaikból, és nyitottá válni az új ötletekre és tapasztalatokra.

Mit kell figyelembe venni a tárgyalóterem elrendezésénél

Amikor a tárgyalóterem elrendezési lehetőségeiről dönt, néhány tényezőt figyelembe kell vennie. Ezek a következők:

• A résztvevők száma

Hányan vesznek részt a találkozón? Ez nagy hatással lesz arra, hogy milyen tárgyalótermi elrendezési stílusokat választhat. Egyes lehetőségek nem lesznek megfelelőek nagy létszámú csoportok számára, mások pedig kisebb létszámú csoportok esetében nem működnek.

• Akadálymentesítés

A tárgyalóterem elrendezésének meg kell felelnie az egészségügyi és biztonsági szabályoknak. Biztosítania kell a vészkijáratokhoz vezető szabad utakat és szükség esetén a kerekesszékkel való megközelítést.

• A tárgyalóterem mérete

A tárgyalóterem mérete korlátozhatja a tárgyalóterem elrendezési lehetőségeit. Ha a szoba túl kicsi, akkor kevés lehetősége van a szoba elrendezésére. Azonban még mindig lesznek megnyerő lehetőségek az Ön számára, amelyeket az alábbiakban részletesen ismertetünk.

• Vizuális eszközök

Milyen vizuális eszközöket fog használni a megbeszélésen? Központi vetítővászon? Terveztek-e közös tervezést a táblákon? Az Ön által használt eszközök határozzák meg az Ön igényeinek legjobban megfelelő tárgyalóterem elrendezését.

• A résztvevők felszerelése

Milyen eszközöket fognak használni a résztvevők? Ha a résztvevőknek laptopjuk lesz, a tárgyalóterem elrendezésében helyet kell biztosítani a töltőpontoknak, hogy az emberek megszakítás nélkül dolgozhassanak, de a vezetékek ne váljanak botlásveszélyessé.

• Extra szükségletek

A tárgyalóterem elrendezésének meghatározásakor figyelembe kell vennie a tárgyalóteremben lévő extra szükségleteket is. Ha például a tárgyalóteremben fog enni, akkor az ételek számára is helyet kell biztosítani. Ha tea és kávé is rendelkezésre áll majd, akkor szükség lesz erre a célra szolgáló helyre, vagy az asztalokon, ahol a résztvevők dolgozni fognak.

• Tárgyak

Végül, de talán a legfontosabb, hogy átgondolja, mit szeretne elérni a megbeszélésen. Ez lesz a legnagyobb hatással a tárgyalóterem legjobb elrendezésére a maximális részvétel elősegítése érdekében. A találkozó célja az információ átadása? Azért, hogy együttműködjünk és ötleteljünk? Azért, hogy tanítson és neveljen? Minden tárgyalótermi elrendezési stílusnak megvannak az előnyei és hátrányai, ezért a megbeszélés céljainak világosnak kell lennie.

A tárgyalóterem elrendezési lehetőségei

U-alakú

Az U-alakú tárgyalóterem elrendezése talán az egyik leggyakoribb elrendezés, különösen, ha van egy központi fókuszpont, például egy előadás vagy egy előadó. Az U alakú elrendezéssel az asztalokat patkó alakban állítod fel. A nyitott végére helyezhet táblát, vetítővásznat vagy hangszórót (vagy a fentiek mindegyikét, ha a megbeszélés megköveteli).

Az U-alakú teret asztalok nélkül is felállíthatja, ha a megbeszéléshez nincs rájuk szükség. Ebben az esetben egyszerűen U alakban rendezheti el a székeket, hogy mindenki láthassa a fókuszpontot.

Az U alak lehetővé teszi a résztvevők közötti jobb kommunikációt, mivel mindenki láthatja egymást. Ugyanakkor a résztvevők mindannyian könnyen láthatják az előadót és/vagy a prezentációt, így könnyedén részt vehetnek a rendezvényen. Asztalok használata esetén a résztvevők könnyen tudnak jegyzetelni a laptopjukon vagy papíron.

Az U alakú elrendezés hátránya, hogy a résztvevők többsége a fókuszpontot oldalról fogja látni. Ez kellemetlenné válhat, ha a megbeszélés hosszú ideig tart.

Az U-alakú helyiségek szintén nem a legjobbak, ha nagy csoportokat fogad. Ha az U-alak túl nagy, az emberek nem tudnak majd kommunikálni, és nehezen látják a fókuszpontot. Azt is figyelembe kell vennie, hogy az U alakú elrendezés nem használja ki a leghatékonyabban a teret, ezért kisebb tárgyalókban nem biztos, hogy elfér.

Boardroom

A tárgyalóterem elrendezése egy másik népszerű tárgyalótermi elrendezés. Ebben a stílusban általában egy nagy, téglalap alakú asztal van, körülötte székekkel. Ez az elrendezés leginkább olyan megbeszéléseken működik, amelyek inkább a napirendre, mint a prezentációra összpontosítanak, és amelyeken információkat és potenciális ötleteket osztanak meg egymással.

Ennek a tárgyalótermi elrendezési stílusnak az az előnye, hogy lehetővé teszi a résztvevők számára a kommunikációt és az együttműködést, mivel mindenki közvetlenül láthatja egymást. Az asztal rengeteg helyet biztosít a laptopoknak és a papírmunkának, valamint az italoknak és akár az ételeknek is.

Ennek az elrendezésnek az egyik hátránya, hogy nem mindenkinek a legjobb, ha egy prezentációt kell megtekinteni. Jellemzően néhány embernek meg kell fordulnia a székében, ha egyetlen fókuszpontra van szükség.

Egy másik hátránya, hogy a résztvevők figyelmét elterelheti, ha a laptopjukat maguk előtt tartják. Ebben az esetben fontos közölni, hogy az e-mailekkel és egyéb munkával várni kell a megbeszélés utánig.

A tárgyalóterem elrendezésének másik lehetséges hátránya, hogy az asztalok távolabbi végein ülők elszigeteltnek érezhetik magukat. Néha az, hogy egy vagy két ember áll a végeken, nagyszerűen működhet, ha van egy ülésvezető vagy vezető, akinek a középpontban kell lennie. Ha olyan értekezletet tart, ahol mindenkinek egyenrangúnak kell lennie, a kör- vagy négyzet alakú asztal használata segíthet az egyensúly megteremtésében.

Színház

A színházi tárgyalóterem elrendezési stílusa tökéletes a nagyon nagy csoportok számára, ahol az értekezlet célja az információátadás vagy az oktatás. Itt a székeket sorokban állítjuk fel, mint egy színházban, és mindannyian egy fókuszpont felé néznek. Gyakran a középpontban egy vetítővászon áll, amelyen egy prezentációt láthatnak az emberek.

Ennek az elrendezési lehetőségnek az egyik előnye, hogy könnyen befogadhat nagy létszámú csoportokat. Asztalok nélkül több szék fér el, miközben a könnyű hozzáférést is lehetővé teszi. A résztvevők teljesen az előadóra és/vagy a prezentációra fognak koncentrálni, mivel mindannyian könnyen láthatják azt, és nem lesznek előttük laptopok vagy bármi más, ami elvonhatná a figyelmet.

Ez a tárgyalóterem elrendezés nem a legjobb, ha a megbeszélésen a résztvevők közötti együttműködésre van szükség. Szükség esetén lehet némi lehetőség arra, hogy az egymás mellett ülők közötti beszélgetésre hívjuk fel a résztvevőket, de általában az előadóra és az információ befogadására kell összpontosítani.

Ebben a felállásban a résztvevőknek nehéz lehet jegyzetelni. Használhat egyetemi stílusú székeket, amelyekhez egy kis, jegyzetelésre alkalmas asztal is tartozik. Vagy gondoskodhat arról, hogy a prezentációt a megbeszélés után elküldje a résztvevőknek, hogy felfrissíthessék az elhangzottakat.

Tanterem

A tantermi tárgyalóterem elrendezése hasonló a színházi stílushoz, de itt asztalok lesznek. Tehát a terem úgy lesz berendezve, mint egy osztályterem, az asztalok és székek sorban állnak a terem elejével szemben. Ez az elrendezés nagyszerű, ha van egy prezentáció és/vagy előadó, de a résztvevőknek laptopokat vagy más eszközöket kell használniuk. Az asztalok további helyet biztosítanak a munkához, valamint az italok és ételek elhelyezéséhez, ha a megbeszélés során szükség van rá.

A színházi stílushoz hasonlóan ez az elrendezés nem teszi lehetővé a résztvevők közötti könnyű együttműködést, ezért csak akkor érdemes használni, ha ez nem a megbeszélés célja.

Néha az osztálytermi elrendezés azt jelentheti, hogy a sorok végében ülők nehezen látják a középpontot. Ha a sorokat ék alakban úgy rendezi el, hogy a fókuszponthoz képest szögben helyezkedjenek el, az segíthet ennek enyhítésében.

Kabaré

A kabaré tárgyalóterem elrendezése kiválóan alkalmas, ha a résztvevőknek egy központi fókuszpontot kell nézniük, de kisebb csoportokban is együtt kell működniük. Több kisebb, kerek asztalból áll majd. Az ülések félhold alakban helyezkednek el az asztal egyik fele körül, a másik fele körül pedig a fókuszpontra néző nyitott térrel.

A kabarészobák elrendezése lehetővé teszi a maximális elkötelezettséget, mivel a résztvevők jól látják az előadót és/vagy az előadást. Ugyanakkor az egyes asztaloknál lévő kiscsoportokban képesek lesznek megvitatni és kommunikálni egymással. Ez az opció tökéletes olyan prezentációkhoz, amelyek során rövid csoportmunkára van szükség.

A kabaré stílusú ültetés egyik lehetséges hátránya, hogy a résztvevők közötti csevegésre ösztönözhet, amikor az nem releváns vagy nem a megfelelő időpontban történik. Egy magával ragadó előadás segít elkerülni ezt.

Bankett

A bankett tárgyalóterem elrendezési lehetősége hasonlít a kabaréhoz, mivel több kisebb, kerek asztalból áll. A bankett stílusú ültetés esetén azonban a székek az egész asztal körül helyezkednek el, és nincs szabad hely.

A bankett elrendezés tökéletes, ha a megbeszélés fő célja a csoportos együttműködés vagy a hálózatépítés. Ez lehetővé teszi a résztvevők közötti könnyű kommunikációt, és az asztal rengeteg helyet biztosít a laptopok használatához, a jegyzeteléshez és a frissítők elfogyasztásához.

A bankett stílusú ültetés hátránya, hogy nehézkes lehet a más csoportok közötti kapcsolatépítés. Beépítheti a találkozóba a keveredést, azaz megkérheti a résztvevőket, hogy mozogjanak az asztalok körül, és mindegyiknél szánjanak egy kis időt.

A bankett tárgyalóterem elrendezése szintén nem teszi lehetővé, hogy könnyen lehessen egy központi fókuszpontot látni. Ha van egy előadó, akkor a legjobb, ha mozog a teremben, hogy az embereknek ne kelljen túlságosan megerőltetniük magukat, hogy lássák őket és beszélgessenek velük. Ha prezentációt tart, jobb lehet egy alternatív tárgyalótermi elrendezés, például kabaré, így az embereknek nem kell megfordulniuk a székükön, hogy megnézhessék.

Mi a legjobb tárgyalótermi elrendezési stílus az Ön tárgyalása számára?

A legjobb tárgyalótermi elrendezés az Ön tárgyalásának célkitűzéseitől függ. Mindegyik stílusnak különböző előnyei vannak, amelyek segítenek maximalizálni a résztvevők elkötelezettségét.

Ha kis csoporttal rendelkezik, és a megbeszélés célja az információcsere, a tárgyalóterem stílusa lehet a legmegfelelőbb.

Ha kis vagy közepes létszámú csoporttal rendelkezik, és a résztvevőknek egy prezentációt vagy központi fókuszpontot kell megtekinteniük, miközben egymással is kommunikálni tudnak, az U-stílus lehet a megfelelő.

Ha közepes vagy nagy létszámú csoportja van, és a résztvevőknek egy prezentációt vagy előadót kell nézniük, és nem vagy csak kevéssé kell együttműködniük, akkor a színházi vagy a tantermi elrendezés lehet a legjobb választás.

Ha közepes vagy nagy létszámú csoportja van, és a résztvevőknek együtt kell működniük egymással, akkor a bankett vagy a kabaré stílus a legmegfelelőbb.