A napirend megléte egy megbeszéléshez vitathatatlan fontosságú!

Sok fent tárgyalt, elengedhetetlen információt közöl minden résztvevő számára. A napirend tömören összefogalja, miről szól a megbeszélés, és mi a kívánt végeredménye annak. Tartalmaznia kell továbbá egy időbeosztást időkorlátokkal minden témához, ami lehetővé teszi a házigazdának és a résztvevőknek, hogy tervezni tudjanak és követni tudják a megbeszélést.

Az ellenőrzőlista megléte az első lépés annak biztosítására, hogy a megbeszélés zökkenőmentesen és menetrend szerint zajlik majd:

A meeting célja/fókuszpontja

Miről szól a megbeszélés? Legyünk nagyon pontosak a célkitűzések megfogalmazásával, és azzal, hogy a döntéshozatal lefolytatható-e más úton vagy nem.

Ki legyen jelen?

Legyen egy vezető és valaki, aki jegyzetel és szétküldi a jegyzeteket. Továbbá vegyük figyelembe, hogy a videó/audiókonferenciák technológiai fejlődésének köszönhetően nem is feltétlenül szükséges, hogy mindenki személyesen jelen legyen.

Milyen gyakran tartsunk megbeszélést?

Egyszeri gyűlésről van szó egy gyors problémamegoldás okán, vagy rendszeres tárgyalássorozatról? Ha az utóbbi, ezután is olyan gyakorisággal kell megtörténjen, ahogy a múltban? Összeegyeztethető a munkahelyi naptárral?

Frissítők

Amennyiben szükség van ebédre, előre vegyük fel a kapcsolatot a résztvevőkkel a speciális kívánságaikkal kapcsolatban: vegetáriánus/vegán, gluténmentes igények, mogyoróallergia, stb. Szükséges lehet tanácsot kérni egy étkezési tanácsadótól néhány kívánsággal kapcsolatban. Erre fognak emlékezni a visszajelzéskor!  

Eszközök

Minden megbeszélés középpontjában egy jó minőségű fehértábla kell álljon. A flipchart táblák is ideálisak az ötletek rögzítéséhez. Győzödjünk meg róla, hogy megfelelő mennyiségű és minőségű markerrel, táblatörlővel, ceruzával és pót flipchart lapokkal rendelkezünk. Tegyük a megbeszélést vizuálisan megnyerővé és stílusossá!

Helyszín

Győződjünk meg róla, hogy a helyszín mindenki számára megközelíthető és megfelelő méretű. A túl nagy tárgyaló elrettentő lehet, a túl kicsi pedig kényelmetlen és kimerítő.

Tudj meg többet ezekről a témákról és töltsd le a Nobo tanulmányt.