La creazione di un luogo di lavoro inclusivo non riguarda solo gli spazi fisici, ma anche la garanzia che tutti possano partecipare pienamente a tutti gli aspetti della vita lavorativa. Le riunioni sono una parte fondamentale della collaborazione e del processo decisionale per molti team, ma possono rappresentare una sfida per le persone con disabilità se non sono condotte tenendo conto dell'accessibilità.

Dalle disabilità visive o uditive alle persone neurodiverse o con problemi di mobilità, diversi individui avranno esigenze diverse per poter comunicare e partecipare alle riunioni. In questa guida esploreremo alcune strategie e approcci pratici per garantire che le vostre riunioni siano più accessibili, in modo che tutti possano contribuire in modo significativo.

Pianificazione di una riunione accessibile

La cosa più importante da fare quando si pianifica una riunione accessibile è parlare con le persone che potrebbero trovarsi di fronte a problemi di accessibilità. Saranno in grado di consigliare il modo migliore per adattare una riunione in modo da poterli includere pienamente.

Dovete cercare di raccogliere queste informazioni prima della riunione. Potete chiedere ai partecipanti invitati se qualcuno ha esigenze di accesso, quali sono e come si può tenerne conto. Questo può anche essere un'opportunità per capire quanto supporto le persone possano o meno desiderare: alcuni individui potrebbero apprezzare contatti frequenti, mentre altri potrebbero preferire andare avanti con controlli minimi.

In generale, quando si pianifica una riunione accessibile si può considerare l'ora del giorno in cui si terrà la riunione, la durata della riunione e il luogo in cui si terrà la riunione. Potrebbe essere meglio tenere una riunione a metà mattina o nel primo pomeriggio, per consentire alle persone che potrebbero aver bisogno di più tempo di recarsi al lavoro o di tornare a casa. Se la riunione dura più di un'ora, può essere utile prevedere una pausa, poiché alcune persone potrebbero aver bisogno di concentrarsi per seguire ciò che viene detto e altre potrebbero avere difficoltà a stare sedute in un posto per periodi prolungati.

Chi conduce la riunione dovrebbe cercare di riassumere le discussioni durante la sessione. In questo modo è più facile per le persone con problemi di accessibilità essere consapevoli di ciò che è stato detto e della posizione delle persone.

Rendere una riunione accessibile per le persone con disabilità visive

Le persone con disabilità visive possono avere difficoltà a leggere i materiali scritti durante le riunioni, nonché a cogliere i segnali non verbali come il linguaggio del corpo.

Un modo per aiutare i partecipanti ipovedenti è quello di assicurarsi che tutti i materiali scritti siano disponibili in un formato di stampa grande: il formato 14 è di solito consigliato per le persone con problemi di vista, ma alcune persone possono richiedere un formato più grande. Dovete sempre utilizzare un carattere chiaro e sans-serif, come Arial, ed evitare il corsivo.

Lo sfondo e il testo devono sempre avere un buon contrasto, quindi cercate di mantenere il testo nero su sfondo bianco. Alcune persone potrebbero preferire leggere un testo di colore più chiaro su uno sfondo più scuro, quindi siate pronti a modificare ciò che producete in base alle esigenze specifiche di qualcuno.

A volte potrebbe non essere possibile preparare materiali scritti, ad esempio se si utilizza una lavagna per annotare le idee in una sessione di brainstorming. In questo caso, il conduttore della riunione deve puntare a riassumere in modo chiaro e conciso le idee che sono state scritte sulla lavagna, oltre a scrivere sempre in modo chiaro e sufficientemente grande. Potrebbe essere necessario replicare le idee del brainstorming in un formato accessibile dopo la riunione e condividerlo con le persone che potrebbero averne bisogno.

Infine, si dovrebbe essere consapevoli di parlare solo con il linguaggio del corpo, ad esempio indicando le persone che vogliono parlare. Cercate invece di pronunciare il nome della persona che parlerà dopo, ad esempio. "Richard, cosa hai da dire". In questo modo sarà chiaro alle persone con disabilità visive chi parlerà dopo.

Rendere una riunione accessibile alle persone con problemi di udito

Esistono vari modi per rendere le riunioni più accessibili alle persone con problemi di udito. Se la riunione è virtuale, è possibile utilizzare le didascalie dal vivo su strumenti come Zoom e Microsoft Teams che producono didascalie in tempo reale per ciò che viene detto. È anche possibile utilizzare strumenti di trascrizione in tempo reale che annotano i contenuti parlati durante una riunione, che possono essere utilizzati in una conferenza fisica.

Un'altra opzione è quella di fornire un interprete del linguaggio dei segni, che può essere fatto virtualmente attraverso una videochiamata o di persona. Dovete sempre comunicare direttamente con l'interlocutore e non con chi è presente in qualità di supporto alla comunicazione.

Potete anche utilizzare sistemi a loop per le persone con apparecchi acustici, che possono essere installati in modo permanente in una sala riunioni o avere un sistema portatile. Si noti che non tutti gli apparecchi acustici sono predisposti per funzionare con i sistemi a loop, quindi è necessario parlare con le persone che hanno problemi di udito per verificare il tipo di soluzione di cui hanno bisogno.

Qualunque sia il tipo di soluzione di traduzione di cui si ha bisogno, è necessario incoraggiare tutti i partecipanti alla riunione a parlare in modo chiaro e a un ritmo moderato. Se la discussione è frettolosa o se più persone parlano contemporaneamente, è necessario riassumere quanto è stato detto.

Durante la riunione, è necessario utilizzare supporti visivi come diagrammi, grafici e diapositive di presentazione mostrati su schermo di proiezione. Questi devono essere chiari e concisi, in modo da essere facilmente comprensibili anche senza indicazioni verbali.

Rendere una riunione accessibile alle persone con disabilità motorie

Esistono diversi tipi di disabilità motorie che richiedono approcci diversi per soddisfare le esigenze delle persone durante una riunione. Uno dei modi principali è quello di assicurarsi che la sala riunioni sia completamente accessibile, compresa la presenza di una rampa, di un ascensore e/o di scale con corrimano, anche se di solito è preferibile un accesso senza gradini.

Dovrà esserci una toilette accessibile con corrimano e spazio sufficiente per le manovre di una sedia a rotelle. Gli ingressi, i corridoi e la stessa sala riunioni devono essere sufficientemente ampi da consentire l'accesso alle sedie a rotelle. Se state organizzando la disposizione della sala riunioni, dovete assicurarvi che ci sia abbastanza spazio tra i mobili per consentire a una sedia a rotelle di muoversi nella stanza, con posti a sedere accessibili disponibili in una posizione centrale e inclusiva, e non lasciati in fondo alla stanza.

Potrebbe essere necessario offrire la possibilità di partecipare alla riunione virtualmente se non è possibile viaggiare. Utilizzate gli strumenti per le riunioni virtuali online, come Microsoft Teams o Zoom, e assicuratevi che nella sala riunioni siano presenti le tecnologie necessarie per consentire ai partecipanti virtuali di vedere e ascoltare ciò che sta accadendo.

Alcune persone possono avere difficoltà a parlare, quindi potrebbe essere necessario pianificare la riunione in modo da tenerne conto. Assicuratevi che tutti abbiano la possibilità di condividere i propri contributi e siate premurosi se state pianificando incontri per rompere il ghiaccio o altre attività energizzanti per la sessione.

Rendere una riunione accessibile alle persone neurodivergenti

La neurodivergenza comprende diverse condizioni, tra cui ADHD, autismo e dislessia. Per questo è sempre meglio parlare con le persone singolarmente di ciò di cui hanno bisogno.

In generale, è possibile garantire l'accessibilità alle riunioni creando e condividendo un ordine del giorno dettagliato e strutturato prima della riunione, in modo che le persone possano assimilare le informazioni e capire cosa accadrà. Si possono anche condividere altri materiali di lettura, come le presentazioni, che i partecipanti possono rivedere in anticipo e al proprio ritmo.

Le istruzioni per i partecipanti devono essere chiare, dirette e concise. Questo include le azioni necessarie prima della riunione, come l'orario di inizio e il luogo in cui si terrà la riunione, e durante la riunione stessa, come dire alle persone come e quando devono contribuire.

Cercare di creare un ambiente di riunione tranquillo con una stimolazione sensoriale minima. Per esempio, una sala riunioni con molta luce naturale, invece di affidarsi a una luce artificiale intensa, con un rumore di fondo minimo e senza profumi forti.

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