Il lancio di un nuovo progetto è un momento emozionante per qualsiasi azienda e team. Tuttavia, per avere successo è essenziale assicurarsi che tutti siano allineati, informati e motivati fin dall'inizio. È qui che la riunione di avvio del progetto svolge un ruolo fondamentale.

La riunione di avvio è il momento in cui le parti interessate possono riunirsi per stabilire una visione condivisa, chiarire gli obiettivi e porre le basi per la collaborazione. La chiave per il successo di una riunione di avvio del progetto è avere un ordine del giorno chiaro e conciso che aiuti a guidare le discussioni e a garantire che ogni punto rilevante sia trattato.

In questa guida, esploreremo i passi essenziali per creare l'ordine del giorno perfetto per la riunione di avvio del progetto. Dalla definizione di un piano d'azione alla strutturazione delle discussioni e alla gestione del tempo, vi illustreremo tutto ciò che dovete sapere per condurre una riunione efficace che dia il via a un progetto di successo.

Perché fare una riunione di avvio del progetto?

Una riunione di avvio è una parte essenziale di qualsiasi progetto. Aiuta a gettare le basi per un progetto di successo chiarendo gli obiettivi, allineando le parti interessate, stabilendo le risorse e creando una collaborazione di squadra. Inoltre, offre ai singoli l'opportunità di identificare possibili rischi e sfide e di stabilire potenziali soluzioni e piani di emergenza.

Lo scopo ultimo di una riunione di avvio del progetto è quello di garantire che tutti i membri del team che saranno coinvolti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Inoltre, consente a ciascun individuo di incontrare il resto del team e di stabilire chi sarà responsabile di cosa. Apre le linee di comunicazione che possono essere portate avanti per tutto il progetto.

Come preparare una riunione di avvio del progetto

Una riunione di avvio del progetto di successo richiede un'attenta pianificazione. Dovrete innanzitutto stabilire chi sarà coinvolto nel progetto e chi dovrà partecipare alla riunione di avvio. Potreste decidere che non tutti i membri del team che contribuiranno al progetto devono partecipare alla riunione. Ad esempio, potrebbe essere più efficiente invitare solo i capi reparto piuttosto che interi team di reparto. I responsabili dei dipartimenti possono quindi comunicare al proprio team ciò che è necessario.

Dovrete quindi fissare una data e un orario in cui tutti i soggetti interessati possano partecipare. Dovete decidere se l'incontro dovrà avvenire di persona o tramite videochiamata. Le riunioni di persona possono spesso essere più utili per il lavoro collaborativo, ma potrebbe essere necessario accogliere i lavoratori a distanza. A volte la soluzione migliore è organizzare una riunione fisica per coloro che sono in grado di partecipare e chiedere ai lavoratori remoti di collegarsi per telefono o in video.

Una volta definito l'elenco dei partecipanti e fissata la data, è possibile creare l'ordine del giorno della riunione di avvio. Una volta terminato l'ordine del giorno, potete inviarlo ai partecipanti con l'invito alla riunione, insieme a tutti i documenti di supporto che potrebbero essere utili prima della riunione.

Componenti e considerazioni chiave per l'ordine del giorno della riunione di avvio del progetto

L'ordine del giorno della riunione di avvio del progetto deve essere mirato e conciso. Indubbiamente ci sarà molto da discutere in una riunione di avvio, soprattutto se si tratta di un progetto di grandi dimensioni. Mantenere l'ordine del giorno focalizzato solo sugli argomenti più importanti eviterà che la riunione venga trascurata o impantanata in informazioni che potrebbero non essere rilevanti in questo momento.

Dovete assicurarvi di avere il tempo sufficiente per esaminare ogni punto dell'ordine del giorno, oltre a prevedere del tempo extra per le domande. Se il tempo a disposizione è limitato, ad esempio se si può dedicare solo un'ora all'incontro, ma si pensa che ci sarà molto da discutere, potrebbe essere necessario programmare un incontro successivo per discutere le cose in modo più dettagliato. Questo può essere vantaggioso perché i membri del team avranno più tempo per esaminare il brief iniziale del progetto nel loro tempo libero e potranno sollevare domande e dubbi in una riunione dedicata in un secondo momento.

L'ordine del giorno deve riguardare tutti i dipartimenti che saranno coinvolti e dare loro la possibilità di contribuire. Dovete essere pronti ad aggiustare e modificare l'ordine del giorno in base alle esigenze del team: può succedere che finite l'ordine del giorno iniziale e lo inviate al team, ma qualcuno si accorge che manca qualcosa di importante. In questo caso, è sufficiente distribuire una versione 2 dell'ordine del giorno prima della riunione.

Esempio di ordine del giorno della riunione di avvio

Ogni ordine del giorno della riunione di avvio varia leggermente, a seconda dei dettagli del progetto specifico. Tuttavia, come minimo, una riunione di avvio dovrebbe includere le domande di base: chi, cosa, dove, quando, perché e come. Quindi, un esempio di ordine del giorno per la riunione di avvio potrebbe essere il seguente:

• Presentazione del team
  • Ogni stakeholder si presenta e spiega brevemente il proprio ruolo
• Qual è il contesto del progetto /b ul li Fornire il contesto del progetto /li li del progetto
  • Fornire il contesto del progetto
• Perché il progetto è necessario
  • Spiegare quali carenze o obiettivi aziendali il progetto
• Qual è il piano d'azione iniziale
  • Discutere lo schema iniziale di come sarà il progetto e come sarà portato avanti e come sarà realizzato
• Quando il progetto deve essere completato
  • Stabilire la tempistica desiderata per il progetto, comprese le scadenze generali e quelle per parti specifiche del progetto
• Chi sarà responsabile di che cosa
  • A ogni stakeholder saranno assegnate responsabilità da controllare nel corso del progetto
• Come il team collaborerà e comunicherà
  • Spiegare come il team lavorerà insieme, come ad esempio l'utilizzo di strumenti e software specifici e se saranno necessarie riunioni periodiche
• Come saranno gestiti i potenziali rischi
  • Identificare i potenziali rischi e discutere come potrebbero essere mitigati, e come gli individui possono comunicare i problemi durante il progetto
• Che aspetto avrà il successo e come sarà misurato
  • Discutere i risultati desiderati e come saranno raccolti i dati per determinare se il progetto ha avuto successo o meno

Suggerimenti per un kick- off meeting di successo /h3 < 3="">

Potete contribuire al successo del vostro progetto con una riunione di avvio efficiente che utilizzi strumenti pratici.

Utilizzare strumenti di presentazione

Una presentazione è un'ottima aggiunta alla riunione di avvio del progetto. È possibile creare una presentazione che corrisponda all'ordine del giorno della riunione di avvio, con diapositive che offrano utili informazioni di supporto per ogni punto. Ad esempio, sarà utile che i partecipanti vedano chiaramente le date e le scadenze del progetto, in modo da poter discutere di come potranno contribuire.

Nobo ha una varietà di schermi di proiezione per supportare la riunione di avvio. I nostri schermi per videoproiettori offrono immagini nitide e chiare e sono disponibili in diverse dimensioni per adattarsi a tutte le sale riunioni e alle esigenze di progetto.

Dopo la riunione, è possibile inviare la presentazione ai partecipanti in modo che possano consultarla per ottenere informazioni essenziali.

Consentire il lavoro collaborativo

Durante la riunione, è importante che ogni reparto sia rappresentato e abbia la possibilità di partecipare. Ogni stakeholder può avere idee e preoccupazioni diverse sulla propria parte del progetto ed è fondamentale che tutti i fattori rilevanti siano affrontati in questo incontro iniziale.

Oltre a far verbalizzare qualcuno, potreste incaricare qualcuno di annotare le idee su una lavagna o lavagna a fogli mobili durante la riunione. In questo modo si può garantire che le idee chiave rimangano in primo piano e possano essere richiamate durante lo svolgimento della riunione. Se si utilizza una lavagna a fogli mobili, è possibile rimuovere le pagine e fissarle su lavagna magnetica in modo che siano sempre visibili. Nobo ha una gamma di lavagne bianche, lavagne a fogli mobili e accessori per lavagne bianche tra cui penne e magneti per supportare il lavoro collaborativo nelle riunioni.

Fornire strumenti di pianificazione

Quando si lavora su una linea temporale, è indispensabile che le persone rimangano concentrate e in carreggiata. È qui che può entrare in gioco pianificazione delle schede. Potete utilizzare una lavagna di pianificazione durante la riunione iniziale, in modo da stabilire le date e le scadenze del progetto con il contributo di tutto il team. In questa fase, è facile che le date debbano essere spostate, per cui l'uso di un planner su una lavagna è estremamente utile.

Potete anche supportare i singoli membri del team fornendo loro le proprie lavagne di pianificazione, come ad esempio desktop whiteboard planner. Le date del progetto possono subire ritardi o presentarsi in qualsiasi fase del progetto. Quando le persone sono in grado di vedere le date in un formato chiaro e di spostare rapidamente e senza problemi le scadenze quando necessario, possono facilmente rimanere organizzati e concentrati.

Pronti per la riunione di avvio del progetto?

Investendo tempo e sforzi in una riunione di avvio ben pianificata, la vostra azienda può raggiungere gli obiettivi del progetto e fornire valore agli stakeholder.

Nobo è a disposizione per supportare tutte le riunioni, con una gamma di soluzioni per la postazione di lavoro progettate per supportare sessioni di collaborazione, comunicazione efficace e lavoro produttivo. Date un'occhiata alla nostra gamma di prodotti oggi per vedere cosa possiamo fare per voi.