Se avete facilitato o partecipato a lunghe riunioni, avrete sicuramente tenuto d'occhio l'orologio. Anche le riunioni più coinvolgenti e produttive possono ristagnare, soprattutto quando alcuni punti all'ordine del giorno non sono applicabili a tutti i partecipanti.

Anche se siete professionisti delle riunioni e conoscete i trucchi e le astuzie per autoimpegnarvi, le sessioni di breakout possono essere esattamente ciò di cui avete bisogno per decomprimere e concentrarvi. In questo articolo spieghiamo cosa sono le sessioni di breakout, i diversi tipi, i loro vantaggi e come potete implementarle nella vostra prossima riunione o conferenza.

Che cos'è una sessione di breakout?

Una sessione di breakout è una discussione o un'attività di gruppo più ristretta che si svolge nell'ambito di una riunione, conferenza o evento più ampio. È un'opportunità per i partecipanti di impegnarsi in discussioni interattive e più mirate relative al tema principale della riunione o dell'evento.

Da pochi individui a diverse decine di partecipanti, le dimensioni di una sessione di breakout non hanno limiti e dipendono dalle dimensioni della riunione e dalle parti richieste. Possono essere condotti da un facilitatore o moderatore che guida la discussione e si assicura che tutti abbiano la possibilità di partecipare. Spesso sono un'ottima occasione per i partecipanti più silenziosi di far sentire la propria voce senza l'intimidazione di un pubblico numeroso.

Le sessioni di breakout sono spesso utilizzate nelle riunioni in cui i partecipanti cercano di risolvere problemi o scambiare idee con i loro colleghi. Possono essere strutturate in vari modi, tra cui discussioni di gruppo, sessioni di brainstorming, workshop interattivi ed esercizi di gruppo.

Durante le sessioni di breakout, l'uso di una lavagna o di un cavalletto per lavagna a fogli mobili è un ottimo modo per catturare appunti, idee di brainstorming spontanee e azioni successive. Sono un prezioso strumento di collaborazione che incoraggia la partecipazione e facilita il contributo di tutti i membri del gruppo.

5 vantaggi delle sessioni di breakout

Le sessioni di breakout offrono diversi vantaggi, tra cui il miglioramento del coinvolgimento dei partecipanti, l'approfondimento degli argomenti e contenuti mirati per i diversi gruppi di partecipanti. Di seguito, li illustriamo in modo approfondito:

1. Aumento dell'impegno

Le sessioni di breakout consentono ai partecipanti la possibilità di contribuire con le proprie idee e prospettive. Le sessioni sono meno formali e i gruppi più piccoli, consentendo la parola e incoraggiando le discussioni piuttosto che l'osservazione e l'assorbimento. Questo può spesso aiutare a mantenere i partecipanti impegnati e interessati, perché sanno che la loro voce sarà ascoltata.

2. Apprendimento su misura

Il più delle volte, le sessioni di breakout sono strutturate per concentrarsi su argomenti specifici o aree di interesse. Ad esempio, i partecipanti possono essere suddivisi per livelli di esperienza, reparti o competenze. Ciò significa che i partecipanti possono personalizzare la loro esperienza di apprendimento e acquisire conoscenze più approfondite su argomenti specifici.

3. Opportunità di networking

Particolarmente utili per le riunioni aziendali di grandi dimensioni e per gli eventi multiaziendali, le sessioni di breakout possono offrire ai partecipanti l'opportunità di entrare in contatto tra loro, condividere le proprie esperienze e costruire relazioni. Questo può essere particolarmente prezioso per le persone che cercano di espandere la propria rete professionale o di entrare in contatto con altre persone che condividono i loro interessi.

4. Apprendimento interattivo

Le sessioni di breakout spesso prevedono attività interattive, come discussioni di gruppo o esercizi pratici, che consentono ai partecipanti di applicare in modo pratico quanto appreso. Questo può aiutare a rafforzare i concetti chiave e a rendere l'esperienza di apprendimento più coinvolgente e memorabile. Inoltre, l'elemento ludico dell'apprendimento interattivo è una sorta di tregua, che può essere molto gradita durante le lunghe riunioni o conferenze.

5. Flessibilità

Le sessioni di breakout possono essere strutturate in vari modi, a seconda delle esigenze e degli interessi dei partecipanti. Ciò consente ai facilitatori di riunioni di creare sessioni su misura per i partecipanti, creando un'esperienza più significativa e d'impatto per tutti.

4 esempi di sessione di breakout

Le sessioni di breakout devono essere pianificate e inserite nell'evento o nella riunione. Possono essere legate al contenuto della riunione o essere un'attività ludica a sé stante per aiutare le persone a conoscersi o semplicemente per godersi una pausa. Di seguito sono riportate diverse idee per le sessioni di breakout.

Dibattito aperto

I partecipanti possono partecipare a un dibattito strutturato e guidato con un ospite che funge da mediatore per discutere un tema. Questo può essere un modo efficace per risolvere i problemi in un'azienda e anche uno strumento prezioso per aiutare il personale senior a capire come i dipendenti si sentono veramente su certi argomenti.

Discussioni lampo

Breve e concise, le discussioni lampo ( o lightning talks) dovrebbero durare solo 5-10 minuti. Le lightning talks sono in genere incentrate su un singolo argomento e possono essere utilizzate in ambito lavorativo o per consentire ai partecipanti di conoscere rapidamente una persona.

Workshop degli obiettivi

Fantastici per lo sviluppo personale, i workshop sulla definizione degli obiettivi possono essere utilizzati per questioni personali o professionali. Incoraggiate la discussione sull'aspetto del successo e incoraggiate i partecipanti a scrivere obiettivi specifici per i prossimi 5 giorni, 5 mesi, 5 anni e i potenziali modi per raggiungerli. Prendete in considerazione l'utilizzo di una lavagna da tavolo o di una lavagna a muro per annotare i vostri obiettivi a lungo e a breve termine come promemoria e punto di riferimento quotidiano.

Workshop dello sviluppo delle competenze

Provare una nuova abilità o migliorare un talento attuale può essere gratificante e sbloccare un potenziale nascosto nei dipendenti. C'è un dipendente che vuole provare il montaggio video? Un giovane membro del personale ha una passione segreta per il coding? Volete semplicemente spezzare la giornata con un esercizio di team building? I workshop di sviluppo delle competenze possono essere tutto ciò che vi serve.

Modello di ordine del giorno per le sessioni di breakout: creare una sessione personalizzata

Di seguito è riportato un modello di ordine del giorno per le sessioni di breakout. Tuttavia, questo può essere modificato per adattarsi agli obiettivi della sessione e al calendario. La maggior parte delle sessioni di approfondimento dura da 30 minuti a 1 ora. Il nostro modello si basa su una sessione di 60 minuti.

L'utilizzo di uno strumento visivo come una lavagna mobile o un cavalletto per lavagna a fogli mobili per delineare l'ordine del giorno e gli obiettivi del breakout aiuterà il gruppo a rimanere concentrato e puntuale. Come in ogni riunione, è facile perdere di vista l'obiettivo. Quando vengono sollevate idee fuori tema, annotatele in una sezione della lavagna per le idee da approfondire in un secondo momento.

Introduzione - 10 minuti

Un'occasione per dare il benvenuto al piccolo gruppo e fornire una panoramica della sessione di lavoro. Il facilitatore può spiegare il compito o la presentazione e incoraggiare i partecipanti a presentarsi, se necessario.

Presentazione o attività principale - 30 minuti

Viene presentato il contenuto principale della sessione, come una tavola rotonda, l'analisi di un caso di studio o un workshop per lo sviluppo delle competenze. Potete utilizzare uno dei nostri 5 esempi di sessione di breakout o proporne uno vostro.

Relazione - 15 minuti

Ogni piccolo gruppo o individuo presenta i propri risultati o le proprie idee al gruppo più grande, seguito da una discussione facilitata per esplorare le diverse prospettive e intuizioni.

Conclusione - 5 minuti

Il facilitatore illustra i punti chiave della sessione e invita i partecipanti a fornire un feedback o a porre domande.

Si può concludere che le sessioni di breakout sono un modo efficace per coinvolgere i partecipanti a una conferenza o a una riunione. I partecipanti possono interagire tra loro, condividere idee e discutere di argomenti in un contesto più ristretto e mirato.

Per garantire il successo delle sessioni di breakout, è importante pianificarle con attenzione, fornire istruzioni chiare e stabilire obiettivi e finalità. I facilitatori devono anche essere formati per gestire le dinamiche di gruppo e incoraggiare la partecipazione.

Le sessioni di breakout possono fornire benefici anche al di là del workshop o della riunione stessa. Possono aiutare a costruire relazioni tra i partecipanti, a promuovere la collaborazione e l'innovazione e a fornire opportunità di sviluppo professionale.

Nel complesso, le sessioni di breakout sono uno strumento prezioso per qualsiasi organizzatore di conferenze o riunioni che voglia creare un ambiente coinvolgente e produttivo.