Una riunione ben pianificata è sempre l'ideale, ma non sempre è possibile. Spesso, per affrontare una situazione urgente, è necessaria una collaborazione spontanea e un rapido processo decisionale. In questo caso, è necessario organizzare una riunione ad hoc.

Le riunioni ad hoc sono diverse dalle riunioni regolari e richiedono un approccio leggermente diverso. In questo blog esploriamo le differenze tra le riunioni ad hoc e le riunioni regolari, come sapere quando è necessaria una riunione ad hoc e come condurre una riunione efficiente dell'ultimo minuto.

Qual è la differenza tra una riunione ad hoc e una riunione regolare?

Una riunione ad hoc differisce da una riunione regolare perché si tratta di una riunione che non è stata pianificata. Si terrà per una situazione imprevista che richiede un'attenzione immediata.

Quindi, una delle differenze tra una riunione ad hoc e una riunione ordinaria è che può consistere in un ordine del giorno più informale. I partecipanti e l'organizzatore non avranno avuto il tempo di prepararsi come di solito hanno per una riunione, quindi potrebbero essere costretti a pensare in fretta. In genere, in una riunione ad hoc, le decisioni devono essere prese e attuate rapidamente, mentre in una riunione ordinaria si può avere un po' più di tempo per attuare le azioni.

Quando convocare una riunione ad hoc dell'ultimo minuto

Una riunione ad hoc dell'ultimo minuto deve essere convocata solo se assolutamente necessaria. Trascinare le persone in una riunione con poco preavviso interromperà la loro giornata, e ci vorrà un po' di tempo prima che le persone riprendano il loro flusso dopo la riunione, anche se breve.

Ove possibile, si dovrebbe cercare di dare alle persone un ampio preavviso per partecipare a una riunione. Tuttavia, ci saranno situazioni in cui questo non sarà possibile e sarà necessaria una riunione ad hoc. Questo può essere dovuto a una situazione di emergenza o a un'opportunità che si è presentata con una scadenza ravvicinata e che richiede un'azione immediata. Può darsi che sia necessario un feedback immediato da parte dei membri del team o che siano necessari aggiornamenti urgenti su un progetto. Può darsi che ci sia confusione su ciò che è richiesto al team e che sia necessaria una riunione per fornire chiarimenti in modo che le persone possano continuare a lavorare con obiettivi chiari.

Anche in queste situazioni, dovreste comunque valutare se una riunione è la soluzione migliore. Potrebbe essere sufficiente un'e-mail o una telefonata con uno o due partecipanti. A volte, la questione potrebbe essere troppo complessa per essere discussa via e-mail o potrebbe coinvolgere troppe persone: in questo caso, una riunione potrebbe essere la risposta.

Dovete anche considerare l'impatto di una riunione dell'ultimo minuto e valutare i costi rispetto ai vantaggi. Disturbare la giornata di qualcuno non è mai l'ideale, ma potrebbe essere meglio farlo piuttosto che non tenere affatto la riunione.

Come gestire una riunione ad hoc efficiente

Le riunioni ad hoc di solito affrontano esigenze ad alta priorità, quindi è essenziale che siano gestite in modo efficiente.

Stabilire obiettivi chiari e un ordine del giorno

Anche se una riunione ad hoc avrà poco tempo per prepararsi, è comunque importante stabilire obiettivi chiari. Questi obiettivi possono essere brevi e concisi, ma la loro definizione aiuterà a mantenere la concentrazione di tutti, portando a risultati più produttivi.

Una volta stabiliti gli obiettivi, si può stilare un ordine del giorno. Questo può essere più informale di un normale ordine del giorno di una riunione, ma deve comunque coprire i punti più importanti. Se possibile, questo documento dovrebbe essere distribuito ai partecipanti prima della riunione; anche se inviato circa 10 minuti prima, consentirà alle persone di prepararsi un po' e di iniziare a pensare a ciò che è necessario. Questo può aiutare a risparmiare tempo prezioso durante la riunione stessa.

Invitate solo i principali stakeholder

Una riunione ad hoc dell'ultimo minuto probabilmente disturberà le giornate dei partecipanti. Pertanto, dovreste cercare di ridurre al minimo questo disturbo invitando solo le parti interessate principali. Dovrebbero essere incluse solo le persone direttamente coinvolte nella situazione e/o che hanno le conoscenze e le competenze necessarie in materia.

A volte sarebbe meglio includere le persone che saranno interessate dalle decisioni prese durante la riunione, ma questo potrebbe non essere sempre possibile. Potrebbe essere più pratico invitare solo i team leader e lasciare che distribuiscano e deleghino le informazioni e le azioni ai loro team una volta che le decisioni sono state prese.

Mantenere la riunione in carreggiata

Probabilmente il tempo a disposizione durante la riunione sarà poco. Pertanto, è essenziale che le discussioni siano mirate e mantenute sul filo del rasoio. Dovete fare riferimento all'ordine del giorno della riunione per assicurarvi che tutto ciò che deve essere trattato sia trattato nel modo più efficiente possibile. Se le conversazioni si allontanano, è necessario ricondurre le persone all'ordine del giorno.

A volte può nascere una conversazione che potrebbe essere preziosa, ma non è del tutto pertinente all'argomento in corso. In questo caso, prendete nota di ciò che è stato detto e organizzate un'altra riunione o una telefonata informale per continuare la discussione in un secondo momento.

Incoraggiate la partecipazione

Anche se una riunione ad hoc dell'ultimo minuto dovrebbe essere sintetica, dovreste comunque incoraggiare la partecipazione dei partecipanti. Se non è necessario collaborare alla riunione, potrebbe non esserci alcun motivo per organizzarla e sarebbe meglio un'e-mail informativa.

Per incoraggiare la collaborazione, è necessario assicurarsi che la sala riunioni disponga degli strumenti di comunicazione necessari. Questo potrebbe includere lavagne a fogli mobili, lavagne bianche, e anche un schermo di proiezione se avete bisogno che tutti vedano qualcosa, come un sito web o uno strumento di analisi. È consigliabile prendere appunti in modo che tutti possano vederli e consultarli durante la riunione, in modo da poter sfruttare le idee degli altri.

Rispettare l'orario previsto

È importante per la maggior parte delle riunioni rispettare l'orario previsto, ma questo è ancora più significativo per le riunioni ad hoc. Una riunione dell'ultimo minuto dovrebbe iniziare e terminare in orario, per ridurre al minimo le interruzioni della giornata dei partecipanti.

Il rispetto dell'orario assegnato aiuterà anche a mantenere la riunione concentrata. Se siete rigorosi nel rispettare i tempi, sarete più consapevoli della necessità di rispettare l'agenda e di prendere decisioni rapide. Dovreste assegnare a voi stessi o a un altro partecipante la responsabilità di tenere traccia del tempo e di ricordare delicatamente alle persone se le cose sembrano richiedere più tempo del previsto.

Annotate le azioni e i passi successivi

Per condurre una riunione ad hoc produttiva, qualcuno dei presenti dovrebbe prendere appunti durante tutta la riunione. Questo dovrebbe includere le azioni, i responsabili e le scadenze per ogni azione. Tenere un registro di ciò che è stato detto e deciso significa per i partecipanti avere qualcosa a cui fare riferimento una volta terminata la riunione, in modo che sappiano esattamente cosa è stato loro richiesto.

Al termine della riunione, è necessario inviare gli appunti e assicurarsi che vengano consegnati a tutti i partecipanti. Se altri membri del team che non erano presenti hanno ora una responsabilità, dovreste assicurarvi che siano coinvolti nelle comunicazioni.

Potreste anche stabilire quali saranno i passi successivi per dare seguito alle decisioni prese durante la riunione e alle azioni stabilite. Può darsi che in futuro sia necessaria un'altra riunione pianificata, o che siano più adatti i rapporti di progetto.

Siete pronti per la vostra riunione ad hoc?

Sapere come pianificare e organizzare una riunione ad hoc è una conoscenza preziosa. Ora saprete come comportarvi quando si presenta una situazione improvvisa che richiede un'attenzione urgente, e sarete in grado di agire in modo rapido ed efficiente.

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